详解海运船东操作流程

前篇：（本篇没有合适配图，谁如果有图私信我做封面）

每每感叹生活，许多不如意，想事事顺心却总是差强人意。有些事情无所谓好坏。我总想着做船做船，但其实人在考虑将来的时候，限于目前的知识水平未必就是对的，只能做当前最需要做的事情。

做到现在，终于要添加/尝试另外一个方向：贸易。做贸易从货代做起。公司调整岗位，我将会从航运部门逐渐的转向贸易。正在新建新的班轮，在光租进新的船舶，做世界上没有被开发出来的那个地区。我将会从电子报关做起。

昨晚工作到零点，今天凌晨4点半起床送客户，上午打英雄联盟（o(∩_∩)o），下午补觉。现在又在办公室里了。因为黄海气旋要入海，也正好能关注一下。算是不错的一个周末。

最近不停的听某人讲在国外出差的经历。讲，出去之后，（作为中国人）总也要帮自己人。能在某个港口说上话，也要和当局说，这是我朋友的船（其实也就知道那个船东的老板的名字而已），反正你们国家的船都是国家掏钱不差这两天，让我们的船先靠。“小鲁啊，人要包容，要淡定，” 对我说话的标准句式的开场白。可对我来说，容忍总是要损失掉自己一些东西。包容的底限很低，我本身就无所拥有更多的东西。

可是能做到的何不做出来。

下面放出我写的内部培训资料的一部分。《详解海运船东操作流程》。这个完成度只能到70%。在架构上不能适应所有的船东身份。但是思路在这里。其他船东同行朋友公司的操作可以参考自行添加删除。文章的前部有一部分是配货业务员的要求，因为操作需要和业务员的配合，故此列上。关于版权，中国人可以自由演绎，引用，但不得用于商业用途（任何收费性质的刊物/出版等）。

对于非海运行业的新人或者读者要说：

这篇文章讲的的是，如果你有一条散货船，怎么样调度这条散货船在不同的港口之间航行和注意事项。 散货船东公司还有其他部门，机务部，海务部，安检部，法务部，行政部，船员部，调度室，商务部，航运部等。这篇文章是介绍的调度室的工作，或者航运部的基础岗位的工作，或者兼有商务部的工作。

土豪，如果你有钱要投资一条船，那么你是船东，坐等分红；如果你不能自己管理但是要自己运营（适合op），那么下面的内容是适合你的。土豪，如果你有钱花不了或者想在最差的时候涉足散货海运，那么让我们愉快的做朋友吧（开玩笑）。

好吧，让我们开始。


打印归档顺序：

RECAP/FIXTURE NOTECHARTER PARTY

港使费确认函

船代委托函（装港和卸港）

港口指南

检验报价单/检验委托书

气导委托书/气导确认函

航次指令

入港图

航次预算

CGO DELCARATION

PACKING LIST

预配载

靠泊意向（PROSPECT）/靠泊计划（Berth schdl）

排队表/到港报/日报/离港报

支出确认函

PSC报告

提单/舱单/大副收据

保函复印件

事实记录

配载图

理货报告或者水尺报告或者过磅报告

货损报告

签发提单授权书

NOR

运费形式发票

滞期费计算

运费水单

排队表/到港报/日报/离港报

支出确认函

PSC报告

事实记录

理货报告或者水尺报告或者过磅报告

货损报告

还船通知

航次总结

常用软件使用要求：

本地邮箱软件：

操作本地邮件客户端文件夹：

1.操作邮件样本抬头：

TO:（对方公司名称）

ATTN:（对方直接联系人）

CC:（第三方相关方）

DD:（发送时间）

FM:（我司名称）

REF:（编码）

RE:（主题）

与租家的邮件往来，REF使用“日期+OPS+发送人+顺序号”，例如，0305OPSMRL03；

与保险公司,“日期+INS+发送人+顺序号”；与代理,“日期+AGT+发送人+顺序号”；与公司内部ISM,“日期+ISM+发送人+顺序号”；与公司内部TECH,“日期+TEC+发送人+顺序号”；与公司海务,“日期+MRN+发送人+顺序号”；与公司财务,“日期+INV+发送人+顺序号”；与公司行政部,“日期+OFC+发送人+顺序号”；

2.根据船舶归类，根目录下设置

OPERATION@

-收件箱 （只保留最近2周内的邮件，2周外的全部归档到相关文件夹）

-Chane Navi

--1401

---MASTER （给船长发送的各种报文，船长回复的邮件）

---CHARTERER （与租家/经纪来回的邮件，包含各种争议，文件递交，发送的船舶动态）

---AGENT （给代理的港费询价函和委托函，加油加水的询价函，非常规费用的确认函，申报的递交资料，船舶临时状况的处理邮件，物料快递的单号以及代理的邮件确认）

-PORT GUIDE（每次询问的存档保存）

--QINGDAO

包含航道要求，吃水限制，码头长度，泊位数量，吊机数量，吊机负荷，工班数量，港口机构的频道，装卸速度，油水供应，防污染要求/压载水排放，引航站信息，拖轮信息，冰区航行引导，货物堆场信息，工班信息，装卸工艺说明，水密度等。

-ISM （代理发送/船代发送的PSC检查报告的邮件副本。原邮件保留在原处。更换船员的报价的确认函。更换船员的往来邮件）

-TECH （配件快递编号和船代收妥确认邮件。委托船代购买配件的询价函和代理的报价函。实际购买配件的确认和通关费用，运输费用的确认邮件）

-OFFICE（放假通知，办公用品申报，请假记录）

-MARINE （气象警报，航行安全通知）

-FINANCE（港费确认邮件，非常规费用申请和确认邮件，实际账单扫描件）


CHARTERING@

-收件箱

-ACH

-CGO OFFER

-TONNAGE

-CHANE NAV

--V1401

-BRIGHT FU

--V1401

-CHARTERER

--(CHARTERER NAME)

