2.04-采购合同的基本注意点

不迷信权威，不偏听专业。实践是检验真理的第一标准。

第二部分 小白----摸索供应链管理方法阶段

第四节 采购合同的基本注意点

白纸黑字，分外注意

做采购，有一项工作避免不了，那就是签订合同，虽然很多不正规的操作手法下，合同只是走流程的一个约束，但是在必要的时候，事情变得“ugly”的时候，它的重要性不言而喻。我们不去探讨合同的意义，价值和怎么签订，只说一些基本的注意点，防止后面引起不必要的麻烦。

【1】 基本信息的准确无误


虽然甲方、乙方的企业全称，联系信息，是最基本的东西，但是有时候还真的容易弄错，我这边就有一个实际的案例。

比如说合同主体名称和盖章的名称不一致。之前我签过一个境外旅游的合同，算是服务类采购合同，合同的章盖的是“某某旅行社某营业部”，但是合同的乙方却是“某某旅行社”。少了一个营业部，在网上查了一下这个营业部的性质相当于分公司，盖得章也是营业部的业务章，一般正常的合同归档，发票报销，不会有太大的影响，但是还是得严谨一些，万一这个营业部的资质有问题，那么后面合同归档的时候，就会产生信息不符的情况。

合同的主体应该和公章一致，有出入的话，要以公章为准。所以还是不必要引起法律纠纷比较好。这一点，很多时候感觉小事情不会有问题，往往隐藏了大问题。

再就是合同的标的物，产品的约定名称，规格，性质，编号，计量单位，单价，总价，其他指标等等，都要清晰明确，否则等到实物交付的时候，合同上没有明确规定，也会存在相关的误解。


质量要求，技术标准，这部分如果没有要求，可以不做强制要求，但是很多产品是必须要有技术规格的，这些规格比较详细，可以放在附件的形式，确定附件的要求和标准，是决定了质量检验环节的工作有效展开的前提。一般采购会从工程部门拿到这样的图稿或者参数，来约束供应商的生产。


对于价格条款，确定付款方式，预付款，全款，账期，还是固定日期对账付款？涉及到进口采购，还要考虑价格的性质，是出厂价，离岸价格，还是包含海运保险的价格，否则就会稀里糊涂的购买东西。付款方式决定了现金流的动向，一般甲方会尽量要求拉长账期，加大己方的现金流周转。这里还要确定一下，发票的性质，是否是17%的增值税发票，对于海外采购，就是形式发票（PROFORMA INVOICE），毕竟老外的发票和我们的国情不太一样。


对于交货要求，这里最关注的就是交付时间，交付地点，其他的都可以涵盖在质量要求里面，期望交货时间（Expected Delivery Time）和合同交货时间（Contract Delivery Time）是否存在较大偏差，也是对一个企业供应链管理力度的考察。


合同效力和签订地点，一般都会选择签订日生效，采购方喜欢把签订地点写在自己所在的地方，万一发生了纠纷，申请仲裁有限在自己的地方上仲裁。尤其是国际采购，在国外申请仲裁，胜算可想而知，你请翻译、律师都是高昂的成本。


【2】 合同的强力约束成分


上面只是一些基本信息，合同必不可少的条件，缺一不可，但是下面有些东西，就是一些强力的约束，防止事情变得“ugly”，防止违约后，无法索赔到应得利益。

首当其冲就是违约责任，乙方逾期交货，甲方逾期付款，乙方无法交货等等情况下，比如交货要求里面涉及到的验收要求，是否在规定的时间内书面信息传达不良品处理的整改方案，会涉及到的退货，返工，更换，折价处理等，要在违约责任里面写清楚。一般来说，违约金不可超过合同金额的30%，否则可以拒绝签订合同。


不可抗力，有些时候，连续三次退货依旧达不到要求，甲方可以单方面解除合同，并且要求索赔。但不是每一次违约，供应商都要负责全部责任，就比如说不可抗力。这一个条款其实制定的很特殊，因为概率低，但是可以作为一个更全面思考的角度来让双方风险共担。


一般来说，有这么几条，（1）遭遇不可抗力事故一方，需立即通知对方，并在24小时内向对方提供权威机构出具事故报告或证明文件。如因未及时通知给对方造成损失的，仍需承担赔偿责任。（2）当事方务必尽力采取补救措施，以减轻可能给另一方造成的损失。如因当事方未尽补救责任造成的损失，当事方仍需承担赔偿责任。（3）如因不可抗力使合同无法履行，应解除合同；如不可抗力暂时阻碍合同履行，双方可协商延期履行合同。

其实这样看来，这个条款的制定，其实有利于风险的平摊，避免让一方陷入非常被动的局面。

解决合同纠纷，一般都会写友好协商解决，因为下一节会讨论一些“ugly”的东西，就是如何法律上初步判定供应商，和如何要求索赔的一些内容。


有的合同还会涉及到知识产权约定事项，这一点在于保护专利等方面，不得侵犯双方的知识产权，有一次一个朋友，在自己产品网站上，发布了一个商品，图片借用了其他公司的产品图片，如果不作为商业用途，其实使用图片本不是大事情，但是放在产品网站上，对方直接告侵权，网站被迫关了一段时间不得登录，后来他们写道歉信，换掉图片才得以重新登录。其实这件事情，那个朋友也郁闷，其实那一款产品他们有供应部分，所以意图表达给这个公司的产品做过供应商，但是放在网上性质就不对了，所以还是得格外小心，保护自己的专利，也不要侵犯到别人的知识产权。


以上，基本涵盖了一个普通合同，会有公司有中英文双语的合同，采购方希望以自己的母语为准则，双语均有法律效力，但是发生争议，以自己的母语版本为主。撰写英文合同很多用词需要注意，有同义词，或者在法律中代表其他含义，采购如果要自己拟制，需要找到法务去校正，或者提出意见。仲裁地点尽量选择离自己近的城市，可以上网查询当地是否有仲裁机构等等。这都是最不想看到发生的场景，但是还是得把台面上的事情准备好，以防万一。


好了，先从小金额的合同练练手吧，合同规模变大，其实也是蛮刺激的呢。

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