六招管好采购团队

六招管好采购团队


采购经验信息分享 2019-06-25 09:05






最近有学员问我：“我是外企的采购部门经理，最关心的是绩效和合规问题。我想从流程、授权和激励的角度来管好团队，是否可行？”
答案是不行。
流程和正向激励固然重要，但采购管理者深入到一线工作，真抓实干更加重要。
我给采购管理者支六招，帮助您达到最优绩效。
1、抓采购计划
在很多企业，年终或者年初时，各部门需要上报下一年度的采购计划，其中包括原材料、固定资产和维护维保等等。
采购经理要仔细研究采购计划，提前对大额采购项目摸底，要求采购员提前开发优质供应商，确保在真正采购时有充分的竞争，能够把价格控制在预算目标内。
预算目标有四种来源。
（1）采购申报
优势是较为快速而准确；劣势是采购降本动力不足。
（2）使用部门申报
优势是不让采购既报预算又控制实际价格；劣势是价格天上一脚地上一脚，不专业。
（3）根据上年采购价格申报
优势是会推动采购持续降价；劣势是没有考虑每年的价格上涨因素。
（4）将上年采购价格削减作为本年的预算
优势是快速降本；劣势是过度依赖低成本竞争，采购人员大量流失。
2、抓订单与合同审批
在一定金额以上（如1000美元），采购员必须三家比价，之后将比价表或成本分析表附在订单或合同后面，供应商盖章的报价单也要附后，以便采购经理审批。
其中比价表示例如下。






当采购经理看到上表时，第一反应是KPI - 预算目标（对于没有预算制度的企业，采购经理可以参考历史价格）没有完成，那么这张单子可以被批准么？
当然不行。
接下来需要采购员再次议价。如果仍旧不达目标，需要采购经理直接与供应商谈判，或者另行开发新的供应商，或者跟使用部门协商更换品牌，最终完成预算目标。
但是如果这张单子金额很小而且确实预算做低了，采购经理在确保总体预算目标达标的前提下，可以酌情签字释放。
成本分析表示例如下。





成本分析表一般使用在直材或者设备与土建类的采购中。采购经理不但需要考察预算目标是否完成，更重要的是考察最低价是否合理。
在本案中，三家供应商在原材料的价格上差别不大，可以视为合理。但是在加工费上，供应商B要比A便宜25%，比C便宜13%。这时采购经理需要让采购员调查清楚，供应商B加工的优势在哪里？可能是自动化程度高或者设备折旧完毕等等原因。
一切答案皆合理后，采购经理签字批准。
3、抓供应商
虽然很多外企强调责任人(ownership)的理念，即负责某一品类的采购员对该品类的供应商开发、询价、定点拥有一定的决策权，但是采购经理如果不熟悉公司的战略供应商或者核心供应商，是不利于业务管控的。
所以采购经理应该经常走访供应商，与供应商交谈，提前把自己的战略思想（比如将来要优先发展近地供应商，实施JIT等等）和当前面临的困难（比如库存太高，账期压力大）跟供应商交流，以便尽早得到供应商的支持。侧面倾听供应商对您的公司和对口的采购员的评价，提前发现问题、规避风险。
在公司需要开发新的供应商时，采购经理要敢于推荐优质供应商，以便了解采购员在招标和定点过程中是否保持了公平性和透明性。
4、抓项目进度
采购经理应该学习QRQC（Quick Response Quality Check）的方法，每天早上跟每一位下属沟通昨天任务的完成情况和今天必须完成的任务，及时为下属提供解决方法，确保各项任务及时完成。如下表所示。





（1）针对上表中的任务1，采购经理可以每天了解一下进度，不必浪费时间参与；
（2）针对上表中的任务2，采购经理必须要知道在哪个环节进度受阻，比如在认证与评估环节，因为供应商质量工程师没有时间考察新供应商，导致项目拖延。这时采购经理需要出面跟质量部经理沟通，协调资源。之后依旧让采购员乙主导项目即可；
（3）针对上表中的任务3，采购员丙已经搞不定了，采购经理必须要亲力亲为。造成红项的原因可能是ERP系统搭建混乱，采购员无法取到必要的数据，比如无法计算预算目标完成率。这时为了追赶截止日，采购经理需要全程指导采购员查阅所有纸质文件，手动统计预算目标完成率，最终完成季度部门KPI报告。
5、抓岗位技能评估
采购经理应该时刻关注员工技能与岗位要求的差距，尽快通过培训、指导等方式提升员工技能，才能保证绩效。
下图为常见的员工技能差距分析表。






表中传递的内容如下：
（1）采购员甲是个工作经历不长的年轻人。语音能力比较好，但是采购技能比较欠缺，喜欢沟通和协作，是个值得培养的好苗子。采购经理可以为其安排采购技能的培训，或者指定一位好师傅，帮助甲弥补不足；
（2）采购员乙是个工作蛮久的采购。由于英语很差，即使采购技能较强，始终没有升迁机会，因为他与人的沟通和协作都很差劲。对于这种员工，采购经理可以强制他必须在1-2年内苦学英语，同时给他做辅导，帮助他理解沟通与协作的必要性。如果1-2年内不见效果，最终只能考虑辞退该员工；
（3）采购主管丙是一位升迁很快的主管，虽然工作经验不是很多，但是他的语言能力超强，采购技能比较不错，特别善于沟通和协作，能够胜任一线管理岗位。在其进一步积累工作经验之后，采购经理可以把他做为接班人培养。
（4）采购主管丁是一位“老”主管，语言能力不错，但是采购技能跟此岗位技能比稍微弱了点，跨部门的协作也稍微差了点，培训下属的能力也不强。采购经理需要提醒他注意自己的短板，在工作中提升。
注:
在管理岗位，比如采购主管，一般不会出现红项，除非前任领导真的是选错了人或者新任领导想要换人。因为这部分人往往是因为业绩突出、受人认可才会被升迁。
反过来想，如果员工看到领导给自己打红项，要判断是不是请我走人的潜台词。
所以采购经理给每一个人所打的每一个分数必须慎之又慎，如果出现黄项或者红项，必须能够向员工解释清楚，让员工能够接受，以免产生猜疑。
6、抓合规
有的经理想说我把自己管好了就行了，员工犯错需要自己承担恶果。
然而现实中没有这么简单。
当一位员工因为合规问题被举报，为了自保，他往往会说是部门经理指使他这么做的。虽然没有任何证据，但是至少一半人会相信，另一半人会半信半疑。
那么怎么抓合规？小姜分享三个技巧。
（1）在比价时，检查不同供应商的报价单的格式是否过于相似。
串标的供应商一般都会露出马脚，比如使用相同的格式，只是修改里面的几个数字了事。
（2）大额的订单或合同总是在你休假或者出差时被审批掉。
因为你学到了管好团队的方法，有些采购员不敢让你审批有猫腻的订单。只能等到你休假或者出差时，找不那么严格的主管或者总监批掉，企图浑水摸鱼。
所以除了监控自己审批的订单，采购经理还应该查看别人替你审批的订单或者合同，以便发现不合规的蛛丝马迹。
（3）对比历史价格。
有些采购员知道KPI的规则，以为完成KPI就万事大吉了。
在采购预算较为宽松的项目上，提高价格、意图牟利。
所以采购经理要查看历史采购价格，看看价格有没有上涨。如果上涨，要求采购员说清楚为什么上涨，要时刻保持警惕。
综上所述，采购经理必须充分掌控整个部门的工作和人员，才可以考虑完善流程、适当授权并为员工制定激励政策，以便锦上添花。
好了，今天的分享就到这里！
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