---BACKGROUD

---FIXTURE LIST

-CLAIM

航次执行流程：

CHARTERING@和OPERATION@配合，OPERATION@和其他部门配合。


配货业务员：

-发送TONNAGE OFFER

(1)shipping mail 群发，发送人署名 chartering@

(2)配货业务员

(3)日常工作

(4)存档要求：抄送chartering@

详细解释：

无论是做Owned chartering 还是Inhouse chartering,货盘和船盘尽量要求统一渠道，例如使用chartering@不建议使用网站更新实盘offer，原因在于，

（1）大型公司禁止使用80端口，无法访问网页；

（2）规模公司使用的标准化流程里面，邮件作为主要的沟通方式；

-接收CGO OFFER

(1)chartering@查看

(2)配货业务员

(3)日常工作

(4)存档要求：chartering@的本地邮件客户端设置规则，主题中有“CGO”and/or “CGO OFFER”移动到文件夹“CGO OFFER”。

详情解释：

作为配货的业务人员，要不停的了解市场，并且做出市场分析。对于接受到的货盘信息，需要在本地文件夹CGO OFFER 下建立以地区为标题的二级文件夹。

例如，TJ-TS-DL（天津-唐山-大连），YT-QD-RZ（烟台-青岛-日照），LYG-SH-NB(连云港-上海-宁波)，Yangtse（长江里的港口），FZ-GZ-HK(福州-广东-香港)，Bb-Haip-HN(北部湾-海防-海南)，Taiwan(台湾区域)，PH-EAST Malay (菲律宾-东马)，Indonesia(印度尼西亚)等。对于全球航线，按照BIMCO的12条航线建立文件夹。

-查询港口限制政策要求拥挤情况费用高低

(1)operation@发送

(2)操作人员

(3)日常工作

(4)存档要求： 手动把询问港口情况的邮件，复制存入"PORT GUIDE"文件夹

详情解释：

根据邮件样本向船代询问。港口对于货物的要求需要存档记录。通过船代给的港口入港信息仅限于船舶要求。而对于货物的要求会有不同的信息。例如，发货人和收货人的指定泊位是否有特殊的要求，传送带的长度，吊机的负荷，工班数量是否足够（是否有临时卸火车的情况），特别货物的优先权。


-综合风险评估确定运费水平

(1)制作航次预算表,表内把压港时间，额外港口费用，恶劣天气计入。

(2)配货业务员

(3)日常工作

(4)存档要求：通过个人公司邮箱发送到个人邮箱，配货业务员个人保存，并如果谈妥航次执行结束后与操作制作的航次总结表格统一放入航次档案。

详情解释：

运费价格不是市场水平。而是根据船舶成本而做的最低底限的而做的报价。码头的拥挤情况，工班作业习惯，航线的恶劣天气，货物配载要求，地理位置，政策影响等都要考虑在内。

作为综合的要求，一定要全方位的考量。2014年有明显的厄尔尼诺现象的征兆。长江流域普遍降雨的概率要增加，台风的数量比往年增加的概率很大。在以上的综合考虑之外，要增加气候的考虑。做连续航次的时候，避免在大概率不利气候区域内持续做航次。


-选择货盘谈判

(1)chartering@.com 发送邮件，询盘，回盘。不可使用MSN/QQ/SKYPE表述代表公司的意见.

(2)配货业务员

(3)日常工作

(4)存档要求：抄送chartering@.com。

详情解释：

筛选货物。要根据船舶的装载能力。5500mt的船舶可以装载5000MT货物的10%的上限货量，也可以装载6000MT货物的10%下限货量。对于货量的选择，可以使用MIN,MAX,MIN/MAX,5/10% MOL CHT/OWR OPTION等条款可以充分利用以适合船舶而不亏舱。

受载期。对于受载期一般是5到7天。一般是提前15天谈判受载期可以适当的允许比目前预计的OPEN时间稍晚。因为预备航次的执行情况会因为装卸港的泊位情况，工班情况，航行过程中的天气影响都会造成延误。

港口的装卸速度。对于某些特定的泊位，常年压港而且通常不给装卸率的某些特定泊位，例如仁川现代废钢泊位，要计入到航次运费中。对于虽然港口装卸率不高但是有装卸率条款的航次，要增加滞期费支付条款，如进入滞期后每3天支付一次或者卸货之后1周内结清。

-审核RECAP条款

(1)chartering@.com接受邮件。审核主要条款。核实租家背景/BACKGROUND 和租船记录 /FIXTURE LIST。

(2)配货业务员

(3)日常工作

(4)存档要求：租家背景和租船记录的邮件要移动到“CHARTERER”文件夹下，以租家名字命名新文件夹保存。

详情解释；

RECAP作为谈判的条款协商的主要记录，务必审核好每一条条款。根据合约的性质，无论形式如何，合约可以订立。如果没有FN或者CP，recap也可以作为合约的一种表现形式。

使用公司规定的不同货物的样本合同修改后由租船方修改。原则上由船东主导RECAP的修订过程。

对于条款的注意方向，参照杨良宜的《程租合约》和《期租合约》。

-回盘确定SUB

(1)chartering@.com发送邮件。确认认可的条款。提出需要修改的条款。

(2)配货业务员

(3)日常工作

(4)存档要求：抄送CHARTERING@，如果谈判能够成功，则移动到相应的船舶航次文件夹内；如果没有成功，则移动到ACH文件夹里。


-摘掉SUB

（1）chartering@.com收租船方的确认邮件，样本邮件如下：

“WE, XX XX SHIPPING CO LTD, AS THE CHARTERER OF THIS SHIPMENT , MV ZANO EX DALIAN- KAOHSIUNG , LIFT SUB-FIXTURE NOTE.”

