外贸英语丨 英文商务邮件格式和礼仪

对于外贸从业的小伙伴们来说，英文邮件是跟客户最主要的沟通方式，其重要性不言而喻，所以大家对英文商务邮件的写作技巧都很感兴趣。

但是在学习邮件写作技巧之前，可能我们应该首选关注一下邮件的「格式」和一些「细节」问题，处理好这些，可以让我们的邮件更圆满。

收件人

1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。

3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。

4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。

邮件标题

1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。

2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。

3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。

4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。

比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：

RE:Art work of minions item




附件

1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。

2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。

3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。

4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。

5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。

比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：




邮件内容

1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「Dear All」作为邮件称呼。

2.邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。

3.写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题 」。

4.能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。

5.如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，最好不要超过3种。

6.注意措辞，多用虚拟语气和委婉语气。比如：if……,I would……,Could you……这些句型，既明确了自己立场，又不至于太生硬，更容易让对方接受自己观点。

7.电子邮件可以轻易的被转发给他人，也是书面的证据，所以邮件内容务必慎重客观，切不可信口开河。

8.邮件最后要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。

9.邮件结尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。

按照以上要点给大家提供一个简单的模板：

另外需要注意：在跟收件人不熟悉的时候尽量写全名，不要写昵称。




其他需要注意的细节

1.最好设置一个签名档，里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式，社交账号等信息，方便收件人随时查找。

2.邮件写好之后，自己先检查一遍有没有拼写错误，语句不通顺，或者表达有歧义的地方，确认没问题再发送。

上就是一封完整的英文邮件应该包含的要素和需要注意的地方。我们常说细节处见真章，希望大家养成良好的习惯，早日写出完美邮件。