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外贸实务指导:轻松管理工作邮件五招

1.在Outlook Express里面,默认的邮件文件夹地址在系统盘,遇到重装电脑的时候很容易丢,所以可以更改到非系统盘,点击工具-选项-维护-存储文件夹,将文件夹更改到非系统盘。
2. 在Outlook Express里面,按照客户姓名或者地区等,新建文件夹,将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹,将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
3.重要客户的重要邮件,应该及时保存到安全的地方,单封邮件用另存为即可,如果多封邮件,可以全部选中,按照附件转发,存储新的邮件即可,你要保存的信息都在附件里面。
4.对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息,可以单独保存。比如公司的介绍。还有比如你给了一个客户一个方案,或许以后还有其它客户询 问相同或者相关的东西,如果你保存好了,可以马上COPY过来,不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢,要花费很多的时间去查找或者重新做。
5.定期将客户邮件内容整理出来,用一个EXCEL表格统计发给一个客户的信息,哪天发了什么东西,报了什么价格,一目了然。重要客户的信息可以打印保存,最安全。

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