（2）配货业务员

（3）日常工作

（4）存档要求：：抄送CHARTERING@ OPERATION@，移动到相应的船舶航次文件夹内；

（5）打印要求：RECAP打印存档；

-签正式FIXTURE NOTE（ COVER）/CHARTER PARTY

（1）chartering@.com，发送带有骑缝章和签字签章的FN，并抄送operation@。

（2）配货业务员

（3）日常工作

（4）存档要求：chartering@和operation@的邮箱内。

（5）打印要求：FN和CP打印；

配货业务员的角色定位：

业务员是运用知识能力服务其他人。前提是要做一个服务者和团队成员。要清晰地明白自己需要做什么。和正确的表达自己的诉求。

配货业务员对于寻找潜在客户：

1.实名商务社交网络，例如，http://linkedin.com，航运界-航运新媒体及互动社交平台；内贸方向/国内货代，chartering.shipxy.com;东南亚方向，MarineCircle；散货业务QQ群；

2.船代推荐。与没有租船部门的船代保持合作，获取当地收发货人资料，佣金支付给船代；

3.码头现场。利用已经具有的船舶平台，自有船舶的装卸货现场，接触实际收发货人，并深挖货方资源。

4.争取同类型客户推荐。即货方推荐货方，船东推荐船东，基于是对方没有broker部门.

基于已经有的客户资源，引导口碑宣传，建立客户档案，并保持密切的联系和互动，电话，邮件和即时聊天。在实际的履约阶段，做到最大谨慎下的细致工作，每一个货方的要求，必须立刻回应。如果无法一个人解决，则迅速通过QQ建立临时群组讨论工作内容。对于程租，每个航次都可能有突发的状况，对于可控的则使用邮件密切关注，也可做到必要的流程的存档，方便总结。对于不可控的，尽最大能力的控制损失，先理清楚合同关系划分责任归属，同时把属于我方的责任迅速传达到公司内部。每一次的针对突发性事件的处理是展现公司专业度和应急处理能力的机会。履约能力不是以航次的最终是否能达到完美的盈利效果而是是否能够把人能做的工作做到完美。

基于海运上的特性，风险大，金额大和圈子小。工作场合展现工作能力之外，也要在私下里想办法营销自己，让同行认为无论做事还是做人都是可以值得结交。即，和某个公司可以合作是因为某个人或者某一些人存在。

操作实际流程：

合同相关，财务相关，单证相关。

操作的工作有如上的三个方面。执行合同的要求，给船长船代下指令和监督航次执行情况；如实的记录在合同执行过程中的账务往来；详尽的核对单证的正确和完整。

航次工作，日常工作，协调工作

为了实现如上的三个方面，工作的时间安排上可分为航次工作，日常工作和协调工作。航次工作时根据船舶的执行航次的程度来做，例如，当到装货港的时候，航次工作需要做哪些。而日常工作则是每天必须做的工作，例如，船舶动态的发布，包括对外动态的发布和公司内部的动态发布。协调工作则是和公司其他部门间的配合，例如船员上下，配件供应，加油加水的确认等。

如上，合同相关+航次工作，有公司认为是“海运操作”；财务相关+日常工作，有公司认为是“商务专员”；单证相关+协调工作，有公司认为是“内勤”；除此以外，还有“运使费业务员”，“商务助理”，“调度”等。一般都是如上的各项要求演化出来的岗位。

操作类的岗位要求“协调”能力。要看到如果有信息从其他渠道传播到操作手里，操作有责任把这个信息没有损耗的传递给需要的人。例如，通过QQ/MSN/SKYPE聊天的记录，必须要通过邮件的形式再次呈现出来。

日常工作要求：

1.每日综合各船动态，发送到船代，并抄送公司其他部门，抄送租船方，抄送本部门；

2.审核船报，如有失误及时通知船长更正；

3.交船通知和审核交船报；

4.每日在公司大屏幕上更新船舶动态，方便其他同事；

5.核对船代邮寄的正本账单。用操作章（可以公司提供或者自行购买或者手写）在发票背面左下角签下时间和审核操作的姓名。审核完毕转交部门经理确认并转入财务部门。

6.核对各部门要求，对于更换船员，寄送配件，加油加水安排等，列入工作日志，逐项跟进进度。

-交船通知

（1）由船长或者操作制作交船通知发送给租船方

-向备选船代询价

（1）重复“-查询港口限制政策要求拥挤情况费用高低”过程，增加备选船代

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：operation@ 发送样本询价邮件并抄送operation@，邮件放入相应船舶和航次。

-港使费谈判

（1）根据船代回复的港费预估单，逐项询问计算公式和收取单位名称。通过备选船代的答复甄选出目标港口的港费征收要求，并进行相对应的谈判。

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：所有询问和谈判过程必须经过邮件或者使用邮件重现其他方式下的谈判过程，邮件发送到operation@，放入船名下的航次文件夹。方便存档和其他同事调用资料和核对。

（5）打印要求：港使费确认函

详情解释：

港使费由船代代为港口部门报价，实际上是替船东代收代付的工作，只赚取中间的代理费和代理杂费。代理杂费指的是船东在代理过程中产生的单证费，交通费，通讯费，快递费等。船代理论上不替船东垫付港费，船东需要在到港前把船舶在本港口的港使费预付到船代指定账户。即，预付船代备用金。船代从这些备用金里支出船舶在港期间的费用。

港使费的报价基于船东操作的询价函。询价函要包含关于港口方面的条款，例如，FIO/FILO/LINER，LSD等。如果做的港口是班轮条款，那么码头工班和装卸费就要求船代给报价。而且尽可能的找不同的装卸公司做报价。

港使费谈判中要确认费用的提供者是否提供正规发票。有一些包干性质的发票实际上有很多可谈的空间。

着重询问拖轮理货费的计算公式。通过对比多家船代的报价来确认合理的报价计算公式。

船代替船东做的纸面工作的法律责任很小。仅是最大限度内的谨慎。对于船代的各种文件的缮制，船东依然要保留谨慎核对，尤其是提单，NOR，SOF，保函。

港费谈判的结束是以操作的确认函为准。举例：

WE HEREBY CONFIRM YR KIND PDA QUOTATION TT PAY 80% OF AMOUNT IN ADVANCE AND SETTLE BALANCE AGAINST ORIGINAL BILLS AND VOUCHERS FROM PORT AUTHORITIES.

