在外贸企业产品价格、出口营销等差异化越来越小的今天，管理已经成为企业竞争中拉开差距、做大做强的关键所在，而引进优秀的外贸管理软件正是快速提升企业管理水平的有效方法。但对于大多数企业而言，如何正确选择外贸管理软件是个陌生领域，它不像对自己本行业的产品那样容易了解、鉴别。因此，有相当一部分企业在实施外贸管理软件时遭受失败，有的甚至是多次。 “富通天下”作为行业的领导品牌和一个负责任的公司，我们有义务给广大的客户一些专业的建议，特别是正准备实施外贸管理软件的企业。为此，我们结合拜访中遇到的众多客户失败的惨痛教训，专门印制了这本“9要诀”，每个要诀可以说都是企业投入几万甚至几十万的损失换来的，希望能对大家决策有所帮助，避免管理上的投资损失。不管您目前是否决定引进外贸管理软件，如果这些理念能对您的管理决策有所启发，我们会感到非常欣慰！ 1.选择外贸管理软件，一定要有“挣钱”和“数钱”二个阶段的管理 10年前，外贸经营权没有放开，很多外贸企业处于“订单来不及”的状态，那时企业担心的不是订单，而是如何管理落实好大量订单。因此，早期的外贸管理软件也都是以订单后的生产采购安排、财务库存等内容的管理为主，这个过程好比是“数钱”阶段，直到现在许多外贸管理软件还仍然是以这个阶段管理为主。 但随着自营进出口权的放开，外贸竞争的日趋激烈，企业逐渐从“订单来不及”转变成了“订单吃不饱”的状态，客户资源的争夺日益加剧，出国参展、登网站杂志广告的营销投入不断加大。由此，“挣钱”阶段的管理就变得日益重要起来：谁能对客户的查询作出迅速的反应，谁能有效地跟踪好客户，谁就最有机会获取客户订单。否则没订单的话，就根本谈不上管理订单了，这就象“没有钱就谈不上理财”一样。 所以，“富通天下”认为完整的外贸管理应该是“客户资源管理系统”和“外贸业务管理系统”的有机结合，缺一不可，只有这样才能实现“挣钱”和“数钱”二个阶段的管理。否则，随着企业管理的发展，软件不是用不上了就是要重新购买，浪费精力和财力。 2.选择外贸管理软件，考察其成熟性、稳定性是重点，特别是对于邮件功能 现在外贸管理中，邮件的管理已经越来越被企业所重视，因此许多软件公司看到了这个市场机会，于是纷纷推出了兼带邮件功能的外贸管理软件。 事实上，简单实现邮件的收发不是关键问题，挑战在于它的稳定性与可靠性。以 “富通天下”为例，专业的外贸邮件工具，真正成熟稳定均要在5年以上，并经过了数以万计用户的实际使用检验。而市场上一些匆匆推出的外贸软件的邮件功能，从其开发到销售一般才一年左右时间。这些公司可能成立有几年了，但之前的软件产品是完全与邮件通讯技术无关的，现在纯粹为了炒作一个销售概念，那用户轻易使用的风险是非常高的。 比如，您的业务员收到一个新客人的询盘邮件，他也很认真地回复了，但客户就是没有反馈，而这种情况的出现很有可能是对方根本就没有收到邮件，因此危害特别巨大。因为出现这种情形往往很难发现，除非国外的客户确实非常喜欢您的产品，主动和您的业务员再联系，否则新客户就这样在不知不觉中丢失了，而您还不知道其中原因。 因此，在外贸领域，有时候一封邮件就意味着一个订单，如果连可靠性和稳定性都得不到保证，那就失去了外贸管理的根本和基础，没有哪个老板会愿意拿自己的生意去冒这个风险。因此，我们强烈建议：看下是否有国内或行业内的知名大企业（上百人使用、客户遍及世界各地）在稳定使用该邮件工具2年以上的，通常他们的评估要求会更苛刻，决不容许有丝毫差错。当然，如果能电话或实地了解一下，就更有利于正确决策。 3.选择外贸管理软件，其核心技术必须自主开发，功能绝对不能七拼八凑简单集成 市场上一些软件供应商由于自身缺乏核心技术和研发实力，往往在客户很重视某个功能时，先答应客户能做到，然后一些重要的功能就直接从第三方购买嫁接。然而，由于各功能模块是七拼八凑的简单集成，后果就是无法做到数据传输的无缝衔接和技术更新受制于人，稳定性和易用性大大降低。很多企业信息化失败的直接原因也在于此。 