英文邮件格式详解：手把手教你写外贸客户开发信

很多做外贸的卖家在开发客户的时候都遇到一个普遍的问题：如何写一封高转化率的客户开发信？ 笔者见过很多国内的外贸卖家写的客户开发信，通常都写的非常生硬，粗犷，没有结构和风格。这样的开发信就算发了一万封转化率也是很低的。这篇文章，我们来讲一下怎么科学地写外贸客户开发信，如何优化英语邮件格式，提高客户的回复率。

邮件格式和内容与很多文案的内容一样，要注重结构性。一封完整的外贸开发信往往包含以下几个部分：

1. 邮件发送名
2. 邮件标题
3. 副标题
4. 邮件问候语
5. 邮件正文
6. 号召性用语
7. 邮件结尾
8. 邮件署名

1. 邮件发送名

你的发件人名称Sender Name是用户/客户在邮件中第一个注意到的东西。根据美国一项公司调查，42%的人认为发件人名称会决定他们是否打开他们收到的陌生邮件。发件人名称之重要可见一斑。

为了让你的发件人名称（Sender Name）看起来更友好，可以考虑以下几个建议：

提及你的公司品牌或你的产品。你的发送名可以包含你的名字，但不应该只是你的名字。可以考虑用下列的组合

• Holly from [Company Name]
• Kele at [Company Name]
• [Company Name] [Department]
• [Company Name]

发件人名称要尽可能短，简洁。大多数移动设备和电脑只显示最多30个字符。超出这个字符，用户看不到，体验也不好。其次，不要经常更改Sender Name，因为这可能会让收件人感到困惑，损害信任。发件人名称应该与发送人的邮箱地址尽量相似。这个不言自明了。Kate发送的营销邮件的邮箱地址肯定不能是mitchel@company.com

2. 邮件标题

邮件的标题和微信公众号的帖子一样也会极大影响打开率。根据AWEber的一项调查显示，82%的营销专家在发营销邮件时，他们取的标题都少于60个字符。平均为43.85个字符。（包括标点符号）

下面是几点改善标题的小建议：

1）保持邮件标题简短

移动端，Iphone对超过32个字符的标题将会省略掉，此外，相关数据表明，低于10个单词的标题在移动端有更好的打开率 (0-5个单词-16%，6-10个单词-21%)

2）标题要有温度和人性

62%的被打开邮件时因为他们的标题更有温度。很多互联网公司都会对邮件标题做A/B测试，比如Pinterest：这篇文章非常值得推荐:Pinterest团队在邮件标题中加入个性化元素的变量，做有结构性的A/B测试，找出目标用户对标题的那个G点。比如，加入收件人的姓名不明，可以使用像 ‘there’这样的词语， ‘Hey there’, ‘Hi there’, ‘Hey Emma’ 这些不同的称呼，pinterest 都会对它们进行测试。可以说是非常无孔不入了。

3)在邮件标题开头用有冲击力的词语

国外有一个文案的术语叫做trigger words。这些trigger words都是经过大量的广告实验被证明能够有效提高用户点击率的词语。Trigger words可以迅调动读者的情绪，带来行动。下面是一些例子。

‘免费’可能是最有效的trigger words了。每个人都想要免费的东西。但在广告过剩的今天，这个词语已经被滥用。注意在邮件里面不要频繁使用这个词语，不然很有可能会被服务器判定为Spam邮件。被证实过，被检验过的东西能够普遍得到人们信赖。proven这个词能够带来比较强的信任感。在标题中使用这个词语，可以让你的目标用户感到放心。可以在某些有案例，数据证明的产品宣传中使用这个词语。

4）使用emoji表情

针对年轻的用户群体，和某一些“轻松”的行业，比如快消品电商，游戏，可以考虑使用emoji表情增加与用户的互动性。

3. 副标题

副标题是标题后紧接着出现的一小段文字。它位于标题后，和标题一起显示。很多营销人员会忽略这一块内容，甚至没有添加preheader，这会让你的邮件内容看起来不专业。广告实验数据表明，使用preheader会让邮件打开率增加40%。

1)不要让邮件副标题留白。

如副标题空白，正文的信息前一行文字将会出现在这里。这看起来不专业，而且也失去了一个完美展示的机会。

2）保持邮件内容精简

副标题的长度取决于不同手机设备，操作系统的规格。通常来讲，40-130个字符就足够。大多数手机支持最多55个字符。

3）避免重复

副标题不应该是标题的重复，而是对标题的进一步补充，相当于一个副标题的作用。如果一封邮件中，你的标题是关于邀请收件人参加一个展会，那么你副标题可能是对这个展会做一个确认，而不是详细地区介绍这个展会

4）加入号召性用语Call-to-action

理想情况下，邮件标题或副标题应该要有call-to-action让用户做出某个预期行为

4. 邮件问候语

Greetings. Hi. Hey! Dear Sir or Madam… howdy?

