货代过程中小插曲及有效应对方法（一）

一、接到国外发过来的发货人信息联系发货人索要托单，或者先接到发货人的托单联系国外：

这个阶段碰到的主要问题是电话打不进，找不到联系人，指定货代的联系方式是来自收货人，通常是指定货代起运港分公司的电话号码和联系人的英文名字。收货人的货代信息是来自于指定货代目的港分公司，而目的港对起运港的情况可能不是很清楚，虽然指定货代内部都有通讯录，但经常碰到人员和职位的变化没有及时更新的情况，或者你是一个新的供应商，指定货代目的港分公司没有把起运港联系人的变化情况告诉收货人，这些情况都会造成你得到的信息不准确，电话打过去是空号，或者被告知不是这票货的负责人。

有时候电话是打的通的，就是没人接，或者被按掉，或者老是占线，偶尔出现时因为那个员工不在，经常出现就是指定货代的员工故意不接电话，或者把电话挂起来。

这两种问题都可以通过一个办法解决，就是邮件，指定货代最重要的工作就是跟国外联系，绝大部分是靠邮件完成的，所以指定货代对邮件的管理是比较严格的，所有员工都有邮件地址，你可以向收货人索要，一般都有24小时必须回复邮件的规定，指定货代的员工可以不接电话，但邮件是必须回的，而且邮件可以做为证据，谁对谁错，谁的责任一目了然，所以建议如果可以的话多用邮件沟通，托单用邮件附件带过去，收发货人，目的港，货物毛重件数体积，品名唛头，起运港，目的港，货好时间，整柜还是拼箱，报关报几票，有无商检，装箱方式，PO号码全部在托单上写好，货代基本上就不会有什么问题，根本就不用多余的沟通，节约大家的时间。如果发送后过一到两天货代没有回复，则可以向收货人发邮件，附带上你给货代发托单的邮件，证明你没有延误订舱，叫收货人帮忙解决。收货人一般会把邮件转给指定货代目的港分公司，目的港分公司会转到起运港分公司，指定货代的邮件原则一般是，如果收邮件的人一定时间没回复，就会发给他的上级，如果上级再不回复，就再发职位更高的人，一旦指定货代目的港介入，一般邮件很快就会有回复。

如果你第一发的人不是负责的人，你的邮件就会被转给别人，有时候会转经多人，还弄不清楚应该谁负责，甚至出现不同分公司之间的中转，比如你是在天津的，国外给你的联系人是北京的，但北京的把邮件转给了他们天津分公司，那是因为指定货代内部有职位和地域的分工，可能是按发货人归属地分，按航线或者国家分，也可能是按照客户分，一般来说都会找到负责人，如果邮件转的太多，看的头晕就在邮件里全部回复，直接问你的货应该是谁负责的。

二、跟国外确认好使用哪家船公司，船期，约号等信息。

指定货代的员工拿到你的托书了，如果是整箱，就开始跟指定货代的目的港分公司联系，问国外用哪家船公司，约号用哪个，指定货代内部对船公司的选用基本遵循谁付费，谁选用船公司的原理，海运费到付，那么船公司就会由目的港指定，谁有钱谁老大啊。指定货代一般跟很多船公司都有约价。

外贸公司可能会碰到两个问题，一是货代已经收到托单，但迟迟没有配船信息回复，这一般是因为目的港还没有给起运港这边回复用哪个船公司，有的外贸会问指定货代船期一般是什么时候，这也是让指定货代不好回答的问题，有些指定货代会有自己经常选用的船公司，比如天津威胜物流经常用天津某船公司，或者这个收货人一般使用或者有SOP规定用哪个船公司，但最终都以目的港的选择为准。如果指定货代说国外还没回复，你也就不要多问了，问也白问，不如写邮件给收货人说你们货物备好时间是什么时候，已经把托单给指定货代了，但指定货代还没有安排船期，叫收货人那边知道情况。

另一个问题是指定货代给出的配船信息不是你理想的装箱时间，比如你的货物周一包装好可以装箱，最理想的船期是A船公司周二截关，周四开船的船期。但指定货代给你配出来的船期是B船公司周日截关，周二开船的，那么你的货只能等到下周再出运了，而刚好不巧,你的信用证规定周五到期，那你就比较悲剧。这种情况一般也不是指定货代成心找你麻烦，而是这个指定货代B船公司的约价比A船公司便宜，用B船公司指定货代的利润高。如果负责你这票的指定货代员厚道一点，他会跟指定货代目的港说明情况，建议国外改配A船公司，指定货代目的港分公司可能会跟收货人说，加收些运费什么的，一般取决于收货人要货是否紧急，能否成功改配就不知道了。碰到不厚道的员工，就根本不会搭理你，因为指定货代的客户是国外收货人，他们不会在意你有什么意见。在这个步骤里外贸公司最聪明的做法是，告诉指定货代什么时候可以装箱，问指定货代最合适的船期是什么时候？是哪家船公司的？船名航次是什么，然后告诉你的收货人，你的货物什么时候可以装箱，最合适的船期是什么时候，建议收货人选用，化被动为主动。