以外贸软件的传真管理为例，这是一个技术难度非常高的功能，一些外贸软件的产品介绍中也说有传真管理，实际上是用其他公司的“语音传真卡”来替代，自己根本没有配套的硬件和传真驱动程序。殊不知，“语音传真卡”是以语音功能为主、传真功能为辅的设备，在传真通信方面本身就存在技术缺陷，收发正确率较低，根本不能用在外贸行业的传真通信。 特别，如果自己没有核心技术研发能力，那像“富通天下”所具备的手写纸张传真直接发送、断点续传、同号合并等等很多重要而实用的功能就无法实现了。 所以，对外贸管理软件，我们不光要看它有什么功能，更要看它是怎么做到的。这就好比您需要一部“能拍照的手机”，但对方却给了你一部手机外加一架照相机，那就和您的初衷背道而驰了。在市场上，我们还看到一些外贸软件，将传真机发过的文件集中放在一个文件夹里就说有传真功能了，这就完全是在欺骗客户了。 4.外贸管理软件的发展趋势已经由“以功能为中心”转向“以客户为中心” 市场上的外贸管理软件从90年代末开始到现在，管理结构几乎没有变过，都是互相抄袭、千人一面的“客户围绕功能转”的结构，这点从软件的界面一眼就能看出，常常是左边一排功能模块按钮。 这样的设计，很难对客户的情况有个全面的掌握，更是与外贸“服务和跟踪”的新理念不相适应。“富通天下”倡导的“以客户为中心”，就是要选中客户就能马上知道：我们和客人都有过哪些邮件和传真的往来、给他寄过什么、他让我们开发过什么样品、报过什么价格、签过哪些合同、备货出运怎样了、定金应收款情况如何了等等。客户管理应该从一张名片到核销结束，信息一条线非常清晰。 5.选择外贸管理软件，一定要让业务团队参与评估 选软件的是管理者，但用的最多的往往是下面的业务操作人员，特别是对于生产型企业。为什么很多软件用一段时间后就实在无法推行下去，最后成为摆设？原因就在于软件的界面臃肿、流程混乱，操作繁复，甚至还要退回到手工，大家意见非常大，严重影响了工作效率。 因此，决策前能听取使用人员的反馈是非常重要的！很多软件供应商往往回避这个问题，甚至自己也承认业务员会抵触，根本原因就还在于它的设计和功能，禁不起实际用户的检验。他们最热忠的是说服决策人员购买，其他人的意见体会并不属于他们关心的范围。 “富通天下”的理念是应该在业务员喜欢用、离不开的前提下，不知不觉地帮助公司建立起有效的管理，甚至出现业务员换了工作还建议新公司去买的情况，那才能达到理想的管理效果。因此，软件购买前，给所有人员做全场详细演示是必须的。相信，很多过不了这关的外贸软件就会自然被淘汰了！ 6.选择外贸管理软件，长期的服务保障是关键 目前市场中，很多外贸软件企业单纯为了追求销售业绩，采用了一些不负责任的销售服务模式，比如：在各地到处发展代理商进行销售，不管你以前是卖电脑的还是卖游戏软件的，谁能带来生意就和谁合作；到一个地方找个酒店开几场演示介绍会，然后签单收钱就走的打猎式销售等等。后期的软件实施、日常维护，最多采取低成本的电话和QQ远程协助，这样做极大地影响了用户的正常使用与沟通，甚至造成了用户对整个行业的不信任！ 买软件，从一定意义上说实际是买服务、买放心，更是买未来，它的价值只有在持续稳定的使用过程中才能体现出来。因此，没有服务保障的软件就象一枚定时炸弹，随着时间的推移客户会越来越担心，甚至弃而不用最终成为摆设。 管理软件是一种特殊商品，更是一种需要不断沟通创新的管理工具。基于这个信条，“富通天下”在行业内唯一坚持采用“本地化设机构、公司直接负责”的销售服务模式：所有合作客户2小时内的无限次上门响应、每月1-2次新功能的主动例行升级、用户新员工的即时面对面培训等等，这些措施虽然成本昂贵但却赢得了客户的尊重，体现了我们的价值观：做的是事业，不仅是生意。 7.满足个性化需求不等于就是要量身定做 不同的外贸企业，管理需求上肯定有差别，但是“为您定做/二次开发”或“专门请人开发”的思想往往造成了软件价格的严重虚高，明明是可以通用的需求却变成了定做提价的借口，更堪忧的是背后隐藏的风险，表现在： 1.