英文中有如此多的问候语，是否有某一些的措辞表达会比另外一些的表达带来更高的转化率呢？

在使用问候语时，有必要思考公司产品与收件人的关系

问候语会给整个邮件定下一个基调。如果你的客户/用户是老派的商人，他们可能不会喜欢你过于亲昵的称谓。而，20多岁的职业白领可能不会喜欢Dear Sir or Madam这样的称谓。下图展示了各种问候语及各自的特点和区别。

5. 邮件正文

在收件人看到了标题，副标题和问候语之后，他们的注意力就会放在正文上面。重头戏来了，正文应该怎么样去撰写来提升营销邮件的表现呢？

1）了解你的收件人，并适当调整语言

职业的邮件，如果你知道你在给一个富有经验的CEO在写邮件，那么你应该避免使用随意、轻浮的语言。下图是一个糟糕的例子。

2）保持简洁

营销数据表现好的邮件的正文字数一般在50到125个单词。根据调查，200-250个单词的正文能够得到最高的邮件回复率（19%），而500个单词左右的邮件的回复率只有15%。不管怎样，建议营销邮件应该保持在一分钟能够读完的长度。

3）邮件内容注重产品价值，而非产品功能

不管是做产品还是做营销，我发现很多从业人员在向用户或者客户传递信息的时候，经常把信息重点放在自己的产品的功能上面，而不是客户的需求痛点和产品能给客户带来的价值。对市场人员来说，用客户的语言，而不是技术性，产品线语言去与客户沟通，在邮件中是非常重要的。

4）恰当使用色彩

色彩如果使用得当，能够锦上添花，给收件人带来心理上的影响。

举个例子：

• 红色可以用于Call-to-Action相关内容
• 黄色和橙色可以用来点缀价格便宜相关内容
• 绿色能够让人放松
• 紫色能够创造一种奢侈品的高贵感觉

但请注意，一封邮件太多颜色可能会造成视觉婚礼，整一封邮件，两种颜色就足够了。正文（或者背景）一种主色；Call-to-Action内容，需要吸引人的注意力的部分，另外一种颜色。

5)在邮件底部加入退订链接(Unsubscribe)

营销邮件应该让收件人有选择不接受邮件的权利，如果不给他们这个选择，你的邮件可能会被域名判断为垃圾邮件。

决定插入的附件类型可能有：

视频

插入视频能够提高300%的转化率。使用视频能够抓住收件人的注意力，更好的吸收信息。视频既可以在附件中插入也可以直接在正文中链接显示，如今5G来了，在邮件中插入视频更不是事了吧。另外也可以考虑GIF，或者YOUTUBE链接。

图片

使用图片。和视频一样，对视觉动物人来来说，图片能够最大化的抓取人的注意力。比如Infographics是一个好的选择，把数据信息以可视化的简洁表达方式传递出来。下面是使用图片时值得注意的一些点：

• 不要插入太多图片附件，一到两张就够了；
• 随时准备一份备份文本以防止图片在收件人的邮件无法显示。

链接

链接能够有助于提高转化率，市场人员经常使用。但注意不要过度使用，否则也有可能使得邮件被服务器判定为垃圾邮件。

6）选择字体

字体的选择非常多，在选择字体时，保险起见，我们可以选择常用的经典字体比如Times New Roman; Arial；或者做简单的A/B测试看看收件人喜欢哪一种字体。关于字体的选择下面有一份清单，来自于Stripo:




除了常规字体，你也可以选择使用网络字体；但网络字体可能无法被所有的邮件服务器接受，下面几个是接受网络字体的邮件商：

• AOL mail
• iOS Mail
• Apple Mail
• Android (default mail client, not Gmail app)
• Outlook 2000
• http://Outlook.com app

7） 优秀客户开发邮件案例：

除了给建议，我们看看优秀的开发信应该是什么样子吧：

下面是移动APP软件开发的Sales Pitch邮件




营销软件客户开发信：




另一封开发信：

6.号召性用语

Call-to-action (CTA)是诱发用户产生某种行为的文字描述，一些例子比如. “Click here,” “Buy now,” and “Subscribe.” 我们在写CTA的时候，要注意下以下几点：

• 只写一个CTA

两个以上的CTA会让收件人感到困惑。数据表明单一CTA能够提升点击率371%，提升销售额1617%。

• 使用大的字体，让CTA容易被注意到
• 加入一些设计元素：一个简单的 “Click here”链接的表现肯定比一个按键要差，因为文字与EMAIL的正文背景混在一起了。
• 让设计醒目：比如用红颜色的按键做CTA
• 增加称谓：比如 “Download your ebook.”
• 制造紧迫感，让他们现在就行动。“Download your ebook now.”
• 使用圆形的CTA按键。圆形的CTA按键能够提升25%的点击率。

下面是一个CTA例子：

7. 邮件结尾

邮件结尾的信息通常表达这样的情绪：期待再见；期待合作；感谢等等。根据HuffPost数据, 最常见的结尾表达是thanks (62%), name or initials (46%), sincerely (44%), love (28%), and regards (22%). 最让人讨厌的结尾是 “peace” (21%).

下图对不同种类的结尾表达方式做了一个总结。好的和坏的例子都做了总结，方便各位比较：

8.邮件署名

邮件署名 一般包括: 姓名, 电话，邮箱地址，网站链接等。通常情况下，市场人员会加入他们的社交媒体链接。有时还有一些有趣的Quote，但这些行为可能会被一些收件人感觉不职业。

我们不要低估了署名的重要性：

• 超过一半的市场人员在邮件中用了署名(52%).
• 有照片的署名能够提高 32% 的邮件回复率。

以上是一些邮件署名的优秀案例：







署名可遵守以下原则：

• 署名的底色尽可能保持简洁
• 文字内容保持在7行以内
• 附上一张你的照片
• 附上您的公司信息
• 附上联系方式，方便客户直接联系
• 添加您的社交媒体链接标识，增加亲和力

总结

现在，按照以上几点来做，你的客户开发信的可读性一定会大大增强。 当然你还需要不断练习，练习写出最佳的英语邮件主题，优化格式和结构，以提高打开率，以专业的方式向客户打招呼，添加表现良好的CTA来提高点击率，结尾语及署名要显的专业。做到以上几点，你的客户开发信转化率一定能显著提高！

原文发自 https://snovio.cn 转载请注明




关注http://Snov.io，随时学习外贸营销知识和http://Snov.io工具促销信息。