关于作者：王星（Stellar），在西安生活和工作。从事外贸近10年，擅长海外项目管理、学习型团队打造和商务英文写作。上市企业国际市场CMO，焦点商学院特约讲师，外贸公司咨询顾问。
以前，项目进行到关键点，直接办签证、订机票，飞到客户的所在地和他面对面洽谈，顺带把刚接触的客户关键人一并拜访，是外贸人的常规动作。
但现在，自己出国拜访的风险和成本极高，客户入境考察和面谈的难度也极大，有什么好的方法能依旧保持和以往一样的沟通效果呢？
没错，就是线上会议。我们做销售的外贸人，这一两年都已经熟悉了各类线上会议软件的使用。
我自己的手机和电脑上就装了付费的、免费的远程会议软件将近十个。而许多外贸小伙伴在和不同客户开展线上交流，或者同一客户进行多次会议洽谈后，都会从内心发出感慨：要是能出差就好了。
与其说是感慨，不如说是抱怨。但抱怨毫无意义，因为它已经成为常态。一句话：
疫情下，线上会议开得好，订单依旧跑不了。这篇文章就详细来说说线上会议。
01 基本点
当一件事情的结果并没有因为形式和工具的多次转变而发生质的变化，说明问题本身并不在形式或工具。
外贸人首先要自查的是，我们是不是把许多工作没有做到位的锅，都推给了疫情？不论当下还是之前。换句话说，海外出差拜访，即便在没有疫情的时候也不是随时都可以执行的。科学、高效地开好线上会议，最大化发挥它的作用，是当下外贸人需要进化出的一个硬本领。
先抛出个问题：
你所负责的客户所在的国家，现在几点了？对老外贸，尤其针对老客户而言，这肯定不是个问题。但对于经验不足的外贸人，在开拓新市场接洽新客户时，对全球的时间分布得有一个基本概念。
这个事儿直接关联到一个外贸人一天的工作安排、节奏和精力分配。
如果是亚洲国家，包括澳洲，没有时差，或者时差在一两个小时的，就意味着我们和老外的工作节奏基本同步，
早晨一到办公室，交流就已经开始。
如果是西亚国家、非洲国家、中东国家，四五个小时的时差，
国内中午上班时间一开始，一天里最实在的商务交流也就开始了。
如果你负责的客户区域比较多，
每天下午3点到下班时间是开展线上会议的绝佳时间。
老外要么是带着昨天的问题，今天一上班就开始找你探讨；要么是到办公室后工作了一会，看完你昨天的邮件和提供的材料后开始反馈。而上午，就是我们留给自己的时间窗口，去准备应对客户的问题所需要的的资料、技术、话术等。
负责美洲区域的外贸人，是最辛苦的一群人，基本是对时。我们需要把晚上12点前的两三个小时留给美洲客户。或者是前一天做好材料，第二天早7点前就打开电脑，抓住他们下班前的时间，进行几轮沟通。
国外匿名雇员交流平台Blind针对软件工程师群体每天有效工作的时间曾做过一项调查，得出的结论是：
包括谷歌、eBay等公司的工程师，每日平均有效工作时间不到3小时。
连国际知名公司的工程师们都是这种情况，何况我们外贸人面对的海外采购和技术呢？
将所负责区域客户的时间了解清楚，调整自己，适应客户，让双方都在最好的状态下开展线上交流，是一个基本点。
看一个外贸人对负责区域时差的了解程度，就看他手机里，打开时钟→世界时钟，看看添加了哪些城市。02 基本功
说完了基本点，还有一个能确保开好线上会议的基本功，就是PPT的宣讲。
为什么说这个是一项基本功呢？许多手持专四甚至专八英语证书、书写基础很扎实的外贸人，都苦恼于客户接待、电话沟通这种直接的交流方式，总觉得自己不敢说或者说不好。
解决这个问题的根本方法，就是不断地练习讲PPT。展示用的PPT没有所谓的模板，行业不同，公司不同，个人风格不同，客户的情况不同（针对他想看的内容进行准备），材料当然也不同。
一场前期的介绍性线上会议，一般不超过30分钟的双方各自宣讲是必不可少的环节。公司的基本介绍让客户知道你是谁，产品路线图向客户展示我们有什么，并且后续是如何随着市场发展规划产品系列的。
针对客户所需产品或主推产品的亮点进行单独介绍，是为了让对方知道我们是有备而来。技术、服务能力的突出之处讲解是综合能力的体现，再加上海外其他区域的成功案例，以及市场支持和售后服务部分，就构成了一份前期展示用PPT的基本框架。
