外贸团队的职责和协作

一． 外贸平台日常操作内容

（一）组成人员：

老板----定目标 盯结果-

望远镜----全面的看待市场和使命，要有前瞻性；追求结果的同时，注重培育良好业务员良好的操作习惯。

外贸经理（可能和老板是同一个）----盯目标、抓过程、勤汇报

平面镜----帮助业务员做好工作，真实看待，时刻检查工作，及时向老板汇报操作进展。

外贸部业务员----做过程，强有力地正确执行、勤汇报

显微镜---做好过程，把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！遇到解决不了的问题，及时反馈，寻求解决，不要拖延。

共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）。

阿里客户经理：帮助监督过程，协调各部门、引导、激励，给予建议。

（二）操作规范

业务员职责

1.准备报价单：

A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。

B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价，如一般来讲中东和东南亚地区的客户对价格特别敏感，要求第一次报价就有竞争力，而美国的客户对产品的附加值和服务比较关心，报价时就要考虑这部分的成本，同时要向客户说明。

2.准备电子样本、图片：由于您公司的产品目录上的产品图片摄影已非常专业，因此对其进行扫描处理，当然如有需要，还可进行重新拍摄。您公司需对每份产品进行详细表述，产品描述应该包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术参数等信息。

3.准备实物样本：需由设计和生产部门配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。

4.接收客户询盘：具体操作人员每天至少三次收发email (早中晚各一次)，出差时请指定有关人员代为接收和处理查询。

5.询盘回复：

a. 确保回复每一个查询，不要觉得希望不大就忽略查询，重要的是和潜在的买家建立良好的沟通，而不是立即有订单。

b. 及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，尽量争取在两小时内完成，同时要确保报价准确，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。

c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等，让买家感觉我们是一家很正规的公司。

6. 询盘整理：由阿里巴巴提供专业的客户管理工具。具体操作人员每天在买家发出查询后,

第一步：接收和评级, 将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存

第二步：建立买家数据库：

l 定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻

l 隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；

l 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品

l 出差拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；

l 参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面；

l 利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；

l 利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。

注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。

B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。

C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。

D级：意向不明确，但也有可能成交。

如果需要，每月由具体操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给企业营销负责人。

7.客户跟进：按ABCD级进行。

A级：每周2次

B级：每周一次

C级：每半月一次

D级：每月一次

1) 将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入excel客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。

2) 每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。

3) 系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户，有可能的话尽量邀请客户去会展现场面谈。

4) 经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。

5) 常发新产品附件给买家。

6) 从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件。

TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；

FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；

POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。

8. 客户要求寄样品：

a. 电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。

b. 真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出倒付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。如果样品量大，可以让买家先由T/T方式汇到贵司帐号。

外贸经理职责

1．为业务员开通并分配子帐户，新人员上岗要及时开通帐户。员工离职立刻将帐户冻结，转移该帐户下的客户资源并分配给其他业务员。提醒业务员做好客户解释工作。

2．新人员上岗培训，培训内容为阿里巴巴日常操作。产品信息发布和更新，引导外贸人员使用公司统一外贸报价模板。将新同事介绍给其他外贸同事和其他部门同事。做好配合。

3．协助外贸人员制作公司统一对外宣传电子模板、电子报价单、产品目录。做好备份和更新工作。

4．组织学习和培训，接待阿里巴巴服务人员，组织外贸人员座谈，将操作问题及时反馈出来，并做好记录。当收到阿里巴巴外贸业务培训和管理培训时，及时将培训内容通知外贸业务员，无特殊情况一律参加培训。管理培训信息报告老板。

5．监督与汇报。

通过阿里巴巴统计数据监督外贸业务员日常操作情况。每周六下班前以书面的形式将一周的工作情况和相关数据汇报老板，包括一周跟进的客户，重点客户情况等等（见附件--）

7．营造良好的工作和学习氛围，要与每个业务员保持相对独立关系，不搞小团体。向老板负责。



老 板

关注结果的同时，更加关注过程。

1． 每周（原则上是每周三和周六下午）抽时间听取外贸经理汇报外贸人员操作情况。包括新客户开发、重点客户跟进、外贸人员操作中遇到的困难。及时做批复。

2． 定策略，包括报价策略，产品规划和开发。为外贸人员提供好的外贸配套条件。创造良好的沟通氛围。

3． 组织人员对业务和产品不熟悉的业务员进行产品培训、工厂实习。

二． 外贸部门规章制度



为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例

1、薪资制度

工资组成：基本工资（每月发放）＋外贸业务提成（每季度或半年发放一次）+ 奖金（每年发放一次）

提成根据外贸业绩，计算提成

奖金根据每季度阿里有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度不少于整年的工资。

2、外贸部作息时间：

考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作（不做限制，公司鼓励晚上加班联系客户）

周日休息

如果有特殊情况，需向公司老板请假说明.

3、外贸部的学习培训：

为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；



4、客户跟进管理制度

要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在软件平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。

5、工作报告的提交

公司制定统一的工作汇报表格，每周六下班前由外贸助理分发。业务员应及时填写提交：

（1）本周工作回顾；

（2）本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；

（3）工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。

公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。