OTEP模型强调的采购优化

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随着市场竞争的加剧，企业内部运营改善与转型风潮，逐渐为大家所关注，企业内各项功能，也面临改造（Re-engineering）的压力，其中，与公司产品品质、成本、时效最有关系的采购功能，也受到要求改造的压力，以提升采购效能。通过改造，可增进企业竞争力，因此，对采购管理者来说，如何进行改造，是一项重要的课题。




有人说现在是3C的时代，意味着Customer(顾客导向)、Competition(竞争导向)、Competence（专长导向），这三个C之所以被强调，代表着变动时代的特质，而这也是企业改造的背景因素。





竞争力=F（价值/成本）这个公式对各产业都是适用的，每个公司唯有通过创造价值、降低成本，才能不断提升竞争力，而其中的方法是进行企业改造。




到底企业改造是什么呢？举例言之，如从满足顾客需求的角度来看，如能缩短提供产品或服务到客户手中的时候，就是企业改造的本质（或说是流程改造），因为缩短时程才能有效掌握客户订单，也才能在速度上赢过竞争对手。因此，从赢利采购OTEP管理系统具体言之，改造包含三项工程：理念改造、组织改造、流程改造。




理念改造，突破盲点










采购这个字的英文叫做PURCHASING，含有10个意义：P代表主动积极（Proactive）,U代表紧急支援（Urgent）,R是转型改造（Re-engineering），C代表降低成本（Cost Down），H表示全方位行动（Holistic），A是创造成就（Achivement），S代表善用策略（Strategy），I表示创新作法（Innovative），N是谈判协商（Negotiate），G代表全球运作（Globalization），因此，身为采购人员必须不断充实专业能力，才能应付多方面挑战，扮演好采购的角色。




当企业竞争愈激烈时，企业改造就要求人员要改变原有思维模式（Paradigm Shift），才能找到更大的改造空间，因此，这意味着理念改造需要落实。一般人由于习惯原有的思维模式，常容易受盲点所遮蔽，以致于错失改造的时机，或是找不到改善的方法。




那么，对采购工作者而言，理念改造是什么呢？大致可用下列的对照，来表示每个人思维模式的转变：

通过思维模式的转变，采购者将有更大的发挥空间，同时，更可创造价值，提升工作角色的地位与对公司影响力，毕竟，21世纪来临前，采购角色已转型为资源战争中的主力攻击者，当然，自我核心专长的充实，更要加强。这也是为何不断培育采购人才的专业技能，对现在及未来变 得非常重要。　







组织改造，提升战力










以往，许多企业为提升工作绩效，对组织的安排也十分灵活，但在面对激烈竞争，快速改造的挑战，组织改造对采购的影响更加直接，然而，通常各公司由于产品或技术的复杂度，采购本就面对更重的工作，如何才能更加灵活，运用速度与创新手法来提升组织效能，将是更重要的课题。笔者对采购的组织改造建议如下：




1．采取扁平化的组织设计与精兵主义的用人政策

在组织的发展中要考虑的是沟通与决策快速，因此，应给采购人员更大的授权与发挥空间。当然，在选用人才方面，必须一开始就重视品管用人的观念。




2．加强跨部门的组织合作效能

采购是服务部门，必须与各部门作到动态沟通，并成立机动性跨部门解决问题小组，因为通常各公司的采购人员非常精简，唯有善用团队的作法，才能灵活快速解决问题。




3．与供应商发展双赢合作关系

采购与上游供应商的关系，要跳出原有的买卖关系，而发展双赢的合作关系，如此，双方资源的运用将会更加有效。例如当研究开发阶段时，即邀请厂商早期合作开发（Supplier Early Involvement），或是推行免检制度，减少不必要的作业程序。




4．引导学习型组织的观念及作法

组织的生命力有赖于学习能力的提升，因此，若能及早重视学习型组织的引进，通过5项修炼：自我超越、心智模式、团队学习、共同远景、系统思考，将可促进组织的学习能力提升，不但可增进个人的专业技能，且可促进团队合作的效能。




流程改造，提升速度










美国企业改造专家Michael Hammer提倡以非常的手法及突破的观念，来改造既有的流程，以缩短提供产品或服务到客户手上的周期时间。因此，我们要从多方面来思考如何缩短流程时间，提升作业效率。有关的方法建议如下：




1)在开发新产品的流程，采取同步工程手法

运用同步工程，使各项开发、材料试做采取平行作业，可以缩短原定的开发周期，当然，在此阶段的重要厂商也要投入，一起合作。




2)善用资讯科技，提升采购效率

与供应商之间建立EDI（电子资料交换）系统，彼此之间的资讯可互通且缩短作业时间，此外，可利用Internet网路进行Sourcing或全球性的通讯，及时掌控最新资讯。




3)适当缩减供应厂商数，可简化作业

选择重点合作厂商，发展策略性合作伙伴关系，这对采购效率提升有相当帮助，且有助于资源整合。




4)灵活运用采购策略，发展快速回应系统

由于企业国际化，进而带动全球生产、采购、产销，因此，要弹性运用各种采购策略，发展快速回应系统，作好全球运筹系统。

动态的环境变化，使得今日的采购必须更加灵活快速行动，谨以此三方面的企业改造提供企业高级管理者参考，以实现通过企业采购系统改造来提升企业竞争力。