首次给客户讲解PPT时，从对方网站上找到他的LOGO，连同自己公司的LOGO放在PPT首页的两侧，以及对方和中国国旗放在尾页，配上一张握手的图片，宣讲的时候最后提一下，我们不仅期望公司层面的合作，我们更期望能为你们国家这个行业做出一些great things，是向客户展示我方商业大格局的好办法。
练，不断地练。公司内部，外贸团队内部，情景模拟，给外贸同事讲，给技术讲，大家轮流上，相互打分评比。
这些内容都熟记于心，说得滚瓜烂熟以后，技能问题连同怯场的心理问题都能一并解决。
此外，宣讲切记过长，没有人能不厌其烦地听我们讲完一个几十页的PPT。
这个环节里我方能占用的时间最多也就10-15分钟。提炼出精华，缩减到10页以内，是对对方的尊重，更是一门艺术。03 基本理念
基本点、基本功都说完，再说一个基本理念：当下做外贸，大项目也好，小商品也罢，时时刻刻都得想办法找机会和老外开线上会议。
什么意思？我们通过一次客户开发和推动的过程来阐述。
当你身处一个行业，带着公司的产品，通过各种途径包括但不限于开发信、cold call、社媒等搜索到了一家目标客户，联系到了关键人，发去了公司的产品介绍样册后，对方表示有兴趣，就可以开始推动线上会议这个事儿了。
如果是收到的询盘或者新项目信息，前边的开发环节都省略掉，更没得说，先发去产品基本信息，让对方有个初步了解后，问对方：我们是不是开个远程会议？
也就是说，
线上会议分为两类，一种是推荐会，就是基本展示和交流。一种是推动会，有了具体的需求信息，奔着合作去的。根据我的经验，除了会议形式有两种，客户也会分成基本的两类。对方是小公司，开会跟你交流的老外顶多两三个，甚至就是跟你前期交流的那一个人。对方是大公司，许多事他一个人做不了主，需要向他的领导以及多部门进行汇报。
在这个阶段里，不论是什么客户，线上会议的目的有三个：
让对方知道公司和产品的情况，让对方知道我们的服务水平，为后续的商机做推动。总结一句：不论客户是小公司还是大公司，不论是要几十美金的样品还是千万级的大项目，线上交流和线下接待或者实地拜访一样，能让自己在众多供应商中脱颖而出，能让对方建立起和我方合作的信任感，就能实现千里之外的决胜。
04 来实战了！
当确定了一个线上会议的时间点后，你作为协调线上会议的人，要做的动作有：
01 以文档形式起草一个会议内容的框架，就是Meeting Schedule。
包括：
- a.双方各自介绍：Presentation from each side
时常30-40Mins. 我方用时10-15Mins，同时问下这个环节是不是由你们先讲，邀请对方优先，这不光是礼仪，对方讲完他们的情况后，
我们在讲的时候可以适时调整所说的内容，更贴合他们的业务，突出重点。- b.当前议题探讨：Subject Discussion for xxx
如果已经有了需求和项目，就直接询问情况，所有之前没了解清楚的都问到：项目的来源、执行的时间、项目进度、大致采购的数量等。
如果只是初步的交流，这个环节更改为Local Market Discussion，借机探讨当地市场的情况，进一步了解对方的业务规模、商业模式、盈利点等。
问答时间：Q&A自由讨论：Free/Open Discussion值得注意的地方是，如果对方是大公司，提到不止他一个人会参加会议，一定要提前把做好的PPT发给对方先看，问他建议，由他来确认终稿。讨教，是快速建立信任感的基础。
02 提前确认参会的人员。
向对方表示，除了我会参加会议以外，我公司的领导层，以及来自市场、技术、研发、认证多部门的同事都可以参加，以便更详细和全面地进行交流。
然后询问对方谁会参加。当然线上会议并不是数人头大会，针对要探讨的议题，产品方面有一个产品经理，技术方面有一个技术工程师，市场口除了自己外加一位具备更高决策权的领导，都是很有必要的。
我们的目的是向客户表示诚意，展示姿态，提高会议规格。刘邦能决胜千里之外，靠的是张良、樊哙。公司的技术，研发，甚至自己的领导就是我的张良，作为协调人，发挥出他们的价值。
