报关单务主要就是进行货物的进出口交易。让我们来了解一下货物进出口的程序和跟单员所要做的工作。跟单大部分都不需要遵守以下过程,因为其贸易以单个商品为主。
货物的出口交易有两种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结等。
第一,先明确一点,你是跟单,不是经理。那么跟单阶段的任务就明确了,其实跟单很简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作,把信息即使地在两者之间进行反馈。
第二,经理接回定单,业务员和客户进行沟通,确定初步意向后。客户来样,把样品和加工的细节进行整理。此时,将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后,经过业务部经理签字,将样品和打样单(打样单
要复印一份,正本留自己保存)。给打样室,打样。
第三,寄送样品,必须留好底样,并作好详细记录。
第四,客人经过多次反复确认,最终确定细节,和所有事项。
第五,把所有资料整理备案,确认无误后,和工厂进行沟通,联系合适的工厂(若不是自己的工厂,那么要多咨询几家,当然,是经理以前考察过的)。
第六,要求工厂制作流程单,并再制作一次样品给你确认(主要确认规格等)。
第七,确认工厂有能力做时,书面下正式的订货合同。订货单要根据合同来做,把品质要求,包装要求,和备注事项,交货日期。写清楚。
第八,准备各种所需物料,此间继续保持和客人工厂的沟通。
第九,及时反映工厂在生产过程发现的问题,和客人进行有效的沟通。在和客户沟通达成协议后,将客人的意见立刻马上反馈给工厂,此时就包含了沟通的技巧。
第十,控制生产流程,当然要具备很强的专业知识。
第十一,生产完大货,进行包装,联系客人派验货员检验货物。
第十二,联系货代。做外贸业务。并提前寄交货代。若生产有问题,导致不能即使出货要提前通知货代,以便其另做船期安排。
第十三,出运完成后,给客人及时发Delivery note,并精心安排船头样!!!
第十四,认真整理各项付款单据,及时做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下,则先传副本给对方,要其付款。L/C项下,则交由财务部到银行进行相关事项。
第十五:到核销单等相关单据回来后,将单据交由财务部进行结汇,办理核销退税手续。