如何写出一封专业级的外贸邮件？

邮件是外贸工作中接触最多，也是最重要的东西。然后对于很多人来说确经常把握得不好，容易导致出现很多错误。下面的邮件是根据一位殿堂级外贸老湿分享整理总结而来，相信大家看完后会对自己的邮件写作有一个全新的认识。







01｜Prewriting: 写邮件前需要考虑的问题

1. Purpose: 你写这封邮件的目的是什么，你能为客户带来什么？
2. Consider who you're emailing : 你要发给谁, 此人的地位是什么，你们的关系如何？
3. Subject: 这封邮件的主题是什么？能否吸引客户打开阅读？
4. 思路：分几段，怎么写，主要用哪些句型。如何用最简洁的语言突出你的优势？
5. 语气：直接or委婉 ？
6. 正文该如何写？

02｜发邮件后的3种处理方法

• 进收件箱
• 进垃圾箱
• 直接拦截

1.进垃圾箱可能的原因：

• 大量出现spam敏感词
• 非正常拼写：用其他字符代替字母：w0rds,L3tter
• 颠倒大小写：uPPer, CaSE
• 全部大写
• 超链接太多
• 邮件内容插图片
• 附件太多
• IP被视为垃圾邮件
• 一段时间内，发送频率过快，内容重复度过高

2.改进方法：

• 邮件中尽量不含有spam敏感词（不知道spam词是什么的可以百度）
• 注意检查字体拼写
• 邮件中超链接不要太多
• 附件不超过3M
• 使用多IP地址发送: 可以使用科学工具切换IP地址
• 使用多种邮箱发送: gmail, hotmail, outlook,企业邮箱
• 要有针对性：不要群发，一对一发送，尊重客户
• 尝试不同的模板，不同的邮件，不要用同一模板发送N个客户
• 通过邮箱有效性验证工具，在发送前检查邮箱是否真实存在

Remark: 乱码，很多客户的电脑显示不了中文，邮件带中文容易乱码，不要用“宋体”去写英文。

技巧：用自己的邮箱给自己的另一个邮箱发：

– 如果发送后，在收件箱收不到，垃圾箱也收不到，那则可能被拦截了。

– 如果可以发，也可以收，客户没有回复你，则是你的邮件可能没有被客户打开或不够吸引人，尝试从主题和正文去改进。

03｜主题写法：（以开发信为例）

普通主题，已过时：

• Established business relationship
• Led lamp supplier
• China manufacturer
• Catalog for LED light

主题的进阶写法:

写邮件前花大量时间去做客户和市场调研，要去做客户群体的细分，要有针对性地发邮件。

写上让客户感兴趣的主题: 突出邮件目的，核心，中心。

例：

• Re: An idea help you to get your next 100 customers
• How to take more profit from growing market in 2016
• Re: Jacky called you just now !

Always test different approaches to see what works best

邮件不是死的，每个客户感兴趣的点不一样，主题要多变，内容要多变，思维方式也要多变。

04｜邮件正文

注意问题

• use "you", "your" instead of I, we, us ,our
• Do not use “Not” “No”等否定词
• Don’t write email too long
• Don’t focus on features, focus on the value you bring
• Don’t use active voice(主动语态) too much
• 结尾call to action
• Always be personalizing
• Test, automate and scale

1.字体

• Don’t use “宋体”
• Don’t use Multi-color，不要用太多颜色
• Don’t use strange or special fonts，不用特殊字体
• Pay attention to the Capital letter (大写字母），当强调的时候才能大写，当专有名词时首字母大写，句子开头时首字母大写
• Choose normal or regular fonts in business emails
• Adjust the size for appearance ( 11号，12号）

常用字体：

time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting

切记千万不要用“宋体”去写英文！！

2.标点

英文中没有”《》”, 英文中只有引号；

标点符号后，必须打一个“空格”，再加单词

• Please keep one space after the English punctuation
• No chevron(书名号）,instead
• Please use full stop（句号）when you finished one sentence
• Don’t use so many exclamation mark(感叹号）
• Don’t use Chinese punctuation(中文标点符号）when typing via computer

3.主动语态与被动语态

1. Active voice: place extra emphasis on showing good will, showing sincerity, show application,Show apology, etc (侧重主观上的内容：诚意，感谢，道歉）
2. Passive voice: focus on the real situation, the objective issues, the professionalism, the announcement, etc侧重客观存在的事实或一定会出现，发生的事情

写一些特定邮件的时候，一定要多用被动语态：

• 宣布某一个决定
• 专业的开发信
• 商务邮件往来中，体现自己的专业性，突出和强调某些特点或产品分析的时候

4.邮件正文：(以开发信为例）

• 第一段：开头+目的，Quickly states the purpose， 1，2句话带过
• 第二段：
• 正文，核心内容，把该说的说清楚，3-5句话内，每句话不要太长
• Value And Benefits Statement，价值展示，你能为客户带来什么.
• Cites previous clients to demonstrate credibility 引用之前做过客户做证明.
• 第三段：收尾，call to action, 则客户看了你的邮件后需要做什么，clearly specifies what you want them to do

▼▼

Hi xxx,

Nice day.

I‘m writing to recommended you our top-rated LED lamp in the Europe and I have a idea that can help you to get your next 100 customers.（表明你能为客户带来什么）

I recently used this idea to help some client( xxx in France), ( xxx in Netherlands ), ( xxx in Italy)（行业大客户或潜在客户的竞争对手）and they got a good benefit.

Please feel free to contact us and I can share this idea with you. ( Call to action )

Best regards,

xxxxxx

05｜邮件签名

1. Your name
2. Your title
3. Your company name in detail
4. Your address in detail
5. Your telephone number and fax number
6. Your email address
7. Your company website

例▼

XXXXX

Sales Manager

------

ABC Printing Factory

Address: xxx Zone,xxx District,Guangzhou,Guangdong,China,

Mobile No.:+86-13xxxxxxxxx

Tel:+86-20-xxxxxxx Fax:+86-20-xxxxxxx

Email:

Website: http://www.xxx.com

纯文字的签名档有很大的局限性，细心的人去对比专业的外贸公司或者国外客户时候，会看到邮件签名档设计的很形象。在这个颜值即正义的年代，设计一个美观高大上的邮件签名，一定可以让客户对你印象深刻。

最后附上自己一年前的邮件，报价，图片，段落，思路等等很多都存在问题。正所谓有对比才显示出区别，即使过去很差，很烂，但只要通过努力不断进步才是最重要的。







结尾：邮件的修炼，是一个长期的过程，需要不断地反思，不断总结，不断专研，不断换位思考，不断比较别人的，比较各个老外的写法，然后去总结思路，总结原因，不断去思考去改进。

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