当然别忘了告诉对方，你将作为主持人整体控场，让对方明确参加人的姓名、职位，这样的好处是，通过一个联系人一下子了解到了他公司的团队。
03 介绍产品时提前准备好样品。
当讲到产品时，配合PPT将产品在电脑的摄像头前亮出来，让所有人都看到。眼见为实才能带给人真正的信任感。
同时别忘了，有备货强调备货有多少，没有备货强调针对多少量、生产周期可以锁定的时间，交付能力是外商非常在意的一个点。
04 告诉对方，会议结束后会立即发送出会议纪要，就是MOM。
提前做好会议纪要的文档，会议时一定做好记录。如果自己把握不住，安排专人做记录，会议后大家内部快速汇总，然后发给对方。别小看这一个动作，
快速的会议记录反馈，能够从侧面让客户能感受到我们同样高效的服务能力。以上是作为线上会议的统领人，前期要和客户进行沟通以及筹备的内容。
05 重要Tips
另外还有几个Tips，在此一并分享。
01 如果会议人不多，对方只有2-3人的情况，可以有个活泼的开场。
对当地的大事先做个了解，提上一两句。疫情是一个好话题，问问对方疫情的情况，疫苗也是一个好话题，表达下关心。
如果是将近10人或10人以上的会议，人齐了以后直接切入主题，不能多说。从外方的角度看，他们可能有些同事之间都不熟悉，是被要求来参会的，只想尽快结束会议去干自己的活儿。闲话一多他很可能会立即打断，场面很尴尬。
摔了跤才知道疼，是的，我经历过这样的情况，当时真想挖个洞钻进去。
02 会议开场时作为主持人，告诉对方，因为用的是远程会议软件，不排除出现掉线的情况。
如果掉线了，会重新进入的。而我们要做的工作是，和同事都在一个会议室的情况下，不光是自己的电脑，身边的同事也开一台电脑进入会议室，以确保自己如果掉线，旁边的电脑马上取消静音可以接着讲。
我曾经筹备了一个多月，在非洲一家中间客户的指导、推荐下，参加一场由他们举办的多家供应商和终端客户的推荐会，每家只有10分钟时间。改了六、七版的PPT，文稿练了许多遍，语速控制在10分钟之内。
终于等到当天晚上11点开始，刚一上线，会议室里客户方有30多人，
招呼一打完我电脑上的会议软件就死了。重新启动软件，我点鼠标的时候手都在发抖。再进入会议室时属于我的presentation时间已经结束，是中间商共享他的屏幕给终端进行了讲解。
那天，晚上将近12点，公司硕大的办公室就我一个人，脑子空白了很久。说清楚情况后中间商反倒不停地安慰我，说会议后会专门把我的PPT发给终端客户，并且告诉我，Misfortune might be a blessing in disguise（塞翁失马焉知非福）。也许再年轻几岁我会哭出来。
03 面对非常苛刻的问题，一律不做现场回答，留到后边单独沟通。
这极其考验公司的应变能力。
比如会议谈得不错，对方直接提出要签订独家代理协议。我们在现场可以这样说：
这个事情我们需要向公司更高层领导汇报，也还有许多其他事项需要探讨，是否可以先签订一个基本的合作协议呢？再比如对方有技术人员问到非常专业和细分的技术问题，当时解答不了，可以向对方表示
针对此问题我们会后做个详细解答，同时还有什么技术问题一并提出，我们都会一一解答。张弛有度，灵活应变，以对方满意为主，同时为后边留出余地。
04 将线上会议这种形式作为和客户沟通的常态。
前边我们说要想着法儿地去开线上会议，比如首次交流后，留下了一些更高级别的合作问题，可以和客户约定下一次会议时间，表示我们到时会有更高层的管理人员参加，以推动他去邀请高层过来。
商务开始了，报价单发过去后，表示约定时间对报价的详细内容进行一次讲解。技术方案做好了，发过去后同样表示线上交流一次，详细讲解。尤其和大项目的客户，稳固合作的客户，随着项目推进，每周固定下来线上会议时间。人的习惯都是培养出来的，把固定时间线上开会这个事儿，培养成客户的一个习惯。
疫情下，出境入境，14+7，甚至更长的隔离时间，鲜有外贸企业能承担如此的风险和成本，我们也是没有办法。
开好线上会议，决胜于千里之外。（本文转自焦点视界公众号）
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