外贸邮件群发指南

由于中国和其他国家的文化差异，以及互联网发展进程的不同，我们做跨境贸易，与海外客户、海外的合作伙伴合作的时候，会造成很多误会和麻烦，在无意间造成不理想的结果。

比如在很多国家工作上对邮件应用的比较多，使用邮件沟通会更加正式，更加规范。当我们从事跨境贸易时，也需要通过专业的邮件发送平台进行邮件交流、邮件营销。但是在中国邮件的应用还非常有限，对邮件使用的了解也比较少，对于外贸行业如何应用邮件，如何更好地使用邮件平台，这篇外贸行业邮件平台使用指南值得您参考。




一、外贸行业邮件发送的特点

外贸行业进行邮件发送时，邮件平台的安全性、到达率、数据分析能力是需要优先考虑的：安全性

对于外贸行业，使用电子邮箱会涉及到较多的商业信息甚至是商业机密，包括订单数量和价格、企业敏感信息、客户资料等，因此邮件发送的安全性对于外贸行业是至关重要的。

到达率

因此外贸行业邮件发送涉及到海外，对于邮件发送的到达率具有一定的挑战。到达率的高低由 IP 和域名在 ESP（邮箱服务提供商）的信誉度，邮件到达率就很难提高，影响工作的效率。

数据分析

邮箱地址的整理与分类，邮件发送的数据追踪与分析，跨国贸易因为距离遥远和国家不同，造成这些工作有很大的难度。

如果在选择邮件平台的时候，选择 SUBMAIL 那样具有一键导入、地址簿自由创建和管理、实时数据追踪分析报告等功能的邮件平台，能够帮助我们做好邮箱地址的整理和分类，邮件发送的数据追踪和分析。

邮件在外贸行业的主要应用：

a.订单物流相关

订单通知、货单通知、货单跟踪、货单核销、订单确认

b.营销相关

品牌宣传、促销优惠、产品推广、会员服务、节日/生日祝福

c.商务相关

客户沟通、商务谈判、外贸开发、文件对接、事物通知

d.验证相关

身份验证、注册激活、支付验证




二、外贸行业邮件发送的注意事项

1.不要用免费邮件

外贸行业进行邮件发送，不建议使用免费的邮箱和质量不高的邮件发送平台。 大多数人在邮件来往时，都会使用来自 gmail，yahoo 或 hotmail 等免费电子邮件域的电子邮件。对于个人来说，这样免费的电子邮件轻量使用已经够用了，但对于企业端，尤其是外贸行业，这样的邮箱安全性、稳定性、到达率都无法满足。




尤其是域名和IP的信誉度问题，信誉度是需要长期稳定合理的发送来慢慢培养的。基本上各大邮件运营商都会检测IP之前的发送历史，如果 IP 发送历史很差，如果有不良的发送历史，甚至进入到黑名单，将会被邮件运营商判定为垃圾邮件，直接进入垃圾箱。

为了解决这个问题，SUBMAIL 邮件平台通过自动 IP 预热功能，将会自动为您添加的新域名或独立IP进行前期预热。而且 SUBMAIL 的自动 IP 预热是针对单个域进行点对点的预热，解决传统预热机制的低效率和需要手动预热的问题。

2.邮件发送时间

邮件发送的时间需要根据发送对象的以下因素来决定：

所处国家地区不同

所处时区不同

工作和作息习惯不同

阅读邮件的时间不同

以及邮件内容的不同

因此在邮件发送的时间，可以参照以下步骤：

首先要了解发送对象那里的时间；

国外客户一般 9 点上班，可以在 9 点前发送，但可能不会细看您的邮件；

10:30-11:30 这个时段可能把紧急的事情忙完了，收到邮件提示，会进行阅读回复；

11:30-12:30 午餐和休息时间；

12:30-2:00 可能会查看下邮件；

2:00-3:30 处理未完成的工作；

4:00-5:30 下班前，清理下邮箱，看看有没有漏掉的东西，这个时候发可能效果较好；

周六周日不建议发送，周一、周三、周五邮件的阅读率比较高。




3.不同的文化差异

跨境贸易的时候，因为不同国家有着不同的习俗、喜好和禁忌，我们需要根据不同国家的人来制定不一样的邮件内容。

比如欧洲人尤其是德国人，做事比较严谨、计划性强，邮件风格可能需要条理清晰、一板一眼。

美国人自由散漫一点，注重效率，邮件风格就要简单明了、直来直去。

日本人比较谨小慎微，注重礼貌和细节，邮件最好有恰当的礼貌用语，不要犯一些细节上的错误。

但无论是发给哪个国家的客户，总体来说是有一些共同点的，比如大多数国家不喜欢13这个数字，喜欢7这个数字。邮件内容要尽量做到简洁明了、亲切友好、不要长篇大论。

4.基础格式问题

a.敏感词汇

使用一些营销性质的高频词，使得被判定为垃圾邮件的可能性更大。因此我们要尽可能规避敏感词汇，比如：Free,Win,Price,Income,Check 等。

b.标题大小写

标题不要全部用大写，很容易被判定为垃圾邮件。

c.符号错用、滥用

如果主题里包含问号或感叹号，都有可能触发垃圾邮件过滤规则。比如：Did you get the proposal?Let me know!

d.字体和格式

邮件正文的字体大小、颜色要统一。尽量使用国际上比较流行或通用的字体，因为客户使用的操作系统或者终端，可能不显示或者出现乱码问题。

e.电脑端、移动端同时适配

移动智能终端的流行，让阅读邮件不仅限于电脑桌面端，因此我们在写邮件时一定要注意电脑端和移动端的同时适配。比如使用 SUBMAIL 编辑器，在编辑时可以随时预览桌面端和移动端的界面。