【外贸英语函电】传统贸易交易达成的信函往来模板及流程整合[完结]

在国际贸易中交易达成初期会通过信函的方式从磋商到最后的交付，以下是我自书籍中整理出来的邮件所有业务流程逻辑顺序的答复模板，需要的话可以自行复制和参考，不要忘记点击屏幕下方的赞同按钮哦。

目录
业务磋商
建立业务关系 establishing business relations
询盘与发盘 inquiry and offer
还盘 counter-offer
交易的达成
备货阶段沟通
信用证的开立与修改 Establishment and Amendment of L/C
货物出运前后沟通
装运 Shipment
保险 Insurance
卖方收款
支付 Payment
索赔及理赔
投诉，索赔及理赔 Complaints,claims and settlement
其他日常工作
其他日常工作的函电写作Other routine letter
节日问候Holiday Greetings
CAT辅助翻译工具

业务磋商

• 建立业务关系 establishing business relations

1. 表明从哪里得到的信息、你写这封信的需求和目的、你公司的业务范围、你公司的财务状况和廉洁的参考附件
2. 自我介绍、建立业务关系的需求、进行信用调查
3. 感谢提案发送者、提供信息要求、表明清楚你是否接受提案proposal

Wholesalers 全销商 standing 名声；地位 doubtless 几乎肯定地
Respecting 关于 overrun 超过限度 creditors 债权人

At the cutting edge of 在…前沿 worth commendation 值得称赞
Be heavily committed 承诺太多（订单）


We have set specific objectives and deadline to continually improve performance.
我们设立的具体目标和完成期限来持续不断的提高业绩。

Our financial situation had become precarious.
我们的财务状况已变得不稳定。

Our purpose is to explore the possibilities of developing trade with you.
我们的目的时探索与你们发展贸易的可能。

We are particularly interested in your products, and would like to have more detailed information on all of your commodities.
本公司对贵方的产品特感兴趣，盼能从贵方获得更多的商品详细资料。

We have an extensive sales network for this line of goods, and shall always be ready to cooperate with you in marketing of your products in our market.
我方对此产品有广大的销售网，本公司随时准备与贵方合作，以拓展贵方产品在我国的市场。

We have excellent connections in the trade and are fully experienced with the import business for this type of product.
在贸易方面，我们有良好的关系，对此类产品进口业务更具有丰富的经验。

We are one of the leading exporters Chinese silk goods and are enjoying an excellent reputation through fifty years ‘business experience.
我司是中国丝绸产品大出口商之一，具有五十年商贸经验，享誉中外。


As to our credit and financial standing, we can refer you to the bank of China and the Chamber of commerce in Guangzhou.
至于我们的信用和财务状况，请向中国银行和广州商会了解。

We are in market for Chinese leather shoes and should be obliged if you would send us your best quotation.
我方拟购中国皮鞋，请报最优惠价格。

We hope to trade with you on the basis of equality, mutual benefit and exchange of needed goods.
我希望在平等，互惠和交换所需物品的基础上与你方进行贸易。

We deal exclusively with light industrial products; it is to fall within the scope of our business activities.
我们专营轻工业产品，属于我们的经营范围。

The articles we require should be durable and the colors should be bright and attractive.
本公司要求的货物无比经久耐用，色彩鲜明，有吸引力。

We have a long experience in the import and export trade and a wide knowledge of commodities as well as of the best sources of supply of these materials.
本公司在进出口贸易方面历史悠久，经验丰富。对各种货品及其货源十分熟悉。

• 询盘与发盘 inquiry and offer

一般询盘信 for general inquires
1. 告知信息来源，简单的自我介绍
2. 指示indicating写这封信的意图，例如提供产品目录catalogue样品和报价。
3. 陈述下单和期望得到发盘的可能。

具体询盘信 for specific inquires
1. 指示名字和货物请求描述，包括规格和数量。
2. 询问是否给一个期望可能的折扣、付款条款和交货时间
3. 陈述下单和期望得到发盘的可能。

发盘信 for letter making offers
1. 如果你接受其中一个，表达你收到询盘的感谢。
2. 发盘并阐述所有货物细节和主要运输条款。
3. 表情这段发盘的有效性或者重点说明此发盘是没有实际约定效力的。
4. 在货物和价格上做有效的讨论吸引顾客对其他产品的兴趣。
5. 表达你对此订单的期望。

Trade fair 商品交易会 trial order 实订 non-firm offer 虚盘


Please quote us your best discount off your list price for this quantity.
订购贵方这样大数量的产品，请以低于价目表内折扣报价。

The margin on this order is very small and we hope you will allow us an extra discount of 5%.
本订单利润甚微，盼贵方惠予额外5%折扣。

Since the above price is subject to alteration, we urge you to place your order promptly.
鉴于以上价格可能还有改动，我们请您务必从速订购.

