跟单员的工作内容十分繁杂,涉及面广,面对部门多。既要对上级反馈进度,又要对相关人员进行及时跟踪,稍有不慎,即铸成大错。因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件,帮助企业解决跟单过程中的大事,杂事,琐碎事,使跟单更加轻松。解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。
跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,即进行业务跟单。因此,跟单员要:
1.寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.
2.设定目标:主要客户和待开发的客户,我们的工作着重点及分配的工作时间。
3.传播信息:将企业产品的信息传播出去。
4.推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
5.提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。
6.收集信息:收集市场信息,进行市场考察。
7.分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:
1. 函电的回复:
2. 计算报价单
3. 验签订单
4. 填对帐表
5. 目录,样品的寄送与登记
6. 客户档案的管理
7. 客户来访接待
8. 主管交办事项的处理
9. 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。