-委托船代

（1）使用operation@发送公司模板下的委托函。抄送operation@。

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：邮件放入船名下的航次文件夹内。

（5）打印要求：船代委托函

邮件样本如下：

TO:XXX SHIPPING AGENCY CO.,LIMITED

//船代名字

ATTN:ANNIE

//船代负责人

DATE:2013-06-24

//发邮件时间

FM:ZANO SHIPPING CO.,LIMITED

//船公司名称

REF:52164-S112

//参考编码:52164-S112

RE:MV ZANO CALL AT DALIAN FOR LOADING WIRC

//主题：关于ZANO轮挂靠大连港装盘元

GOOD DAY,

WE ARE PLSD TO INFM U TT OUR MV ZANO WILL CALL AT DALIAN FOR LOADING WIRC ABT 5000MT AND APPOINT YR KIND CO.,AS OUR AGT AND PLS CHECK FOLLOWING INFORMATION AND REQUEST:

//我们很高兴的通知您我们的ZANO轮将会挂靠大连港装大约5000吨盘元。指定贵司作为我司船代。请查看下列信息和要求：

1.PARTICULAR:

//船舶规范

MV ZANO CAM FLAG BLT1990 L/B/D:106.392/14.6/7.8M

//ZANO轮，柬埔寨国籍，1990年建造，船长106.392米，船宽14.6米，型深7.8米

DWT/DWCC 5575/5300MT ON 5.9M SSW

//载重吨5575吨 载货吨 5300吨 夏季吃水 5.9米

GRT/NRT 3356/1749 GR/BL:6006CBM,2H/2H,

//总吨 3356 净吨1749 散装舱容/包装舱容6006立方米 2个货舱2个舱口

HATCH SIZE:NO.1&2:31.2X10.2M

//舱口尺寸：1号舱和2号舱： 31.2米X10.2米

HOLD SIZE:NO.1&2:33.0X11.0M

//货舱大小：1号货舱和2号货舱：33.0米X11.0米

BOX TYPE STEEL BOTTOM,SINGLE DECK,

//箱型船 钢制舱底板 单甲板

G'LESS,P&I BC CODE CLASS COVEREDA.D.A.

//无船吊 加入船东互保协会 具有散装适装证书 有船级社 所有数据为估计值

2.CGO N QTTY:ABT 5000MT WRIC 5%MOLCO CHTOP

//货物和数量： 大约5000吨 盘元 5%的数量增减由租船方选择

3.LAST PORT:YANTAI,CN

//上一港：烟台，中国

4.NEXT/DISCHG PORT:POHANG,KR

//下一港/卸货港：浦项，韩国

5.LDG RATE:SSHINC PWWD 3 DAYS 24HRS CONSECUTIVE WORKING

装率（装货速度）:周六周日节假日包含在内 3个晴天工作日 并且要求24小时连续工作

6.ETA DALIAN 28TH/JUN/2013

//预计到达大连港的时间：2013年6月28日

7.TERMS:F.I.O.S.T N L/S/D/S TBF CHTRR ACCT

条款：船东不负责积载和平舱，并且，绑扎，固定，垫舱，隔票由租船方负责

8.MASTER CONTACT POINT: MP: EMAIL:

//船长联系方式：手机： 电子邮箱：

9.VOYAGE NO.:

//航次号：

10.CARRIER NAME:ZANO SHIPPING CO.,LIMITED

//承运人：ZANO SHIPPING CO.,LIMITED

PLS KINDLY OFFER US ASF ON TIME:

//请及时提供如下信息：

1.B4 ARRVL:

//到港前：

A:DAILY LINE UP/PROSPECT/SCHDL;

//每日的排队表/预估计划/正式计划

B:PROCEDURE OF CGO READINESS,BOOKING/COLLECTION/CUSTOM CLEARANCE,AND RELATED DOCS;

//货物的备货进度，递载/集港/通关和相关单证

C:PRIOR VSL DAILY WORKING CONDITION:BALANCE OF CGO AND DELAY REASON IF ANY；

//前船的每日工作报告：剩余货物和延迟原因如果有延迟

D:LOCAL WEATHER FORECAST：72/48/24HRS;

//当地的天气预报：72小时，48小时，24小时

E:GUIDE INFORMATION ,BERTH MAP,ETC;

//进港指南，泊位图，等

2.WHEN LOADING:

//装货时

A:ARVAL RPT N DAILY WORKING RPT;

//抵港报和每日工作报告

B:PSC INSPECTION PROCEDURE IF ANY;

//PSC检查进度如果有

C:BUNKERING SCHDL IF ANY;

//加油计划如果有

D:ACTUAL WEATHER;

//实际的天气情况

E:CREW EXCHANGE PROCEDURE IF ANY;

//更换船员进度如果有

D:SHIPPING ORDER,PACKING LIST AND DRAFT BILL;

//提供下货纸，装箱单和样本提单

3.AFT LOADING:

//装货完毕

A:BL RELEASE SHOULD B AGAINST OWNER'S WRITTEN CONFRIMATION;

//提单的释放必须通过船东的书面确认

B:FAX OR EMAIL TO US:B/L,MANIFEST,STOWAGE PLAN,MATE'S RECEIPT,BL LOI,TIME SHEET/SOF,TALLY SHEET/DRAFT SURVEY,CONDITION SURVEY IF ANY,NOR,PSC RPT IF ANY,HATCH LIST,DAMAGE RPT,DEPARTURE RPT,ETC;

//传真或者发电子邮件：提单，舱单，配载图，大副收据，提单保函，时间表/事实记录，理货报告/水尺报告报告，验船报告如果有，备妥就绪通知书，PSC检查报告如果有，装货明细表，货损报告，离港报，等

C:POST TO US:PDA FINAL TRIP ACCT,ORIGINAL LOI OF BL,ALL OF ABV ORIGINAL OF PART B'S DOCS.

