公司采购管理办法

  第一条 请购单
    1.请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。
    2.来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。
    3.特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明原因，以急件递送。
    4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。
    5.以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。
    第二条 批准权限请购批准权限规定如下
    第三条 采购规定
    1.内购由国内采购部门负责办理，外购由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商或代理商议价。对于专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。
    2.采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：
    (1)集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。
    (2)长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。
    第四条 国内采购作业外贸知识
    1.价格
    (1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。
    (2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核签，并转使用部门或请购部门签注意见。
    (3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。
    (4)对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。
    (5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后，主管应立即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
    2.呈批
    (1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。
    (2)采购审批权限。
    3.订购
    (1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
    (2)分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。
    (3)采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。
    4.进度控制
    (1)国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。
    (2)采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
    5.单据整理及付款
    (1)来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
    (2)内购材料须待试用检验者，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未订合约部分，按采购部门报批的付款条件办理付款。
    (3)短交，待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
    (4)超交，应经主管批示方可按照实收数量付款，否则仍按原订货数付款。
    第五条 国外采购作业
    1.价格
    (1)外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形(比如独家制造或代理等原因)下除外，但应于“请购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。
    (2)请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。

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