随着企业的发展和管理的调整，软件的升级是必须的，因此费用就要不断投入，如果遇到软件公司漫天要 价，成本就更难控制，骑虎难下； 2.企业一家考虑软件的功能和运用，角度单一，无法博采众长为我所用； 3.由于是项目化操作，因此软件开发团队本身的不稳定性给客户造成了严重的后患，一旦某个人员流动，或者 临时组建的团队解散，那软件的长期升级维护就很难得到保证。 因此，在世界范围内，“软件产品化，实施个性化”已经成为管理软件的发展趋势。所谓软件产品化，就是要求软件能融合最广泛企业的运用需求。如果100家企业的定做需求都能在软件中得以实现，那么任何一家企业就可以无偿、顺利地得到99种新的运用了。所谓实施个性化，就是要求在具体实施时能结合企业特点，在产品化软件中规划出合适的功能运用和业务流程，这样才是真正的“量体裁衣”。 “富通天下”从来不接受软件定做开发，但却积极采纳吸收个性需求。以外贸管理模式为例，“富通天下”现在可以给只有几个业务员的小型外贸企业使用，也可以给上百人、有十几个部门的大型贸易集团使用；可以给纯贸易的进出口公司使用，也可以给生产型的企业使有；可以给一单到底的业务员使用，也可以给接单采购分离的业务模式使用，之所以能这样实现就是印证了这个思想。 8.慎用BS（浏览器访问）结构的外贸管理软件 现代商业环境下，管理者业务人员经常要出差出国，分公司办事处分布各地，在此情况下，公司以外的系统使用就自然产生了。要解决这个需求，答案就在于软件要能实现“远程访问”。 但是市场上，有些外贸软件公司由于自身技术实力上的限制，根本不从客户的利益角度考虑，就简单地采用了看网页的浏览器来实现远程访问，这样做会带来二方面的问题： 1.安全性。任何一台电脑都装有浏览器，正是由于它的普及也带来了安全上的隐患，现在浏览器成了黑客、 病毒最易攻击的入口，许多网上银行等帐户资料被盗就是例子。 2.易用性。由于浏览器主要是用来看网页的，因此它不需要实现复杂的计算操作、功能运用和报表打印等需 求，但外贸管理恰恰相反。所以，基于浏览器的外贸管理软件易用性就非常差了。 综上所述，为什么大型企业的ERP、财务业务系统较少采用BS结构，就不难理解了。 “富通天下”通过在使用电脑上安装专用“远程访问”程序，同时启用电脑主板网卡等身份验证技术的方法，就避免了浏览器访问带来的安全问题。以后，公司以外的电脑要访问系统，首先它必须要装有公司专用的登陆程序，其次要过主板网卡身份验证这一关，这样一来，像网吧或者不明身份的电脑就根本无法访问了。 特别，“富通天下”专门针对远程访问研发的“数据流优化”技术，在不降低易用性和使用功能的前提下，大大加快了网络访问的速度。 9.要从“投资”的高度筛选外贸管理软件 外贸管理软件可分为“消费型”和“投资型”二种类型，不同的类型对客户的意义和价值是截然不同的。 市场上绝大多数外贸管理软件的功能，定位于对业务信息的记录、汇总、审批和统计，它没有看到信息背后隐藏的价值，软件存在的意义只是停留在提高工作效率，规范流程等传统的领域。这类软件，称之为“消费型”外贸管理软件，钱花了也就花了，不管使用效果有多好，它无法带来增值的效应。 “投资型”外贸管理软件则完全不同，既然定位是投资就一定会有超值的回报。以“富通天下”为例，可能软件本身投入不多，但它却把企业的信息当成金矿来管理，从软件诞生之初就确立了“促成外贸企业创造更多定单”的使命。正是基于这个理念，七年来，软件才能不断研发创新，推出众多贴近外贸、极具增值效应和决策导向的功能（出于行业秘密考虑，愿与客户当面沟通）。 目前，作为浙江地区客户数第一的高端外贸管理软件品牌，越来越多老外贸的需求和建议加速了“富通天下”向更具投资功效的方向发展。非常多的新客户对“富通天下”有相见恨晚的感觉，也正是得益于此。
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