//邮寄给我们：港费正本账单，提单正本保函和如上B部分的正本单据

ALL OF ADDITIONAL CHARGE OCCURED BY MASTER'S SIGNATURE SHOULD BE CONFIRMED BY OWNER FIRSTLY OTHERWISE IT FAIL.

//所有额外发生（不在港费报价单里）的由船长签单的费用必须由船东首先确认，否则无效。

THANKS FOR YR KIND COOPERATION!

//感谢贵司的良好配合

B.RGS MR LU

===NNN===

详情解释：

使用公司模板下的委托函格式。务必要求船代要提供货物的准备情况，通关情况，PSC检查情况，加油加水上物料等各种要求的实际执行情况。还需要72/48/24小时的天气预报。在到港前的每日排队表。

最为关键的是，特别指明，除非公司的书面确认，否则不能放单放货。对于遇到执行过程中出现的可能的放单争议，需提前单独发送邮件提醒除非书面确认否则不能放单放货的要求。

-获得港口进港指南

（1）通过operation@收取船代发送的进港指南/GUIDE INFORMATION。并抄送CN@，通知全体公司同事知道港口要求和船代信息。

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：接受的邮件和抄送的邮件放入船名下的航次文件夹内。并复制一份邮件存入GUIDE文件夹。方便以后查询。

（5）打印要求：港口指南；

详情解释：

港口的限制要求包括但不限于：吃水，净空，岸高和船长。泊位也分内贸泊位和外贸泊位，或者公共泊位和私人泊位。费率也会有不同。内贸泊位不允许外贸船舶使用，除非在外贸泊位清关之后放可使用，这会导致时间和费用的额外支出。私人泊位的放货实际上在海关的有效监管之外。卸货的风险很高。即，私人泊位=无单卸货银行保函。

鉴于此，主要港口的PORT GUIDE INFORMATION 必须存档。但每次执行航次必须重新询问。

-委托接受装前（联合）检验（量油/验舱/监装等）和气导

（1）由操作用operation@发送委托给相关第三方船舶检验机构，例如，SGS。并抄送operation@,chartering@.

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation@,chartering@,techdpmt@，放入邮箱客户端船名文件夹下的航次文件夹。

（5）打印要求：检验报价单；检验委托书；气导委托书；气导确认函；

详情解释：

对于船舶检验的委托，流程上和委托船代类似，发询价函-确认报价-报实际动态。对于气导，发送委托函。并在航次指令里写明气导公司联系方式和船报要求。

-缮制航次指令附加入港简图附加配载要求

（1）通过operation@发送@给船上航次指令并要求船长确认已收到。

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation，放入邮箱客户端船名文件夹下的航次文件夹。

（5）打印要求：航次指令；入港图；

详情解释：

航次指令里要填写除了金额以外的大部分条款。重要的条款例如，货物描述和数量，受载期，装卸率，滞期费速遣费，NOR递交要求，油耗约定等。

-制作航次预算

（1）通过航次预算模版，计算出日租水平；

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：通过Operation@发送到operation@，并放入船名下航次文件夹内；

（5）打印要求：航次预算

详情解释：

航次预算要填写装卸港港费预估费用，装卸港代理信息，货物和货物数量，航行距离，预估的加油数量和价格，运费水平，使用公司规定模版填写，计算出预估的日租水平。

-递交入港船舶资料

（1）根据船代的要求，把需要的申报资料发送给船代；

（2）船长+操作

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation@，并放入船名下航次文件夹内；

详情解释：

港口船舶代理的申报工作需要船舶相关证书文件。操作必须在指定下船舶代理之后立刻按照船代的要求准备材料并尽快发送过去。这个过程因为公司的要求不同，可能需要船长递交文件给船代。

船代需要做预申报和正式申报。向港口官方部门申报，例如国检，海关，海事和边检。国检是由之前的卫检和商检合并后的机构。

1.影响货物手续的船方操作的工作：

对于船舶操作方面，重要的是今早让船代做海关的舱单录入，货方货代在订舱/递载之后，拿到海关舱单录入后的编码，和港务局的运抵报告一起进行报关。只有货物（港区给的运抵报告）和货物单证备妥之后，船代才可以去港务局调度科申请出船舶靠泊装卸计划。

2.预申报：

对于预申报，每个港口部门有不同的要求，尤其是小型港口，通常只有在正式申报的时候在靠泊时由船长提供的船员物品申报单，船用物品申报单，船舶概况（A表），需要由船长提前或者操作提前发送给船代。

常规下的预申报操作需要递交的资料是：

ITC ISSC REGISTRY SSCEC BCC 这5个基础证书。根据港口不同要增加额外证书。港序（Voyage MEMO/ CALLING PORTS），船员名单和保安信息表（ISPS/SSI/保安情报等不同的说法）由船长或者操作制作。

对于港序，要根据倒序的时间单独制作一个文件，依照如下格式每航次填写更新：

JINGJIANG,CN 2014-02-02---2014-02-07 DISCHG 9000MT COAL

港序的开始时间按照船长的到港报的下锚时间，结束时间按照船离港后的最有一个引水员下船的时间，对于长江里的港口按照船离开码头/锚地的时间，因为长江里的引水员下船地点不在港区内。

3.正式申报：

正式申报也就是办理靠泊手续的过程。通常需要1-2个小时。由船长签章签字过的正本单据，例如，船员物品申报单，船用物品申报单，健康申报书，船员名单，船舶概括（A表）和总申报单，经船代外勤递交到港口部门做申报。在手续未做完前，船员不得上下船，不能回收污油水，不得加油加水，不得开舱。不能进行任何操作。

-提供CGO DECLARATION/PACKLING LIST 要求大副做预配载

（1）通过operation@向租船方要求CGO DECLARATION 并发送给船长邮箱，针对没有F站的船舶，在上一个挂靠港口发送给船长并在离港前做好给上港船舶代理，由船代转交给操作；

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation@，放入邮箱客户端船名文件夹下的航次文件夹。

（5）打印要求：CGO DELCARATION；PACKING LIST；预配载；

-船长宣载

（1）由船长通过电报或者邮件发送宣载报告给operation@,操作把宣载报告通过operation@发送给租船方，并抄送operation@,chartering@.

