商务便条与函件写作方法

商务便函与便条
审题：
Mr Smith, your boss, told you to ask Ms Liu to attend a sales presentation on a new product.
Write a note to Ms Liu:
*saying who wants her to attend the sales presentation;
*informing her when and where the sales presentation will be held

有同学写成Mr Smith told me to ask who wants to attend
有同学写成 Please write a note to Ms Liu asking her to attend a sales presentation.
一定要把题目看清楚，再下笔写。

（一）商务便函
一般公司企业往往都印有按照自己公司风格的商业便函，请看下列例子：

Memo
To：(收信人)
From:（发信人）
Date:（日期）
Subject:（事由）
Message:（正文）


大企业往往拥有许多分支机构，其商务便函信笺就包含较多的内容，如：

Memo
To：(收信人)
Company：(分公司)
Dept：(部门)
Location & Ext：(地址与分机号)
Subject: From:
Company：
Dept
Location & Ext:
Date:
Message:


商务便函一般由以下几个部分组成：
1、Memo： Memo是Memorandum缩写，因此也可以用Memorandum，此外还有Internal Memorandum和Interoffice Memorandum，其意思都是一样的。
2、To：这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用，如：
To：Mr. John Smith，Sales Manager
3、From：这一标题后应写发信人的姓名与职衔：职衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。
4、Date：日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。
5、Subject：这一标题后是写事由的，即用一个或几个词汇简单概括便函的内容，以便查阅。事由必须简洁明了，不要用完整的句子，如：
Changes in Travel Advance Form
Promotion of Staff
Vacation Schedule
Participation in Training Programmes
6、Message
商务便函还可以根据实际需要在末尾增加发信人的姓名首字母、附件、副本抄送等。



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