外贸开发信如何书写？

在线下的外贸经验分享会中，学员除了问怎么搜索外贸客户以外，问得最多的是，怎么写外贸开发信啊？外贸开发信，作为打开客户心扉的一把钥匙，其重要性不言而喻。

写外贸开发信，就跟写情书一样，两者相同的地方就是要用心。不用心，就不能赢得芳心。如何用心呢？

一、 明确阅读对象
阅读对象位于哪个国家，从事什么行业，该行业主要经营一些什么产品，该行业多数从业者主要销售什么产品，产品定位是什么样的，针对这一类客户，我们有什么好的解决方案？

不少外贸业务员在做外贸销售的时候，就跟在街上发传单的人一样，见了一个人就发传单，不明确接收传单的用户对象到底从事什么职业，从事哪个行业，喜好，年龄段，收入状况等等，反正有人接我就发，就是满世界吆喝，谁要我就给谁。

在外贸客户开发过程中，也有学员问我说，我在Google搜索中放入产品名称，直接回车，只要跟这个产品名称相关的网站不就都搜回来了吗？其实这种认识是非常片面的。Google也好，任何外贸软件或者B2B外贸平台也罢，软件就是一个程序或者机器，它是严格执行我们输入的指令的，不懂得变通。只有我们输入的指令非常明确，返回的结果才会很明确。

例如，你输入指令：“你去帮我找个人回来”，请问，是男人还是女人？是老人、中年还是小孩？是高的还是矮的，是胖的还是瘦的？是医生还是卡车司机？是南方人还是北方人？是中国人还是外国人？是喜欢吃甜食还是喜欢吃咸食？是富人还是穷人？……有朋友在嫌我啰嗦了，但是事实上就是要明确每一个可能的因素，搜索的结果才会精准。

比如，我们要找自行车类的客人，那如果只输入自行车，搜索的结果可能是骑行俱乐部、自行车租车行、卖自行车的店铺、卖自行车的公司、修自行车的车铺、有报道自行车的新闻、有销售自行车的购物网站平台，有卖儿童自行车的，有卖电动自行车的，有卖三轮自行车的，有卖比赛用山地自行车的，材质有钢材的，有碳纤维的，有铝合金的，有钛钢的，有男款的，有女款的，各种情况都有。

为什么要明确外贸开发信的阅读对象呢？对于同一类别的用户群体，我们可以提供精准的需求满足，同一封外贸开发信适用于这一类别所有的客户，可以针对这一类客户提供精准的服务，可以用这一类客户行业内的专业术语进行沟通，以显示自己在这个领域里的专业程度。例如：同样是卖衣服，针对自行车领域的客人，可以提供骑行服、水杯、蒙脸围脖、束口袋、自行车头盔等等，骑行类的帽子也跟普通的帽子有区别。

到哪个山头就唱哪个山头的歌，所以明确了客户对象才能说他们听得懂的话，提供给他们想要的东西，别人喜欢梨子我们不能推销苹果，好几家卖了某种产品，其中一家没有卖，那我们可以给他推荐，他就清楚自己其实可以销售这个产品。客人没想到的，我们帮他想到；客人想到了的，我们帮他想得更周到。

二、 外贸开发信的标题
外贸开发信的标题是一封外贸营销邮件的重中之重，这直接决定了邮件被点开的可能性大小。用户每天收到大量的邮件，如果一看标题就判定你的邮件是营销邮件或者垃圾邮件，那被删除或者拉黑的可能性就很大，造成后期二次销售也存在困难。

我们在淘宝、京东上购物，在搜索某个产品后，在搜索出的结果中挑选时，首先会看图片精不精美，再看图片下的文字标题是不是我们想要的产品标准，这个文字标题就决定了我是否要点进去进一步了解该产品的详细信息从而决定是否放进购物车或者立即购买。


我们在写外贸开发信标题的时候，可以参照和学习亚马逊对自己所销售产品的标题描述，因为欧美C端买家在线上购买的习惯，亚马逊上的卖家都做过大数据调查，产品标题表达更清楚，更有吸引力。我们多借鉴，就可以促进买家客户邮件的打开率。

