外贸英语经典系列教材•外贸业务英文函电文摘

Lesson One Business Letter：Its Writing and Layout
商业书信的撰写和格式
商业书信的撰写
商业书信的撰写是商业活动中的一项基本活动。尽管电话、电传和电报通信已广泛使用，商业书信仍然是重要的通信方式。事实上，绝大部分的重要电话、电传和电报通信最后还要用书信来证实。
商业书信的内容常常是一种业务安排、一项协议或者一个合同，因此，必须谨慎撰写。
在撰写商业信时，建议注意以下几点：
1．完整信的内容应力求u201c完整u201d，即包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信所提出的全部问题或要求。重要的信更加注意u201c完整u201d，例如接受对方的报盘时，最好把条件全部说清楚或具体说明所接受的报盘的根据是什么（如报价单、信件等等），因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到，即对双方都具有约束力，如果不u201c完整u201d，有可能引起不必要的纠纷。
2．具体信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方作出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信，或是报盘、承诺等等，该具体时就要具体，避免模糊、笼统和抽象。
不过，并不是所有的商业书信都要求u201c具体u201d，在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统一些反而更好。有时，由于没有确实的事实或数字，就不可能做到具体。有时，虽然有确实的事实或数字，但是为了外交和策略的需要，也可以避免太具体。有时，为了有意识地对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字说不说都无关紧要，也可以不必具体。总之，该具体的就要具体，不该具体时就笼统一些，视需要而定。
3．清楚信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。