处理电子邮件的五点关键建议

国际贸易 ，一般以电子商务为平台，从电子邮件询盘开始，做进一步的交流，从而达成交易的过程。每一封邮件都意味着潜在的客户，由于互联网信息庞大，纷繁的邮件铺天盖地，查询起来费时费力。由此，很多外贸 公司会借助高科技的外贸管理软件 ，对信箱内的电子邮件先做一番筛选。

    经过外贸管理软件 系统筛选后的电子邮件，一般都是有价值的询盘邮件。如何进一步处理邮件，与客户做更好交流，从而达成协议呢？以下将从五个方面给予几点建议。

    一、应对买家的网上查询：分辨那个是真盘，那个是假盘；

    面对买家的查询，如何区分真盘还是假盘？如果单靠人工去点击查看，费时费力，且效率低下。一套好的外贸管理软件 ，带有辨伪程序，能够在电子邮件的海洋里为你筛选出实盘。重点处理针对性很强的、可以称得上是询盘的电子邮件；对于无价值的询盘，要敢于果断舍弃。
   
    如果以为每个询盘都是要向你买货未免过于天真。有的询盘过于空泛，也许只是客户做市场调查的一种手段。如果你不放弃空泛的信息，可能你每天只能做一些处理电子邮件的事了。

    二、处理买家的查询一定要注意方法和技巧；

    要善于透过电子邮件的表象看到深层，了解询盘者真正的用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买的动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。

    三、熟悉自己的产品与同行的产品的质量和价格；

    要非常清楚你的产品包括质量是否适合目标市场？要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。现在获取同行的产品信息是多么轻松啊！您要明白，一份询盘，国外客户不会只发给你一家，而会同时发给很多供应商。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得订单。

    四、处理电子邮件的八字方针：简单、可信、恰当、快速；

    1、简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦，言之无物。要知道，很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。
    千万不要小看处理电子邮件的艺术，我告诉你，很多外贸业务员其实都不懂如何写一封好的电子邮件。
    其中的关键就在于你能否很好的把握买家询盘的真正意图，从而给他他最需要的最有针对性的答复。

    2、可信：简单并不是要你省略最基本的礼仪，我相信任何一个人都不喜欢不礼貌的回复。和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名称、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些厂商答复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。

    3、恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业。
    （1）买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。
    （2）充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。
    （3）发出邮件之前，要仔细地检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。
    （4）报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且，要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。比如欧美客户和南美、中东的客户大多数会在产品档次上要求不同；如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑。

    4、快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，切忌盲目应承，往往起反作用。

    五、要不断地细致跟踪曾向你发过查询的客户；

    这一点非常重要！！！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考，换了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下订单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商。所以，千万不要轻视买家的任何查询！

    另外要记住：
    （1）定期发送新产品给客户，这一方式往往会有不可低估的效果。

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