（2）船长+操作+配货

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation@,chartering@,放入邮箱客户端船名文件夹下的航次文件夹。

-船长递交NOR

（1）由船长通过电报或者邮件发送NOR给operation@，操作把NOR通过operation@发送给租船方，并抄送chartering@。

（2）船长+操作+配货

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation@,chartering@,放入邮箱客户端船名文件夹下的航次文件夹。

（5）打印要求：NOR；

详情解释：

在到港前和船长再次确认提醒NOR的递交要求，是根据GENCON还是约定TURN TIME,或者条款不是GENCON默认要求。要清晰的通知到船长具体是什么约定条款。让船长加车争取到港时间在临界时间前。

-靠泊计划

（1）通过operation@接收由船代提前发送靠泊意向和准确的靠泊计划；

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：靠泊意向和靠泊计划发送到cn@，通知全体管理团队

（5）打印要求：靠泊意向（PROSPECT）；靠泊计划（Berth schdl）

详情解释：

根据操作的日常工作，每天发船舶动态告知船代。

根据船代每日公布的排队表/Line UP, 来预估靠泊计划。对于预报的竞争船，也需要根据ais去查询竞争船动态。不排除某些地区港口会有船舶在没有优先权的情况下，插队靠泊。对此，要每日核对船舶位置。

靠泊计划关系到船方和货方。如果在FIO的条款下，吊机的费用属于租船方/货方，那么，货方要根据船方的靠泊计划来安排工班和卡车的计划。这样，靠泊计划出来前的最后一次船长报的ETA将会是非常重要。尤其是在有潮水限制，入港限制，雇佣工班时间限制和引航计划时间限制的港口。一旦船舶不能在预报的时间内到港，那么，引航计划取消后可能无法立刻重新订计划。因为引航站出计划也需要在特定时间之前。例如某港口上午12点前出次日引航计划，如果当天下午15点才到，不仅仅错过当天引航计划而且错过后续第二天的引航计划。在日本，船舶不能在靠泊计划时间要求内到港，会有工班取消费。

-装货

（1）

A.船代方面。通过operation@接收并核对船代发送的到港报，日报，离港报；

B.船长方面。通过operation@接收并核对船长签署的各项文件，如NOR,SOF,船长授权书等；

C.货代方面。通过operation@接收并核对装货前的货物准备文件，例如通关单等；

D.部门协调方面。通过operation@接收并核对其他部门的要求，例如，更换船员，物料供应，维修项目等。

（2）操作

（3）航次工作+部门协调

（4）存档要求：所有的邮件发送接收全部抄送operation@，如有部门协调工作，则将接收到的邮件复制移动到部门文件夹内。

（5）打印要求：排队表；到港报；日报；离港报；支出确认函；PSC报告；提单；舱单；大副收据；保函复印件；事实记录；配载图；理货报告或者水尺报告或者过磅报告；货损报告；签发提单授权书；

详情解释：

对于和船代的配合工作，

船舶在港期间，必须每日讲电话确认港口情况，无论是否有事情，找机会必须和船代进行电话沟通，这是让船代和船东保持沟通的有效手段。如果本船无事就询问港口其他情况，例如后续船舶多少，未来天气情况。

对于船代发送的到港报，日报，离港报，要确认信息无误。对于临时发生的确认项目，例如更换船员费用，配件送船费用等其他临时性的费用确认，要抄送代理邮件得到其他部门确认，其他部门可直接确认给代理但需要抄送操作。确认函需打印并记入支出确认单；

对于和船长的配合工作，

对于船长在港期间确认的费用，离港前和船长确认项目和金额。并和船代确认。对于事实记录，要求和船长再次确认LAYTIME条款内容，要求船长务必详实的记录并且对于可能不利于滞期费计算的记录要求纠正。对于船报方面，操作核对此前航程的船报，对于有疑问或要求船长增加报告内容及时和船长确认。

对于和货代的配合工作，

实际上，船东并不直接和货代联系，一般都是通过船代转达。通过船代去要求货物方面的文件资料，例如运抵报告和通关单。尤其是在船舶到港后，因为货方原因，船代不能安排靠泊计划的情况，一定要通知船代去港务局要到货物进度的证明材料文件。

船代和货代的工作配合如下：

-收运费结算装港滞期速遣费

（1）

A. 操作制作运费形式发票，经配货业务员，操作经理或者销售主管确认后，经operation@发送invoice到租船方邮箱，并抄送chartering@,operation@；

B.根据滞期费计算模板，通过operation@收取整理NOR和SOF，计算装卸港口装卸时间滞期费，经配货业务员，操作经理或者销售主管确认后制作invoice发送租船方邮箱并抄送chartering@,operation@;

（2）操作+配货业务员

（3）航次工作

（4）存档要求：所有的邮件发送接收全部抄送operation@,涉及到合同条款里的滞期费运费速遣费

(5)打印要求：运费形式发票；滞期费计算表；运费水单；

详情解释：

运费/租金属于船东唯一收入来源，不可折让。原则是必须全额收款。如果合同里约定的运费支付条款没有写明要扣除佣金，那么100%的运费要全额收齐；对于期租出去的船舶，要全额收取租金，如果有停租/代付或者其他委托，如果合同没有约定，则必须确定正本发票后方可从租金里扣除，而且需要由租船方发送申请要求从租金里扣除，经主管确认后，否则不予扣除。

