外贸软件对出口公司的作用

做外贸跟逛商场一样，平时逛商场的时候，商场里有那么多的店铺，但有的店铺生意很好，有的却不行，原因就在于商铺本身的定位是否有特点。因此，经营一个有特色的产品很重要，增加产品的附加值，才是外贸公司未来的发展道路。

像鞋帽、服装、包袋出口的公司，主要是以国外大宗批发商为客户群体，其产品面向的市场也以南美、欧洲和东南亚。在竞争激烈的行业市场中，可以通过避开大竞争的策略，提高自身产品的市场竞争力。主要体现在：

产品选择上。选择竞争相对不是很激烈的品类。

市场区域上。开拓不是热门的市场，例如，欧美市场是国内外贸公司较为热衷的区域，可以避开转去面向其他新兴市场进行开拓，可以是除非洲、中东之外的国家和地区。

除了在市场和产品类型的选择上需要有各自的独到之外，客户资源的维护、老客户的忠诚度、业务过程各环节严格掌控，都是很重要的，这三点把控好了，大环境对外贸公司的影响就不是很大了。外贸出口的整个业务环节主要有：询报价（客户询价、工厂询价、发盘、还盘）、合同（外销合同、采购合同）、费用管理（预收款、预收分摊、预付款、预付分摊、议付收汇、进货付款、出口结算）、采购（采购进度跟踪）、出运、单证、开票、增票。

在这里给大家讲讲外贸业务各环节要如何管控。

【询报价管控】对国外客户可制作图文报价单；根据产品的配料组成、配料用量、配料消耗自动核算产品的成本价格，为报价时提供厂价数据；不同产品，按不同的利润率、箱型、费用参数值计算价格，报价前对装箱量、运费价格进行相对应的选择。

发盘快速报价。提前设置汇率、运费率、保费率、佣金折扣率、商品成本、货运费用等，按利润率或换汇成本进行发盘，自动计算出对外报价，生成标准的报价单。不同的商品，既可采用一个换汇成本、利润率、折扣或佣金，也可以采用不同的，系统自动快速生成报价单。

还盘快速倒算换汇或利润率。在保证利润的情况下，可通过倒算货物收购价来向供货商压价。

按贸易方式的不同设置不同的报价核算公司。核算报价的贸易方式分：一般贸易，进料加工和来料加工。

条形码快速报价。用电子扫描枪扫描条形码即可显示产品的包装、规格及价格等明细。

【产品方面管控】

对产品分类管理。对同一类产品按货号、型号管理其属性；对每一种型号的产品支持BOM结构的管理；可管理成品以及产品配件信息；可管理产品图片以及附件等相关信息；可直接导入EXCEL表格等相关信息。

样品管理。对客户、联系人、样品、对外报价等进行管理，包括打样进度表、样品制作单、新产品的开发进度控制。打样进度表，产品描述、订单数量、样品相关资料等信息进行管理。样品制作单，样品的制作进度及交样情况。

【合同方面管控】

外销合同：合同条款、产品的数据，通过合同订购的产品直接生成采购订单的内容。对合同执行中将要发生的费用、最终的利润进行自动核算。核算内容和合同的条款提交上级审批，支持打印合同，形式发票等所需的单子。审批后在执行中发生变更，可以产生并保留多次变更的内容。根据贸易方式（一般贸易、来、进料加工贸易），对于来、进料加工贸易，合同直接连接加工产品所需进口的原料，和进口原料的合同条款内容，为加工贸易手册的跟踪核销提供原始的业务数据。外销合同分类（代理出口合同，自营出口合同），对于代理出口合同，可以直接连接代理协议的条款和内容，并直接体现代理费的结算方式，方便管理。

采购合同：根据采购计划自动形成的采购合同，只需要补充其他条款信息等，采购合同即形成。也可根据库存囤货直接形成采购合同。有翻单或者变更处理的合同，可通过系统的复制或者变更按钮进行合同操作，做到事事都留有痕迹。支持分工厂或者合并采购。未收到客户订金前原则上不能下采购，有特殊情况可以走特批。

【费用方面的管控】

根据单证费用等信息，调取数据，形成费款申请，领导审批通过后进行支付，除单证费用外，还可以管理到公司的办公费用等；预付款可和采购合同做关联，采购合同中如打了预付款标记，则在预付款时会根据采购合同直接把预付金额带入，进行支付申请，领导审核通知后，可进行支付；所有的付款直接连接实际业务数据进行审核，避免款项超付；出口结算单在合同执行完毕后，根据发票或者合同号进行整单利润核算，自定义计算公式，核算利润；议付收汇方面，系统统一管理已出运的发票数据，做到提前了解哪些发票在什么时间要结汇，以结汇的信息自动体现水单数据，系统自动跟踪剩余结汇金额，根据收汇日期做预警提示；多次结汇，国内外银行的管理对同一发票项下的议付进行统计。核算成本，通过发票的收汇、退税、支出等各种费用进行记录，核算出实际利润。

【采购计划管控】根据销售部提供的P/I（或客户PC）信息自动刷新数据，产品选择对应的工厂进行采购，填入相应的交期和数量等内容，自动转单形成采购合同。

【订单进度管控】跟踪已经审批生效的合同的产品，及时掌控货源信息。展现界面根据产品或者客户要求进行个性化界面内容的调整，支持移动端验货处理。

【发运计划管控】可以根据合同的出口计划，自动根据外销合同产品发货计划，从外销合同中一批或多批复制商品明细。支持分批或者合并出运。

【单证制作】配船、订舱、打印多种单证格式。支持所有单据共享，实现一套数据两套单据，方便报关和结汇单据的不同需求；根据外销合同、信用证或者发货单数据调取，完成所有的业务及储运结汇报关等单据；报关发票根据结汇发票的数据按海关编码自动合计，根据所需修改报关数据，支持报关单据；对每批出运的产品所需要的租船委托、报关单据、结汇单据、证明等单据进行统一的制作。

【信用证管控】主要对公司内的到证、改证情况进行记录，及时通知业务人员认领，对已认领的信用证、次数、人员、时间进行保留存档，方便业务和审证人员的及时查询。

【水单认领管控】结汇信息分为：L/C结汇和T/T、D/P结汇。L/C结汇直接按发票号登记水单数据。T/T、D/P结汇信息登记水单金额和数据，由业务员填写发票号进行认领，认领需财务审核认可。水单信息根据发票号自动反馈到议付收汇管理中。如属预付款，可认领到合同项下；正常货款可认领到发票号项下。

【开票通知管控】通知工厂开发票，按报关、采购、出运等信息类别，对开票明细进行调取，自动生成开发票通知，发给工厂的开具明细。

【增票管控】收到工厂开具的发票后，在增值税发票管理模块进行数据登记，可从开票通知直接调取数据，只输入发票号码即可。方便后期和工厂对账使用。