外贸邮件-商务邮件

商务邮件，除了陈述最基本的事实以外，一定是承载着某一使命的。而这一种使命，从逻辑上来讲，都可以概括为两个字：观点！从这个意义上来说，第一重境界也可以概括为：看懂观点！




观点是什么？观点是你的态度，或者说你的判断。

例如：I like tea. I think 24 hours is enough.




提炼观点的最好办法是找核心词。这个词可能是一个数据，也可能是一个形容词、名词。当你找到这个词的时候，就开始围绕这个词来展开你的态度或判断。千万不要上来就想着用I或者there be句型造句。




例如：

这台设备可能需要36个月才能够交付使用，那核心词就是36 months。写成句子就是：We need 36 months to ready this machine. 或者 36 months is the best time we can do. 或者 The lead time for this machine is 36 months. 当你围绕着这个词展开的时候，句式其实已经不重要了，无论你怎么写，重点都已经把握。




例如：

老板不是很喜欢这个客户，因为这个客户很自私。那核心词就是Selfish. 写成句子就是This client is so selfish that my boss doesn’t like him. 或者 My boss doesn’t like selfish people like this. 或者 A selfish client like this will never be accepted by my boss.




很多人不会抓重点去表达，其实并不是学的东西不够多，而是没有掌握方法和重点。当你掌握了提炼核心词，我相信大部分过了4级英语的，都是可以很快提高自己的表达，从而开始享受这个写邮件的过程。




提炼观点以后，一般情况下是需要给出理由的。AK在这里给出三种方式，分别对应了一个理由、两个理由、三个理由。对于超过三个理由以上的情况，请麻烦你自己整理一下，把最不重要的那个点去掉。有且最多三个理由。




对于只有一个理由的情况，可以直接用Because。

对于有两个理由的，可以说：For one thing, …; For another, ….

对于有三个理由的，可以说First of all，Secondly，Thirdly




也许表达理由的方式和句式还有很多种。但是在融会贯通之前，可以暂时用这种保险的结构。




把你的邮件，控制在三句话以内

学会了表达观点，知道理由不要超过3条，唯一还剩下的，就是把你的邮件控制在三句话里面。分别是：观点，理由，祈使句。




这其中，最难的是把你要表达的观点，或要对方做的事情，或申明的一个计划，用一句话概括出来：

例如：观点，Yes or No. 委婉一点可以说：I afraid, Unfortunately, However, but, Maybe. 这个时候，你的观点在句子的后半部分。




例如：对方做的事情，祈使句。Please 。。。




例如：计划，时间、地点，数量，价格等内容交代清楚。We plan to ship CA284 and CA344 Together ON Date 20170929. However, rubber seal from CA284 won’t be ready. So we need to send them by air later.




接下来，再介绍几个完整的三句话，以作更多的参考！

例1

250USD is best offer we can give you at the moment.

For one thing, the RMB/USD rate has been increased so much, For another, your demand is not meeting our MOQ all the time.

Would you please try to confirm this PI so that we can Catch the shipment in July.

例2

We believe it is impossible to achieve 3300RPM for this motor.

First all, our budget is fixed because of your target price,

Secondly, the temperature risen is already very high at present.

Thirdly, even if we try to do so, the defect rate would become so high that we might damage your brand in the market.

Would you please confirm if we can change our budget before a new design?