外贸业务信函写作要求

1．内容要明确、具体。

外贸部门一般都是工作头绪纷繁，这就要求每封书信都要明确地指明是哪笔生意，什么意见，什么理由。

例如：u201c上次贵方来函，指出我方货价偏高u201d一句，u201c上次u201d指的是哪次?u201c我方货价u201d具体指哪批、哪种货?都不明确。如说成u201c贵方3月5日来函说我269号货的005品种的印花府绸价格偏高u201d，这就明确、具体了。

这就要求把信中涉及到的货物合同号、货号、货物名称、数目、金额、日期都要交待清楚。

2．态度要明朗。

每封信函都有自己的意见，是肯定还是否定，是接受还是拒绝，要明确地、语气坚定地表示出来，不能含糊其辞，模棱两可。例如：u201c贵方提出的意见我方基本同意u201d，u201c可以考虑u201d，u201c每月可交货五六百箱u201d，u201c估计五月中旬前后即可发货u201d等等都是不肯定、不明确的表达方法，都不能使用。

3．表达要准确。

要做到准确，必须注意做到以下三点：第一、避免歧义。_句话可以这样解释，也可以那样解释，叫歧义。例如u201c凡订购量在5000码以上者，可享受2%折扣婷的优惠。u201d如果对方刚好订5000码，买方可能理解成应享受优惠，卖方可能解释成不属优惠之列，这就会产生歧义，引起纠纷。如说u201c凡订购5000码或者以上者，可享受2%折扣的优惠u201d，这种表达是明确的，就是说：订购5000码者同样享受优惠。如果说u201c凡订购量超过5000码者，可享受2%折扣的优惠u201d，那么，订购5000码者就不包括在优惠之列了。再如，u201c不能让价u201d，u201c不拟让价u201d，u201c不应让价u201d等，肯定程度各不相同。外贸信函要求语言一定要准确，用词要严密，不然就会因理解不同造成争执和纠纷，甚至带来经济损失。

第二、防止褒贬失当。外贸信函有时涉及到对双方经营能力、信用状况、产品质量、经营态度、损失、获利等的评价时，要客观、公正、实事求是，防止不恰当地夸大长处或短处。例如信用调查、催货、催款、索赔等，都会遇到褒贬的问题，写信时不应受情绪影响，要科学、冷静、求实。

第三、杜绝错漏。

外贸工作责任重大，如果在书信中少了一个u201c不u201d字，意思就恰好相反，如数字丢掉一个u201c0u201d，就差十倍，如果是u201c十万u201d丢掉一个u201c万u2019u2019字，就相差一万倍。一旦出现这种情况，不仅自己负不起责任，更重要的是将给国家或集体带来不可挽回的经济损失。因此必须杜绝错漏现象。