外贸课堂 外贸网站 外贸SEO 付费广告 社交营销 外贸营销 外贸推广 外贸知识 外贸政策 外贸百科
当前位置:首页 > 外贸课堂 > 外贸推广 > 疫情当前,采购要避免成为“背锅侠”!

疫情当前,采购要避免成为“背锅侠”!

关键时刻,人家左右逢源,采购是猪八戒照镜子。什么意思呢?就是采购到了是你应该的,采购不到或者采购错了得自己扛着。这句话听起来是不是很熟悉?





江苏卫视《非诚勿扰》的主题歌的第一句是:往前一步是幸福,退后一步是孤独。




对于采购来说,如果稍不留意就变成了:往前一步背锅侠,退后一步没出路




往前一步背锅侠:谁让你没经过授权,跑得那么快的?




退后一步没出路:采购,采购,采购不到东西,当然没有出路。

















最近最让采购们头疼的是什么?










买不到防护用品!尤其是口罩!





采购们怎么办?





各找各的渠道,各显各的神通。于是采购们忙于“奔波”在各个采购互助群里。悲剧也因此一幕一幕上演着:




采购1:买了一批3M的N95口罩,以为幸福来得太突然,结果发现是假货!更要命的是,卖家人找不到了!




采购2:买了一批一次性医用口罩。数量足够,价格也给力(1.5元一只),也有相关资质。可是居然开不了发票。这是公对公,怎么采购啊!




采购3:从群友那拿了一些口罩,到货了发现这批货没有相关资质。




采购4:居然买到了一批“三无”产品!因为买的急,没顾得上签协议。而且是预付款,还没法退货!




采购5:买到了一批口罩,从来不夸采购的老板也竖起了大拇哥!后来发现产品批号和资质的批号对不上,有可能买到假货了!老板也变了脸:花了高价却买到了假货。而且高价购买也没经过我的批准...




这些案例中不乏一些老采购。按理说,身经百战的他们不应该掉进这些坑啊!嗯,那是通常的情况。




现在是一罩难求,全市场没货。而根据规定,没有口罩就不能生产,所以压力全都加在了采购身上(其它物料采购,包括原材料采购咱们改天再聊)。




这让采购们的责任感和焦虑感一下子同时爆棚。于是就只想着怎么能够第一时间采购到口罩保证生产,而忽略了应该有的上报、对货物来源的审核、签订采购合同,等等常规的操作。不知不觉就成了背锅侠。




到头来采购觉得自己开始很主动,最后其实很被动,很委屈。领导觉得采购开始很神勇,最后其实是冒进,不给力!这是一个不折不扣的双输的局面。




疫情当前,采购如何避免成为背锅侠?下面分别有“对外”和“对内”几个小贴士:




对外(供应商)




【01】关注物料的来源




物料的来源决定了它是不是符合要求的。举个例子,医用口罩生产企业需要持有如下图的医疗器械生产许可证。如果你采购的口罩来自没有这个许可证的企业,那你的口罩本身就是不合规(格)的。













再比如,你是直接从制造商那里采购,还是贸易商?是本土采购还是进口?不同的采购渠道需要关注不同的点。







【02】审核相关资质文件




比如,消毒产品用到的材料需要如下资质文件。而且拿到资质文件后要验别真伪。




1) 生产企业卫生许可证

2)产品备案凭证或者卫生许可批件

3)产品安全评价报告

4)产品合格证




【03】 采购合同还是要签的。




在“要做好采购,就要构建你的两道“护城河””一文中,我提到“采购合同是采购对外的护城河”。它规范了买卖双方有所为和有所不为。




为什么这么说?




因为采购合同是买方与卖方之间,就货物的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项,经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件,以便合同双方共同遵守和履行。采购合同是经济合同,双方受合同法保护和承担责任。




有效的采购合同管理可以给企业带来财富, 不良的采购合同管理会造成经营亏损。若企业拥有完善的采购合同管理制度,并可以高效地组织实施,则可以提升企业的市场竞争优势,使企业获得更高的经济利润。




那时间紧急,来不及签订采购合同怎么办?




用采购订单作为“事实合同”吧。一般的采购订单里除了规格、价格、数量、送货时间等基本信息之外,都会包含最基本的商务条款,比如付款期,检验条件等。比较规范的企业常常给每个采购订单附上“商务条款和准则”,英文叫Terms and Conditions。这样可以有效地保证买卖双方的合法权益。




【04】事情本身的性质




这个界定的标准是:是否合规?




