外贸函电的基础知识

商务英语函电写作基础知识

Basic Knowledge of Business Letters Writing

（1）Letterhead

外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号及E-mail等,有些会将经营项目,注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。

（2）Reference and Date

参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Your ref.: Our ref.:

打印日期注意事项：

①年份应完全写出，不能用(94)代替(1994);

②月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写;

③日期最好用基数字。

（3）Inside Name and Address

受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档和以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离，原信仍能保持完整，便于查阅。

（4）Attention Line

如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of。

例1 Richard Thomas & Bald wins Ltd.,

151 Gower Street

London, SC7 6DY,England

Attention Mr. Cave

or Attention of Purchasing Manager

（5）The Salutation

这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：

Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr. xxx

称呼后面的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：

事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。

（6）Body of the Letter

这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。

在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如

We hope to receive your early reply.

（7）Complimentary Close

结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：

Dear Sir(s), Yours faithfully, or Faithfully yours,

Gentlemen: Truly yours, or yours truly,

Dear Mr. xxx, Yours sincerely or Sincerely yours,

（8）The Signature

结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。

外国函件都必须由负责人亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。

（9）Enclosure

如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下：

Encls.: 2 Invoices

Enc.: 1 B/L

1 Photo

1 Certificate

（10）The Carbon Copy Notation

如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”

（11)Postscript

信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签署，本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。

2)Dissimilarities in Letter Writing

英美书信的不同写法

(1)称呼用法:英式一般用Dear Sirs,后用逗号。美式则用Gentlemen:后用冒号。

(2)结尾语的用法:英式和美式的习惯各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商业书信。英式则不然,商业书信或亲友间来往书信中都可用。

(3)日期的写法:

（1）按日月年排列。如 12th October, 2001或 12 October 2001（英国英语）

（2）按月日年排列 （美国英语）

此时要注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。如：January24, 2004

写日期要注意下列各点:

①年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。

②月份要写英文名称,不能用数字来代替。忌讳：

如12/10/19 is a bad taste, and it may easily cause confusion because in Britain this date would mean 12th October19…, but in the United States and some other countries it would mean 10th December19….

③月份名称可用缩写,如Aug.代替August; Oct.代替October;但May,June,July本身很短,不再减缩了。

3)英式/美式信封写法的不同点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式。另外,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角。航空信的空邮字样“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式写在信封的左上角,美式则写在贴邮票的下方。

4) 常见问题:

(1)在公司名称的前面加c/o(care of),意思是由其转交,说明本信是一封私人信要由本人拆封,总收发不要拆。有时候外国商人来我国访问未到达以前,无一定信址,信件常由邀请公司转交,千万不要误拆,以免误会。

(2) 如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC是carbon copy二字的缩写。

5)The principles of addressing envelopes:

accuracy 正确

clearness 清晰

appearance 美观

具体注意事项如下：

收信人的姓名地址应写在信封的下半部偏右的位置上。

发信人的名称地址通常印刷在信封的左上角。

信封的右上角为粘贴邮票的位置。

信封的左下角可留作附注。如“航空”（Par Avion / By Air），“挂号” （Registered），“机密”（confidential）等。

A C/O B，即由B转交A。