39、一张神奇的表格 自从我跟随XIA做事,至今已经三年多,期间听过来自同事、客户、工厂的赞许不计其数,往往是这样说:“你们师徒俩做事真是有条有理清清爽爽,一点也不赶急赶忙的。”或者说:“一看阿妙做事就知道她师傅是谁,规矩全学到了,做事真是明白。”及至后来我们辞职,两个人一年做两三百万美金的订单(没有招人帮忙),工厂的人过来拜访,看到我们悠悠哉哉地在啃苹果听音乐,惊异不已,说:“人家那里全忙得一团乱糟,你们真是轻松,可也不比人家做的少呢。”
要说起来,轻松做事的秘诀不止一条两条,不过,在我看来,有一点是尤其至关重要的:我们有一张神奇的表格。
这种EXCEL表格是XIA教给我,至于他是自己发明的还是从他的师傅那里传承来,我就不知道了。表格的“列”包括以下内容:合同号、订单号、款号、货物描述、针型、数量、重量、确认样寄出日期、确认样确认日期、船样寄出日期、船样确认日期、辅料状况、美金卖价、人民币收购价、船期、发票号、工厂名。而“行”里面就是每一个合同了。
这样,一季的订单就是个填表格的过程。
客人新的订单来了,先把基本情况填写好,包括合同号、订单号、款号、货物描述、针型、数量、卖价、船期。
给工厂打样后,填好工厂名,然后是什么时候寄出样品的。样品来了后,重量是多少,记录下来,如果客人确认,大货就必须按这个重量。
客人什么时候确认了样品,也要把日期记下来。
辅料什么时候订下去的,什么时候发给工厂了,都要记录。
每隔几天,就把整个表格浏览一遍,哪些样品的“寄出日期”还空缺,就表示工厂还没有送过来,赶紧打电话催;哪些样品看看寄出时间已经有一阵了,“确认日期”还没填上,就得催催客人,赶快确认;哪些单子辅料还没有发的,要联系辅料厂。
每个月头,把本月要出货的船期全用红笔画出来,提醒自己要寄船样给客人,因为船样如果不确认,是不可以出货的;还有就是要提前配船。配了船马上要走货的,就会填上发票号。
隔一两个星期,表格上手填的新内容多了,就在电脑里更新一下,重新打印出来。已经出货的订单,整个这行就抹成浅灰色。
渐渐的,一个单子一个单子全填满,一个单子一个单子全抹成了灰色,留下没有完成的白色订单越来越少,直到没有,一年的忙碌就结束了,完全有条不紊。
这份表格对于我们真的很重要,每天一上班,我的桌子上总离不开它,有时候XIA要用一下,就跑过来问我借去,马上就跑过来还给我,因为他知道,表格不在,我就停在这里不干活了,因为我无法对照出客人给我确认的某某订单是在哪个文件夹里,也无法回答客人询问的“几号寄出某款样品”的问题。
每一年的文件资料太多,订单做结束,资料全都可以束之高阁,可是电脑里留着的完全版本的表格却是绝好的历史档案,第二年、甚至隔了一年,客人想翻单(REPEATORDER),做前面做过的一模一样的某个单子,那只要从电脑里调出来,告诉工厂是去年某某合同的翻单,直接做就可以了,卖价和收购价都跟去年一样,多少就是多少,全有记录的,重量也有记录,工厂不可以乱变重量。
我们的文件架子上有十几本厚厚的文件夹,可是到工厂出差的时候,只需要带着这本几页纸的表格就可以了。一年一百多个订单,轻松搞定,我们当然要啃苹果、听音乐、看小说啦。