The inventory will be disposed of over the next twelve weeks.
在未来十二个星期将进行清仓处理。

The developed markets impose higher requirements on brand and we are focusing our efforts on enhancing our brand management.
发达市场对品牌的要求很高，目前我们致力于加强品牌管理。

How many installments did it take to pay off the loan?
需要分几期还清贷款？

The offer is valid until June 2nd , after which date the term and price should be discussed again. 此盘有效期至6.2，在这个时间之后价格就需要重新讨论。

• 还盘 counter-offer

1. 价格谈判For letter of price negotiation：价格问题互相磋商
感谢发盘、表示遗憾不能接受并给出理由、给出还盘、表达你的期待。

2. 拒绝还盘declining a counter-offer：收盘人对发盘人的条件不同意、说明拒绝原因。
表达收到还盘的感谢和惊讶、拒绝接受还盘并阐述理由、希望尽快收到合作的可能。

3. 接受还盘acceptance of counter-offer：同意条款
感谢、宣布你接受，阐述你想要的条款、说明你已经附上订单表格，合同，销售确认书，需要的话盖章、表达你希望项目可以进展顺利和成功，并扩展未来的业务。

4. 订单部分拒绝partial rejection :提出替代方案
表达感谢、表达遗憾不能接受订单并给出理由、提出替代方案

We are pleased to have concluded business on usual terms.
我们很高兴按照惯常条款达成交易。

Your price is not on a level with the current market.
你方价格与当前市场不符。

To step up the trade, we are prepared to lower our price by 5%.
为了加快贸易，我们准备把价格降低5%。

If you cannot accept, please make best possible counter-offer.
如果你不接受，请尽可能的还盘。

We are obliged to decline fresh order as we cannot expect new supplies to come in.
我们不得不拒绝新订单，因为我们不能指望有新的供应。

The market has declined in the last few weeks.
市场在过去几周已经下跌。

We strongly recommend your acceptance for our stock are running low.
我们强烈建议你方接受，因为我们的存货正在减少。

If later on you can see any chance to do better, please let us know,
如果你能出更好的价格。请告诉我们。

They have adjusted their product structure to the changing world market.
他们调整了产品结构以适应不断变化的市场。


Our offer is competitive and we cannot lower our price any more.
我方的报价是具有竞争力的，我们不能再降价了。

This is our bottom price.
这是我们的低价。

If you compare our price with that of others, you will find it acceptable.
如果你与别人比较价格，你会发现可以接受。

In view of your business amount, we would agree to meet you half way.
鉴于你方业务量，我们同意各让一半。

• 交易的达成

1. 订单信
商品的完整描述包括型号数字大小颜色或者其他相关信息、数量、时间和装运方式、每个项目的价格、包装、支付。

2. 寄送合同信
确认交易赞成、表明你已经附订单表格，合同，销售确认书、表明回报期望的柜台签名，保证和希望，合同需要进展顺利和成功，相互业务会在未来扩展。

We can ensure you regular supplies of these materials if you pay for them in good time.
如果你们能按时付款，我们可以保证定期向你们供应这些材料。

备货阶段沟通

信用证的开立与修改 Establishment and Amendment of L/C
1. 催证函 urging establishment
参考货物，相对订单或者合同、抱怨未收到未接受信用证，表达你对信用证急切的需要、促进买家开立信用证、期待尽快收到信用证。

2. 通知信用证已开立
参考货物，相对订单或者合同。
说明你已经介绍了银行开立信用证，并表明信用证的细节。
希望有个尽早的转运。

3. 改证函
告知已经收到信用证。
指出不符点并修改。
希望尽快修改。

4. 展证函
告知已收到。
扩建的理由。
希望有个尽早的转运。



5. 催款函
参考货物，相对订单或者合同。
抱怨没收到的提前支付：说明你急切需要提前支付希望引起关注。
催促买家加快支付。
希望能尽快收到提前支付。

Cheques should be written in favor of Oxfam.
支票上请写明以牛津饥荒救济委员会为收款人。

Be punctual for an appointment/punctual delivery
准时赴约/准时交货

We enclose a check in partial payment for the goods shipped on consignment.
随附一张支票，作为所装运来的寄售货物的部分款项。

I’ve changed the last paragraph. It now reads as follows…
我已经修改了最后一段。现在是这样的。

The goods will be dispatched on receipt of an order form.
订单一到即发货。

The period of validity of the agreement has expired.
本协议的有效期已过。

The extension of a loan
货款偿还期的延长

The shop promised to keep the goods for me if I paid a deposit.
商店答应，如果我付定金就给我保留这批货。

Kindly remit the balance without delay,
请立刻将余额汇来。

D/P: document against payment 付款交单
D/A: document against acceptance 承兑交单
T/T: telegraphic transfer 电汇
C/D: cash against document 凭单付现