-船舶航行

（1）操作

（2）日常工作

-委托船代

（1）使用operation@发送公司模板下的委托函。抄送operation@。

（2）操作

（3）航次工作

（4）存档要求：邮件放入船名下的航次文件夹内。

（5）打印要求：船代委托函

邮件样本如下：

TO:XXX SHIPPING AGENCY CO.,LIMITED

//船代名字

ATTN:ANNIE

//船代负责人

DATE:2013-06-24

//发邮件时间

FM:ZANO SHIPPING CO.,LIMITED

//船公司名称

REF:52164-S112

//参考编码:52164-S112

RE:MV ZANO CALL AT POHANG FOR DISCHG WIRC

//主题：ZANO轮挂靠浦项港卸盘元

GOOD DAY,

WE ARE PLSD TO INFM U TT OUR MV ZANO WILL CALL AT POHANG FOR DISCHG WIRC 5000MT AND APPOINT YR KIND CO.,AS OUR AGT AND PLS CHECK FOLLOWING INFORMATION AND REQUEST:

//我们很高兴的通知您我们的ZANO轮将会挂靠浦项港卸大约5000吨盘元。指定贵司作为我司船代。请查看下列信息和要求：

1.PARTICULAR:

//船舶规范

MV ZANO CAM FLAG BLT1990 L/B/D:106.392/14.6/7.8M

//ZANO轮，柬埔寨国籍，1990年建造，船长106.392米，船宽14.6米，型深7.8米

DWT/DWCC 5575/5300MT ON 5.9M SSW

//载重吨5575吨 载货吨 5300吨 夏季吃水 5.9米

GRT/NRT 3356/1749 GR/BL:6006CBM,2H/2H,

//总吨 3356 净吨1749 散装舱容/包装舱容6006立方米 2个货舱2个舱口

HATCH SIZE:NO.1&2:31.2X10.2M

//舱口尺寸：1号舱和2号舱： 31.2米X10.2米

HOLD SIZE:NO.1&2:33.0X11.0M

//货舱大小：1号货舱和2号货舱：33.0米X11.0米

BOX TYPE STEEL BOTTOM,SINGLE DECK,

//箱型船 钢制舱底板 单甲板

G'LESS,P&I BC CODE CLASS COVEREDA.D.A.

//无船吊 加入船东互保协会 具有散装适装证书 有船级社 所有数据为估计值

2.CGO N QTTY:ABT 5000MT WRIC 5%MOLCO CHTOP

//货物和数量：大约5000吨盘元，5%的数量增减由租船方选择

3.LAST/LDG PORT:DALIAN,CN

//上一港/装货港：大连，中国

4.NEXT PORT:TOYAMA,JP

//下一港：富山，日本

5.DISCHG RATE:SSHINC PWWD 3 DAYS 24HRS CONSECUTIVE WORKING

//斜率（卸货速度）：周六周日节假日包含在内 3个晴天工作日 并且要求24小时连续工作

6.ETA POHANG 6TH/JUL/2013

//预计到达浦项的时间：2013年7月6日

7.TERMS:F.I.O.S.T N L/S/D/S TBF CHTRR ACCT

//条款：船东不负责积载和平舱，并且，绑扎，固定，垫舱，隔票由租船方负责

8.MASTER CONTACT POINT:

//船长联系方式：手机： 电子邮件

MP: EMAIL:

9.VOYAGE NO.:

//航次号：

PLS KINDLY OFFER US ASF ON TIME:

1.B4 ARRVL：//到港前

A:DAILY LINE UP/PROSPECT/SCHDL;//每日排队表/靠泊意象/靠泊计划

B:PRIOR VSL DAILY WORKING CONDITION:BALANCE OF CGO AND DELAY REASON IF ANY；//前船工作每日工作状态：剩余货量和推迟原因如果有

C:LOCAL WEATHER FORECAST：72/48/24HRS;//当地天气预报：72小时/48小时/24小时

D:GUIDE INFORMATION ,BERTH MAP,ETC;//进港指南，泊位图等

E:CGO DISCHG OPERATION WAYS,DISCHG ONTO BERTH OR YARD INTO CUSTODY BY CUSTOM AND AGT OR,ONTO RCVR'S TRUCK OR,OTHER WAYS TO RELEASE CGO WHEN COMPLTD OF DISCHG;//卸货工艺，卸货到码头泊位还是进海关堆场，还是收货人车船直取，或者当卸货完毕后有无其他放货方式；

2.WHEN DISCHG://当卸货时：

A:ARVAL RPT N DAILY WORKING RPT;//每日日报和工作报告

B:PSC INSPECTION PROCEDURE IF ANY;//PSC检查进度如果有PSC检查

C:BUNKERING SCHDL IF ANY;//加油进度如果有加油安排

D:ACTUAL WEATHER;//实际的天气情况

E:CREW EXCHANGE PROCEDURE IF ANY;//船员更换进度如果有

3.AFT DISCHG://卸货完毕后

A:PLS RELEASE CGO AGAINST ORIGINAL BL OTHERWISE SHOULD GET OUR WRITTEN CONFIRMATION;//请凭借收货人的正本提单放货否则需要首先得到船东书面确认

B:FAX OR EMAIL TO US:SCANED COPY OF ORIGINAL B/L IF RELEASED CGO,DISCHG LOI IF ANY,TIME SHEET/SOF,TALLY SHEET/DRAFT SURVEY,CONDITION SURVEY IF ANY,NOR,PSC RPT IF ANY,HATCH LIST,DAMAGE RPT,DEPARTURE RPT,ETC;//传真或者电子邮件给我们：放货后的正本提单的彩色复印件，卸货保函如果有，时间表/事实记录，理货报告/水尺报告，验船报告，就绪通知书，PSC检查报告如果有，装货明细表，货损报告，离港报等

C:POST TO US:PDA FINAL TRIP ACCT,ORIGINAL LOI OF DISCHG IF ANY,AND ALL OF ABV ORIGINAL PART B'S DOCS;//邮寄给我们：港费正本账单，卸货保函的正本如果有，所有如上B部分的单证的正本。

ALL OF ADDITIONAL CHARGE OCCURED BY MASTER'S SIGNATURE SHOULD BE CONFIRMED BY OWNER FIRSTLY OTHERWISE IT FAILS.