大家注意，外贸开发信的标题千万不要夸张和弄虚作假。就像火车上卖盒饭一样，盒饭就是盒饭，你在吆喝的时候，就不能说是什么山珍海味美味佳肴。是什么就是什么，实事求是的描述，方便读者判断到底是不是自己想要的，从而决定是否进一步阅读，货逢有缘人，是你的买家自然会认同你回复你的。

三、 外贸开发信的内容
1.自我介绍
很多人在自我介绍的时候就慌了，觉得自己是外贸公司不是工厂，我到底该怎么介绍呢？我们通常会说，您好啊，我叫Sam Lee，我是来自中国东莞的某某公司。我公司是什么什么产品的supplier，就是某个产品的供应商，供应商前面可以加专业的或者有经验的这样的词。压根不提自己到底是不是工厂，不提就没有说假话，提了说的假话人家一下子就看出来了，那就是诚信问题了。不提，你猜，猜对猜错都是你的判断，跟我没有关系。

买家也根本不在乎你到底是不是工厂，为什么这么讲？你提了他当然在乎，你不提他也无所谓。只要他花合适的钱买到了他想要的东西，他才不在乎你是否工厂呢，他在乎的是价格合适、质量满意、货期及时、服务周到。

不相信？请问，你买怡宝纯净水的时候，明明知道怡宝的公司名和地址，为什么不去工厂买啊？同样的，王老吉、雀巢咖啡、冰红茶、红牛、可口可乐，哪一个你不知道公司名和工厂地址呢？为什么不去工厂买啊？

对啦，采购的量小，你去找工厂工厂也不会给你便宜，其次，你可能不止买一种饮料，真正都去工厂买成本可能更贵。在批发部，你可以一次性买到怡宝、王老吉、雀巢咖啡、冰红茶、可口可乐、红牛等等多种饮料。

所以，你是不是工厂不重要，重要的是价格合理，完整的供应解决方案，能够帮助客人解决问题，交货及时，质量有保障，这样客人才不在乎是在工厂采购的还是从外贸公司采购的呢。

2.差异化
任何时候在销售任何产品或者销售自己（求职）、销售自己公司（招聘）的时候，都要问一句话，凭什么要选我？我有什么不同？

很多人都会说，大家都卖相同的产品，能有什么不同嘛？对啊，大家都卖相同的产品，材料成本、每道工序的人工成本大家都清楚，去哪里找不同嘛？

可是，如果不能找到自己和其他同行的差异化，买家凭什么要选我们而不选择其他同行呢？所以我们前面的“明确阅读对象”就非常重要了，只有在具体某个垂直细分领域我比其他同行有更深入的研究，我在这个领域对用户的需求理解更透彻，那我在这个领域才更有发言权，我才能更好的服务用户，为这一类用户提供精准的一站式供应服务。

这里的差异化，包括但不限于，提供垂直细分领域的一站式供应服务，你只要怡宝纯净水，但是我也可以为你提供王老吉、雀巢咖啡、冰红茶、红牛、可口可乐等等，你暂时不要没关系，你有需要可以找我，我可以帮到你。另外，我可以提供个性化定制服务，你们公司要搞什么活动，我们可以在这些产品上定制你需要的LOGO、颜色、图案、款式等等，再小的数量再难的工艺，让你头疼的采购需求我也会去帮你想办法，争取能够帮助您解决问题。一站式供应解决方案，能减少沟通时间，节省运输费用，避免交易风险。

对于大订单，我们可以提供第三方验货公司派专业的验货人员对货物进行质量查验，并提供中英文货物质量检查报告。第三方验货公司一般是服务于迪斯尼、沃尔玛、利丰这样的公司，所以验货标准及检查报告都是参照全球顶级的公司，这样提供的质量检查报告很有说服力，通常客人也会很认可。验货费用也很便宜，通常1000元一天，或者1500元一天，对于异地查验货、特殊产品查验货，可以为我们节省大量的时间和费用。这也是区别于同行的一个差异化服务。

3.交易安全
一封开发信，最重要的一点就是解除客人对你的信任顾忌。凭什么相信一封网络上发过来的邮件，谁知道网络的另一端是一个人还是一条狗？网络上骗人的案例那么多，我会不会成为其中一个？