货物出运前后沟通

装运 Shipment

1. 提出装运指示
参考装运的订单货物。
提供具体的装运要求细节。
希望尽快收到货物。

2. 包装要求
参考装运的订单货物。
提供具体的包装要求。
希望尽快收到货物。

3. 催促尽早发货
直接说明信件的目的：查询订单货物的装运。
催促装运并给出理由。
尽可能表达尽快收到货物。

4. 申请第三方验货
参考装运的订单货物。
表达申请第三方验货的意愿

5. 装运通知
告知装运订单和船名。
表达货物可以准时达到和业务可以持续发展的希望。

Please make every endeavor to arrive punctually.
请尽量准时到达。

If you believe it is fair for all concerned, it will withstand the test of time.
如果你相信它从任何观点考量都是公平的，它将会经得起时间的考验。

Arranged in container
用…包装

The packages are intact,
包装完整无损。


The debts of many smaller developers will fall due next year.
许多更小型开发商的债务将会在明年到期。

You may ship the goods in three lots.
你可以分三批装运。

We wish to call your attention to the fact that…
以下情况你们应该注意（起委婉强调的作用的句型）

You should make the delivery in the time of validity.
你应该在信用证有效期内完成交货。

保险 Insurance

1. 进口商要求出口商办理保险
提及需要保险的货物。
说明保险涵盖的风险和金额。
澄清保险费的支付。
表达你的期望。

2. 回复函电
确认进口商请求的接受。
通知进口商做完的事情。
澄清保险费支付的金额。

Which is a state-operated enterprise enjoying high prestige in settling clams promptly and equitably.
中国人民保险公司是国有企业，享有理赔迅速处理公正的声誉。

The premium for the above-mentioned goods is at the rate of 0.8% of the insured value declared against All Risks plus 0.4% against War Risk.
上述商品投保一切险的费率为保险金额的0.8%，加投战争险的费率为保险金额的0.4%。

卖方收款

支付 Payment
1. 催款函
提及相关订单。
催促买家付款，说明金额和支付条款。
表达你的态度。

2. 收到客户付款通知
通知支付已经被创建。
附上银行水单如果有的话。
询问原始单据和电放提单。

3. 请客户提供银行汇款凭证
提及相关订单。
寻求银行水单并说明理由。
表达你的态度。

4. 发现付款错误跟客户重新谈论
说明付款错误。
请求重新支付。
推进解决。

5. 告知客户款项收到
提及相关订单号货物和合同。
说明支付已经收到。
表达你对未来业务的期待。

6. 请客户接受信用证不符点
说明不符点和导致不符点的原因。
请求买家告知银行接受不符点。
表达你的态度。

7. 讨论新订单付款方式
表达你对实际业务完成的满意。
询问新的支付方式。
说明为什么你需要新的付款方式的理由。
期待同意并提前说明你的态度。


The order has executed to the entire satisfaction of customers.
这笔订单执行令顾客完全满意。

We regret to find that there is a discrepancy in the amount od your L/C
我们很遗憾的发现你放信用证金额有误。

It is expensive for us to open an L/C and it will tie up the capital of small company like ours, so it is better for us to adopt the collection of D/P or D/A.
开立信用证费用很高，会影响像我方这样的小公司的资金周转。因此最好采用付款交单或承兑交单的托收方式。

索赔及理赔

投诉，索赔及理赔 Complaints,claims and settlement

1. 原因大致有：货物的品质和规格与合同规定不符，质量低劣、货物数量短缺、货物延误，未在预定时效内到达、货物包装不良，或货物损毁等。
2. 赔偿内容：请求赔偿损失、补运、调换、修理、减价和折让、拒收货物。
3. 索赔程序：发现问题后应该在合同索赔期内通知对方，并声明保留索赔权利、准备证明文件、正是索赔。
4. 索赔解决办法：和解、调解、仲裁、诉讼。


If the warranty is limited, the terms may entitle you to a replacement or refund.
如果保修有限制，根据条款你也许可以要求退还或者退款。

The company deducted this payment from his compensation.
公司从她获得的赔偿金中扣去了这笔付款。

The company sustained losses of millions of dollars.
公司遭受了数百万美元的巨大损失。

We object to dumping substandard machines on the market.
我们反对将次品机器向市场倾销。

Upon examination, we discovered to our surprise that they were inferior on quality.
经检查，我们惊讶地发现它们的质量不佳。

we have received your remittance in settlement of our claim
我们已收到您的汇款，以解决我们的索赔.

其他日常工作

其他日常工作的函电写作Other routine letter

1. 出差的自动回复
说明你正在出差、发送你的暂时联系方式、表示不便的抱歉
2. 职务调动通知
你提早改变的你的职位、告诉顾客说继续负责并提供联系方式、表示客户理解的感谢。
3. 休假的通知
简单描述具体的休假时间、安排交接、希望客户理解。
4. 通知客户展会安排
给潜在客户的具体展会信息、展示展会细节、希望客户来参展。
5. 通知客户公司新规定
通知代理人你公司的新规、解释新规的细节、希望业务能够继续壮大。

节日问候Holiday Greetings




CAT辅助翻译工具
Trados, Memsource, MemoQ, Word fast, Aegisub.