比如如果交易金额较大,但是不能开发票就容易牵连到一些不合规的操作。如果数额很大,就可能有洗钱的嫌疑。




对内(老板和相关部门)




【01】公司的文化和环境




你们公司的容错度高吗?容错度高的公司更容易赋能员工,员工也愿意因此更加积极主动,充分展现主人翁责任感。




举个海底捞的例子:




  • 一线普通员工有给客人先斩后奏的打折和免单权。不论什么原因,只要员工认为有必要都可以给客人免一个菜或加一个菜,甚至免一餐。这等于海底捞的服务员都是“经理”,这种权力在其他所有餐馆都是经理才有的。
  • 海底捞的筷子比一般的筷子长些,因为员工发现顾客涮火锅时手容易为热气熏到,加长筷子长度则可巧妙解决这一问题。
  • 海底捞发现客人拿漏勺涮食菜品时容易烫手,便发明“东方明珠”来固定漏勺。



相反,在容错度不高的企业,采购还是保守一点。否则很容易背锅。




【02】该上报的一定要上报




公司的容错度再高,该上报的也一定要上报。在购买口罩这个场景里,涉及到以下方面的需要上报请老板/管理层做决策:




1)价格涨幅很大,比如超过30%。

2)购买到了假货,无论是否已经造成了广泛的影响。

3)不同寻常的渠道,可能会牵涉到公司的利益。




【03】团队的理解和支持




特殊时期需要一些特定的流程。比如说,你买到的口罩没有“医用”两个字,不符合产品描述。但是规格参数是可以满足要求的。这个时候,采购要找到使用人,比如EHS负责人或者厂长,沟通确认是否可以接受,并将结果记录在案。




询价(Request for Quotation)”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后,通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购,需求的形态又是属于标准零件,对于供应商来说比较不会有问题。






但是在新产品开发时,对于那些不属于标准品的部分,询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料,来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话,以及在品质认知上的差异,对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。




因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。

一、询价项目的“品名”与“料号”

首先,询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应必备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品,这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”,这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。




“料号”因为在每一客户中有其独特的代表性,在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的“料号”动辄多达十多个位数,其中更包括有数字及英文字母在内。




“料号”中一个位数的不同可能就是版本的不同,甚至可能变成另一个产品的“料号”。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。




二、询价项目的“数量”

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量,这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;




“不同等级的需求数量”,如数量为500K,1M,3M等等;每一次下单的大约“订购数量”";或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外,也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。




在询价时买方通常都有一个通病,那就是怕量少而无法得到好价格,便把需求量或采购量予以“膨胀”。此时,虽然采购能够获得短期的利益,就算拿到了量产的价格,如果在真正进行采购后,无法达到报价的预期数量时,供应商不是提高价格,便是在其他方面减少对客户的服务,或停止供应,到头来得不偿失的还是自己。







因此,对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通,同时采购也可拿出市场预测来说服供应商,如此才能达到长期配合、持续供货的目的。




三、询价项目的“规格书”

规格书是一个描述采购产品品质的工具,应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本,如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。




如为国际采购,如果原始工程图面为英文之外的语言如德文、法文、日文等,也应附上国际通用语言英文的译名,以双语(Bilingual)形式呈现以利于沟通。




若工程图面可以利用电子档案方式提供,则必须向供应商询问其接受的程度,在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等,以方便供应商转换图档。




不过,在利用电子邮件传递档案的同时,最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面,以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。




四、询价项目的“品质”要求

表达询价项目品质规范要求的方式有许多种,通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求,应该依照产品或服务的不同特性,综合使用数种方式来进行。




A、品牌(Brand or Trade Names):一般而言,使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的,不仅能节省采购时间、降低采购花费,也同时能降低品质检验的手续,因为只需确认产品的标示即可。不过,具有品牌的产品其价格通常也比较高,购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。




B、或同级品("Or Equal"):其意义指的是具有能达到相同功能的产品,决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明,同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。




C、商业标准(Commercial Standard):商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工艺等等......,都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件,使用商业标准可以免除对品质上的误解。




D、材料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification):当对材料或制造方法有特定的要求时,必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时,其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。




E、性能或功能规格(Performance or Function Specification):此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与(Early Supplier Involvement, ESI)的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能,至于如何去制做方能达到要求的细节部分,则留给供应商来解决。




F、工程蓝图(Engineering Drawing):工程蓝图是最能用来描述所需要产品品质,其内容除了必须要清晰外,对尺寸公差单位的精确性也不能忽略。
















G、样品(Sample):这是一种懒人的作法,样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助,尤其是对颜色、规格、工艺、材料,在用于有市场等级要求的产品上比较普遍。