所以我们在14年的外贸创业过程中始终坚守“诚信”的原则，绝对不做任何有损诚信的事情。我们会跟客人说清楚，付款可以选择PayPal或者TT(电汇)，如果有质量问题，PayPal付款是可以撤回的。

我们在大货生产前都会生产产前样给客人批复，因为产品主要以纺织品为主，所以样品一般通过照片就可以看清楚各个细节（我们会从不同角度提供多张多个细节的照片）进行判断是否可以安排大货生产。如果客人要样品寄去他那里看了以后再批复，我们也会安排快递，但是快递费必须客人支付。

我们在开发信中也会讲，如果客人需要，我们可以在订单生产的过程中拍照、拍视频或者视频聊天Facetime(Live Video Chat)，让客人可以实时看到产品的生产全过程。大货完成后出运前，我们也会拍大货产品的照片给客人确认，以避免因为失误造成质量问题。

货物到了客人那里，如果客人发现有质量问题，我们也可以提供打折、重做、全额退款等方式进行处理，不让客人受到损失。因为是小量定制，货款最多也就几千美金，所以即便遇到了骗子（不能提供详细证据、不接受任何协商条款），我们也会全额退款，以后就不再和这个买家合作。

现在各种通讯发达，在合作前我们也可以邀请客人通过视频聊天的方式参观我们公司或者工厂，即便是外贸公司，也可以用ZOOM会议的方式，进行三方或者四方连线，让客人可以看到我们外贸公司的办公室、前台、办公区域和外贸团队，也能看到工厂车间的实时生成实况，表明我们公司是实际存在的，不是骗子公司。

在写开发信内容的时候，建议学习一下亚马逊的产品描述，一般不要超过5条详情，简短明了，每条一两句话，不超过2行文字。

大家注意，签名一定要写清楚自己的姓名、职位、手机号码、公司名、公司主要产品或服务、公司地址、公司电话、即时聊天工具（WhatsApp, Skype, Wechat等）、电子邮箱等，请记住，一定要有电子邮箱，或者备用电子邮箱，防止邮件进入垃圾邮件客人联系不到你。

在写开发信或者外贸从业过程中，最重要的就是诚信。以前我们差不多有十来年连独立站都没有，就靠一封电子邮件找到大量的海外客户，同时跟客户建立良好的合作关系，就是因为我们讲诚信，客人还帮我们介绍客人。但是，随着时代的发展，我们需要从各个角度向客人展示我们是实实在在存在的公司和个人，不是一个虚拟的存在，每周在FACEBOOK、Linkedin领英和Tiktolk上面发一点动态，展示一下公司的生产场景、办公场景或者团建场景，让客人知道我们是真实存在的，和我们交易就更放心。

在写开发信前，要用列清单的方式把公司的优点或者差异化服务罗列出来，如果超过5条，不要一次性讲完，留着下个月再讲。每个月给客人发的开发信内容不要完全相同，一定要有新的内容和资讯，这样让客人觉得你不是在敷衍他，是在用心服务他。如果发相同的内容，或者每个星期都追着发，迫切希望收到客人的回复，这样咄咄逼人的态度会让客人产生反感，会被客人拉黑，所以一定要注意发邮件的内容和频率的把控。

发开发信一定要坚持，每个月坚持邮件拜访一下自己外贸客户大数据里的客户，保持在客人面前曝光，一回生二回熟三回四回是朋友，所以每个月定期的邮件拜访，可以让客人对我们公司产生印象，真正有需求的时候就能第一反应想到我们，我们就比同行有更多的机会。客人刚好需要，而我们又刚好发了邮件告诉他们我们就在他身边。这样获得的客人，竞争小，利润高，如果我们能用心服务，客人的粘性也非常好，我们的客人通常能够合作十年以上。

我们在写开发信的时候，一般是不会带附件或者图片的。能用文字描述清楚的，就绝对不用图片。第一次发邮件带图片，很容易被判定为垃圾邮件。客人所在的区域网络信号情况也不清楚，对于比较偏远的如果附件太大、下载存在问题，你的这一封邮件被阅读的可能性就大大降低。

为什么要做外贸？因为一台电脑，一封邮件，就能做全世界的生意。写好开发信，就能做好对外贸易！

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