【开发信】外贸开发信技巧及不回复的原因

1：邮件写法

明确的主题
一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。


使用最最简单的词汇和句子。

需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！


多使用被动语态。
我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow.
这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you
tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。


语气要缓和。
其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话 “Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？


所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。


2：邮件忌讳


忌长篇大论介绍。

写公司介绍要看具体情况。如果公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!


简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。


不可过长

客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发 的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。


不要使用奇奇怪怪的字体。

很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。


经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，欧美人一般比较常用的字体就
是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。


一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：

Dear C,
Please help to send the samples to my HK officeBEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio


这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。


不要说一些毫无意义的话。

比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。


开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。


尽可能不使用附件和图片。
附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只 有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。


不要插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。


3：写作技巧


客户分析

要对客户进行认真的分析以后再写开发信，切忌在没有分析客户类别、没有清楚客户需求的情况下就盲目地写开发信，写开发信要有针对性。盲目地写开发信就像大海 捞针一样，收效甚微。在写开发信前一定要弄清产品是不是正是客户需要的，客户的规模是怎样的等。要结合自己的产品优势和特点，分析客户情况，挑选出可能适合自己的客户群，有针对性地发邮件，哪怕一天只发十几封，甚至是几封，效果都要好过没有针对性地发上几百封。


注意时差
写开发信时最好计算好中国与客户的时差，在客户上班或即将上班的时候发，这样客户读到开发信并回复的概率就大大提高了。

如何介绍自己公司
开发信不宜过长，重点介绍自己的产品。在信的结尾写上自己的公司名字、标志和网站网址，让客户觉得我们就是一家真实存在的有诚信的公司。

标题内容中加客人的名字
一般来说，写外贸开发信应该尽量用到对方的名字，使得开发信更加人性化和个性化。一般建议在标题上直接写上客户的名字，比如可以有以下简单原始的模式：客户名字+产品名称；或者是：客户名字+产品名称+MADE IN CHINA;又或者是：客户名字+我们是生产“产品名”的生产商；客户名字+假定式开发信标题，客人名字+疑问式开发信标题。

如何在开发信里突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的优势来。我以前也是在很小的贸易公司做sales，没有产品优势，没有供应商优势，没机会去展会，一开始连B2B都没有，唯一的办法就是google和欧洲的yellow page啊。


我当时想出来的优势有这么几个：
第一，我能在第一时间回复客人；
第二，我能一次性给全所有信息，包括产品信息和包装资料，价格，装箱量，起订量，装柜数，装运港，以及计算运费等等，只要客人一封询价email就能得到完整回复；
第三，我能提供免费样品；
第四，我能提供免费样本；


还有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的优势所在的。
看你有没有花心思和动脑筋了。销售的精髓就是差异化营销！Evian矿泉水为什么卖9块多一小瓶？那是因为它的差异化就在于它的水出自法国alpes山，纯净无污染，从生产到最后装瓶没有经过任何一个人的手指，这就是它能做到，而别人做不到的，就是它的卖点！所以他就 能卖高价，拉开价格差距。


4：主体内容
1)不长篇大论的介绍公司或工厂；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超链接或图片；
4)不说毫无意义的废话；
5)少说从哪里得到客人联系方式；
6)少用第一人称；
7)少用书面语；
8)少用中国式英语。
外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”。
再补充几句：好的开发信肯定是必要的，但是当大家有一封好的开发信写给采购商后，大家请别忘记要进行跟踪。目前效果最直接的跟踪客户的方式就是打电话跟踪。


5：退信的原因

1、邮箱地址出现拼写错误；
2、对方邮箱已经弃用；
3、发件人自己的邮箱已满，导致接收不到客户邮件；
4、信件有可能被对方的邮箱默认为垃圾邮件，而潜在客户没有定期审查垃圾邮件的习惯；
5、网络原因，或者邮箱的稳定性不好，导致发送失败；
6、客户国家过节，导致回复延迟；
7、邮件的标题引不起客户兴趣；
8、带有附件，客户担心病毒，不敢打开；
9、附件过大，不便打开，耗用资源，客户直接删除；
10、客户可能不愿意相信免费邮箱发的邮件并与其有邮件往来，担心信息被窃取；
11、对客户无丝毫了解，产品不对路；
12、误读客户的求购信息，产品不对路；
13、客户的求购信息发布已久，目前无需求；
14、给予对方的回信不够及时，对方已经找到好的买家；
15、不了解自己的优势产品和没有把握好目标客户，大海捞针，开发信无针对性和目的性；
16、开发信文字格式大小不合适，阅读吃力；
17、错别字，语法错误太多，理解困难；
18、开发信行文措辞不够专业；
19、信件内容没有做到言简意赅并体现自身产品的价值；
20、对方国家担心中国人的产品倾销，给予高关税以制约进口，而客户无意从中国进口产品；
21、对方公司已有自己固定的供应商；
22、某些客户发布求购信息的目的单纯只是为了考察市场行情；
23、开发信的内容无吸引力；
24、某些客户可能不愿与中间商（foreign trade（外贸）公司）谈合作事宜；
25、产品价格无竞争力，报价过高，价格不在客户的期望范围之内；
26、对方对你的公司与产品缺乏了解，有心理防范作用，担心上当受骗；
27、某些客户由于对产品的需求时间较急，喜欢更直接的联系方式，例如电话，传真等，但是开发信上没有标明这些联系方式；
28、对方可能设置了拒绝接收陌生邮件。