外贸邮件的撰写要求有哪些？

外贸邮件的撰写要求包括以下几点。

1. 邮件要规范

撰写外贸邮件最好使用统一的格式，最好有企业的商标，主要产品的图片、类别等，还可以利用外贸管理软件自动设置、修改后再使用。

2.格式正确、统一，邮件主题合理，拼写无误。

所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。外贸管理软件可以帮助设置相应的格式与主题。

（1）邮件主题最好有企业名称等，比如企业名称为“EXPORT”、行业为“PLASTIC”，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写“ExportPlastic/quotationofitemA”。这样做的好处是，既方便客户查阅，又方便自己以后查找发给客户的信息。来往邮件很多的客户，往往要花很多时间去查找以前的报价以及其他资料，但是若通过主题查找就很方便，会节省很多时间。

（2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。

（3）第一封邮件的落款最好写上“Mr.”或“Ms.”，职位写“SALESMANAGER”（销售经理）等。不管你是不是经理都没关系，发件人的职位高会让客户觉得企业尊重他。

（4）落款要有企业标识及详细的联系资料。

3.版面要整洁

在微软公司出品的邮件管理程序（MicrosoftOutlookExpress，OE）里面将撰写邮件的字体、字号（10～12号比较好）都设置好，不要一会儿大字一会儿小字；也不要过于花哨，特别是不要全篇都是大写字母，这会增加阅读的难度，让人反感。对于一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示。

4.拼写无误在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否拼写无误。

5.表述准确邮件要能够准确表达企业的观点，不要让客户产生任何歧义，尽量避免使用有歧义的单词或短语，尽量避免使用俚语等。

6.内容要详细

邮件应给客户提供非常详细的资料，回答其提出的问题，并将没有问到的问题也整理出来。有时候，外贸业务员提出的问题会让客户觉得其很细心、很可靠且非常专业。当然，详细并不是说将所有问题都和盘托出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。

7.有条理

邮件内容要能够让客户清楚地看明白，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人产生混乱感。在很多时候，邮件的内容要用“1、2、3、4”等标出来，这样客户就能清楚地知道外贸业务员要说或问什么。

8.内容呈现方式多样化邮件的内容呈现方式可以多样化，比如配合图示说明、照片说明等。很多事情往往用语言很难说清楚，但借助一张图纸或一幅照片，就会一目了然。