//所有额外发生（不在港费报价单里）的由船长签单的费用必须由船东首先确认，否则无效。


THANKS FOR YR KIND COOPERATION!

B.RGS MR LU

===NNN===

-获得港口进港指南 （同前）

-委托接受装前（联合）检验（量油/验舱/监装等）（同前）

-递交入港船舶资料

（1）根据船代的要求，把需要的申报资料发送给船代；

（2）船长+操作

（3）航次工作

（4）存档要求：抄送operation@，并放入船名下航次文件夹内；

详情解释：

港口船舶代理的申报工作需要船舶相关证书文件。操作必须在指定下船舶代理之后立刻按照船代的要求准备材料并尽快发送过去。这个过程因为公司的要求不同，可能需要船长递交文件给船代。

船代需要做预申报和正式申报。向港口官方部门申报，例如国检，海关，海事和边检。国检是由之前的卫检和商检合并后的机构。

1.影响货物手续的船方操作的工作：

质检证明，原产地证等相关货物单证直接影响报关报检手续。对于普通航线，这几个证书和船东无关。对于朝鲜航次，证书随船。并且也会传真到船东公司。对此，操作需要把这几份文件同样发送给卸货港代理。

2.预申报：

对于预申报，每个港口部门有不同的要求，尤其是小型港口，通常只有在正式申报的时候在靠泊时由船长提供的船员物品申报单，船用物品申报单，船舶概况（A表），需要由船长提前或者操作提前发送给船代。

常规下的预申报操作需要递交的资料是：

ITC ISSC REGISTRY SSCEC BCC 这5个基础证书。根据港口不同要增加额外证书。港序（Voyage MEMO/ CALLING PORTS），船员名单和保安信息表（ISPS/SSI/保安情报等不同的说法）由船长或者操作制作。

针对卸货港，要发送的单证比装货港增加：

提单，舱单，配载图。

卸货港船代要做舱单录入。例如日照港，船到前10小时做舱单录入。在这次的舱单录入如果和实际的提单不一致，海关将采取措施。

对于港序，要根据倒序的时间单独制作一个文件，依照如下格式每航次填写更新：

JINGJIANG,CN 2014-02-02---2014-02-07 DISCHG 9000MT COAL

港序的开始时间按照船长的到港报的下锚时间，结束时间按照船离港后的最有一个引水员下船的时间，对于长江里的港口按照船离开码头/锚地的时间，因为长江里的引水员下船地点不在港区内。

4.正式申报：（同前）

正式申报也就是办理靠泊手续的过程。通常需要1-2个小时。由船长签章签字过的正本单据，例如，船员物品申报单，船用物品申报单，健康申报书，船员名单，船舶概括（A表）和总申报单，经船代外勤递交到港口部门做申报。在手续未做完前，船员不得上下船，不能回收污油水，不得加油加水，不得开舱。不能进行任何操作。

-船长递交NOR (同前)

-靠泊计划 （同前）

-卸货过程 （同前）

（1）

A.船代方面。通过operation@接收并核对船代发送的到港报，日报，离港报；

B.船长方面。通过operation@接收并核对船长签署的各项文件，如NOR,SOF,船长签单等；

C.货代方面。通过operation@接收并核对装货前的货物准备文件，例如等；

D.部门协调方面。通过operation@接收并核对其他部门的要求，例如，更换船员，物料供应，维修项目等。

（2）操作

（3）航次工作+部门协调

（4）存档要求：所有的邮件发送接收全部抄送operation@，如有部门协调工作，则将接收到的邮件复制移动到部门文件夹内。

（5）打印要求：排队表；到港报；日报；离港报；支出确认函；PSC报告；事实记录；理货报告或者水尺报告或者过磅报告；货损报告；还船通知等

详情解释：

对于和船代的配合工作，

船舶在港期间，必须每日讲电话确认港口情况，无论是否有事情，找机会必须和船代进行电话沟通，这是让船代和船东保持沟通的有效手段。如果本船无事就询问港口其他情况，例如后续船舶多少，未来天气情况。

对于船代发送的到港报，日报，离港报，要确认信息无误。对于临时发生的确认项目，例如更换船员费用，配件送船费用等其他临时性的费用确认，要抄送代理邮件得到其他部门确认，其他部门可直接确认给代理但需要抄送操作。确认函需打印并记入支出确认单；

对于和船长的配合工作，

对于船长在港期间确认的费用，离港前和船长确认项目和金额。并和船代确认。对于事实记录，要求和船长再次确认LAYTIME条款内容，要求船长务必详实的记录并且对于可能不利于滞期费计算的记录要求纠正。对于船报方面，操作核对此前航程的船报，对于有疑问或要求船长增加报告内容及时和船长确认。

对于和货代的配合工作，

实际上，船东并不直接和货代联系，一般都是通过船代转达。通关船代核实货物的处理情况。对于不能扣货的港口，要在卸货前再次和配货业务员/主管/财务确认，运费等应收账款是否收齐。对于货损货差，一旦出现争议，立刻通知公司相关负责人员（配货业务员/操作主管/租船经理等）。

-制作航次总结

（1）整理全部打印文件之后根据公司样本制作航次总结

（2）操作

（3）存档要求：制作完毕确认无误后电子版本发送chartering@

（4）打印要求：制作完毕确然无误后打印，由操作，配货业务员，操作主管签名归档。