外贸函电：英语不好，如何回答国外客户的来函

外贸人当中,有很多英语并没有多少级,也不是科班出身,又或者有证书但听力口语不太好,能看邮件,回邮件,却害怕接到老外电话.可能有不少人有一些经历,老外打电话过来听不太懂他在讲什么,自己当然也没有适当的话应对,电话完了后还不知道是谁.

　　如此,一是让老外觉得你不够专业或说英语不够好,对你公司大小规格产生一定负面影响.二是很可能错失一个机会.所以很多猫友可能是抱着求佛的心态,希望老外能规矩的透过邮件来联系.但是做外贸久了还是会碰到有些老外打电话过来的,如果对方本身英语很好至少能知道他讲的大概关于哪方面内容,如果对方也是英语一般,加上对自己的英语没有信心,基本上是无法沟通.如何能够有效改进??

　　本人也是英语很一般,但是接听电话多了,有一点点小领悟.希望能够帮到部分猫友走出心里担忧

　　1. 在看到有+19...电话时,第一时间准备好纸笔,方便记录.(这个是避免手忙脚乱)

　　2. 接听后,礼貌的问候"HELLO",然后通常他会首先说他要找谁,你听到你的名字就说"THIS IS xxx SPEAKING"(礼节性问候,表示出亲切友好,并确认他没找错人)

　　3. 接下来他会连续性的讲他要讲的话,这个时候很可能你没有思想准备或者尚未进入状态.那么你最好将他引导按照你的提问方式来回答,而不是叙述.你可以等他讲完一句时马上插进去说:"Excuse me,who is that speaking?"他会回答你名字,你记下来,然后问他"Where are you from,please?"知道他是哪国人.然后问他"What is the matter with you?"然后他会说关于哪方面的,通常打电话过来的都是最近和你电邮联系过的,极少是新客户.如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的,你就能马上知道他会讲哪方面问题啦,如果想不起来,那就听他讲一下是关于哪个问题的,如果你听到了,但是不太明白讲的什么,你重复他的话给他听,那他会对你说的表示出"YES"或"NO"然后你再继续提问.(为找到这个人联系的相关邮件来了解他可能要讲的内容,以及引导他按照你的思路谈下去)

　　4. 在你判断出你是否能够了解他说的,如果可以继续,如果不可以你就说"我了解您讲的,但是请你再发一封邮件确认一下"I understand what you said,but could you send an email to me to confirm,please?"然后问他是否知道邮箱地址,不知道你就告诉他,请他发过来.(这个其实也是不懂装一下懂,如果你听不懂不要不停的说NO,I DON'T KNOW或否定的词,你就听,然后要求他发邮件.目的当然是邮件能够看得更清楚他要表达的,也是避免客户流失)

　　5. 如果通过国名人名没找到相关邮件,问一句他是否先前有发过邮件给你"Have you sent the email to me before?"然后注意听"YES"还是"NO"(这个是方便查找,即使当时没找到,现在找到他的邮件也不迟,回复时不要忘记加上一句"THANKS FOR YOUR CALLING")

　　6. 最后要说上一句GLAD TO SPEAK WITH YOU,GOOD BYE.(最后是礼节性的了)

　　讲话中,要注意的问题:

　　1.你不要自己心里有包袱,认为自己英语不好,从而没办法认真听对方讲的.(反正英语是不好,你就当是听不懂,能听一个是一个,就算全听不懂没人知道这通电话对吧)

　　2.你的语速很重要,你最好一个词一个词吐出来,一是方便对方听二是他会有意识的将语速放慢.

　　3.以上的用词都很简单,但是自己大脑要有一定的条理.

　　平时要做的:

　　1.邮件最好用OUTLOOK能够按国家或按人名分类,这个时候就大有用场了.

　　2.几个简单的英语单词还是要会的吧,平时多读一下这几个常用单词,争取发音十分准确.

　　3.当然是用SKYPE多练,买个耳麦,找几个愿意聊天的老外在线聊.一是了解人家能不能听懂你讲的二是熟能生巧,听多了保证你会想听到老外的电话.

　　4.抓住每个进来的电话练习,找出一个适合自己听电话的方式.