2014年外贸英语函电答案讲义（24）

　3. 具体

　商务写作应该具体明确而不应该笼统概括，特别是当作者需要回信，解决问题，发盘或接受时。你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。

　4.正确

　正确的语法，标点和拼写是商务写作中基本的要求。另外，当你要给出涉及日期、规格、价格、数量、折扣、佣金、单位和数字时，更需要注意。这些方面一个微小的错误就意味着你将失去盈利甚至亏损。

　5. 礼貌

　首先，礼貌指要及时回复来信，及时回信可以取得不想等待的顾客的好感。

　第二，礼貌还指尽量有礼貌地解决问题。商务往来中分歧不可避免，但是，通过聪明机智的办法不仅可以解决分歧而且不给双方带来负面影响。

　6.完整

　一封商务信函应该包括所有的必要信息和数据，并详细地传递给读者，还要回答读者提出的所有问题和要求。不完整的信息可能增加沟通成本，丢失信誉，失去销售机会。此外，当所有的必要的成分比如信头，日期，称呼，结尾敬语和签名都包括时，一封商务信函才算完整。因此，发信前要仔细检查所有信息。

　7.周到

周到是指作者要更多考虑“你”而不是“我”或“我们”。这就是说，采取“以你为中心”的态度而不是“以我们为中心”的态度。你应该站在对方的立场，考虑对方的观点，理解对方的问题，强调对方的利益并采取积极的态度进行书面沟通。