H、操作说明书(Statement Of Work,SOW):主要使用于采购服务项目类如机器设备的维护,安装操作等,一份完整的操作说明书除了应该简单明了外,对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范。操作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务,也同时要能保留足够的弹性,让供应商来发挥创造工作上的附加价值。




五、询价项目的“报价基础”要求

“报价基础”通常包括报价的“币值”与“贸易条件”,国内买卖比较单纯,通常都以人民币(RMB)交易,贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价(运费是否内含则另议)”来计算。




国际贸易就比较复杂,报价币值方面供应商多半以美元(USD)为计价基础,至于是否以采购当地币值计价,则视汇率的稳定与否有弹性的做法。




国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work(工厂交货)、FOB(船上交货)、FAS(船边交货)或CIF(运保费在内交货)等,在不同条件下,买卖双方所负担的责任风险是不同的。FOB条件下,卖方的责任是直到货物装上船为止。




因此,卖方必须负担装船的风险,但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下,卖方除了必须负担装船的风险,还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此,在相同货物的交易下,以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高,买方在询价时必须祥加注明。




六、买方的“付款条件”

有关付款条件,虽然买卖双方都有各自的公司政策,买方希望付款时间愈晚愈好。相反,卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件,卖方也可在报价时提出其不同的要求,最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。




在情况处于买方市场时,在竞争性市场中供给超过需求,货品和劳务可容易地被取得,商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值,买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合,如“记帐方式(O/A)”,T/T60天甚至90天。但处于卖方市场,因为需求超过供给甚多,情况则恰好相反。




卖方一般会选择较短的付款期来要求买方,如选择“货到付款(Cash>另外,对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的“付款起算日”,在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日(Shipping Date)、**日(In voice Date)或装船日(OnBoardDate)来起算付款到期的时间。




这时如果国外买主的认定为抵达日(Arrival Date)或到厂日(Receiving Date)为起算日,中间就有可能相差一个月的时间,买卖双方均不可不慎重。




七、询价项目的“交期”要求

交期的要求包括买方对采购产品需要的时间,以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产,及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合,不过交期的长短关系跟着采购产品的价格,买方应视实际需要来提出要求,而非一味的追求“及时供货(Just in Time,JIT)”。













八、询价项目的“包装”要求

包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重,除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外,供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及纸板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求,供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。




有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式,此时采购如果不去察觉,日后再追加包装要求,不仅时间被拖延,对于比价的作业也会造成不利的影响。此外,供应商在了解买方的包装要求后,也可提供建议是否能考虑采用标准包装,或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。




九、“运送地点”与“交货方式”

运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主,国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。




如果要求卖方来以CIF报价,无论海运或空运,运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式,除非买方指定空运,供应商通常以海运为基础报价,因为海运是最经济的一种交货方式。




十、询价项目的“售后服务”与“保证期限”要求

在采购一些生产机器设备如电焊台、塑胶成型机、测试仪器、SMT设备等时,供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求,例如要求延长保证期限,或改变售后服务的内容等等,因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。




十一、供应商的“报价到期日”

为了方便采购比价作业的时程,报价的到期日应该让供应商有所了解,对于较复杂的产品,应该给予供应商足够的时间来进行估价。




十二、“保密协定”的签署文件

在一些新产品开发的询价上,由于牵涉到业务机密的缘故,在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机,会进一步让供应商签署一份“保密协定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件,要求供应商在规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、蓝图等等资料向任何外界透露。




十三、“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话

将“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话告诉供应商,并不是要主动暗示供应商有什么暗盘的需要,那是因为如果采购的项目复杂且具技术性,则最好附上技术人员的姓名及公司联络电话以供其咨询,以澄清规格要求上的任何问题。




联络电话号码以公司的电话为宜,尽量避免给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码,以防止供应商可能在私底下互相授受,有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步,行动电话、e-mail的使用变得愈来愈普遍,采购人员在很难避免与供应商单独联络的情况下,采购人员的个人品德操守也是应该时时自我提高警惕注意的!

来源:KEEP精进

上一篇:采购询价实用技巧大全,欢迎转发

下一篇:练就9项技能,成为老板眼中满意的采购


相关文章:

杭州市滨江区伟业路3号

业务热线(微信同号):18143453325

业务邮箱:2848414880@qq.com

业务QQ:2848414880

目标:致力于帮助中国企业出海淘金

使命:为国内企业跨境出海提供动力支持

愿景:打造用户期待和尊重的外贸服务商

Copy © 外贸巴巴 www.waimao88.cn 版权所有备案号:浙ICP备18013128号-2