外贸邮件有哪些不为人知的小技巧

外贸邮件有哪些不为人知的小技巧

好的外贸邮件可以带来很多外贸客户咨询，几乎每一个外贸订单的成交都离不开邮件，由此可见电子邮件就是一个你不能忽视的渠道。但要无论是外贸来往邮件还是以开发海外客户为主的开发信，二者虽有不同但也有很多的共性。外贸邮件技巧的掌握对于外贸人员的日常工作来说同样是必不可少的。

那么我们给买家发邮件有哪些不为人知但很实用的「冷知识」呢？




前方高能 快收藏起来

No.1

英文邮件错误发送后，如何纠正

写邮件有时候忘记检查了，直接发送了，突然发现有些地方弄错了，如拼写错误、数字弄错了，附件发错了，发件人写错了，这时候得要重新发一封邮件过去纠正，这种邮件怎么写呢？

中文直接说“以这封邮件为准”就搞定，我们首先说说英文怎么翻译“以…...为准”？

其实英文里并不存在完全一对一的翻译，因为“以…为准”是中文特色的表达，英文只能意译，在不同语境里的翻译不同。

首先，一定要有的一句话是：

• Please disregard my previous email.
• 请忽略我上一封邮件。

然后写原因：

• as I made some mistakes regarding …
• 因为…...地方有些错误....

后告诉对方：

• This email is the corrected one. /
• The corrected information is below.

正确邮件如下。

如果你要强调“请参照此封邮件”可以说：

• Please go to / refer to this email for the correct information instead.

以下是老外的一些范文，供参考：

• Please disregard my previous email as it was sent prematurely without being finished. Please refer to this one instead.
• I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!
• Sorry, I pressed the "send" before correcting typos. The corrected message is the following :

最后，纠正邮件后，一定一定要注意的是，主题也要做相应的修改。

因为两份邮件的主题是一样的，收件人可能看了第一封邮件后就忽略了第二封邮件，所以第二封邮件一定要在主题里做标识，提醒收件人这是一封纠正邮件。

可以在主题后面用小括号标注：

• （corrected version for ）
• （corrected information）

No.2

年轻老外：写邮件不讲武德

作为第二语言学习者，我们写英语会按照要求的格式来写，老一辈的老外基本也是按照这种规范来，但据我观察，年轻一代英语母语者由于偷懒，会犯以下规范性错误。大多数是因为直接说出来并不需要顾及这些符号，所以能省则省。

1. 所有的合成词从不用连字符，直接用空格略过。

这是最令人困惑的地方，如果不熟悉这种写法，会发现句子结构混乱，不知道凭空出现的动词是怎么回事，如：

get your buy in / my take away / some take home thoughts

2. 所有格符号（就是单引号'）常常偷懒省略，如：

Its going to rain / todays newspaper / 5 years experience

3. 首字母缩写词常常忘记里面已经包含的名词，如：

ATM machine（M已经是machine）

PIN number（N已经是number）

GPS system（S已经是system）

LCD display（D已经是display）

4. 落款的姓名不大写，据说是因为小写更加活泼轻松一些。如：

peter lewis

5. me和 I 分不清。比如奥巴马就说过：

This is a very personal decision for Michelle and I.

6. 还有时间，不写冒号。比如：

200p是指2:00 pm。

刚开始不明白，通知我开会差点错过。有些客户的订单数量是10.000pcs，一开始我以为是10pcs，原来是10,000pcs。




No.3

别在邮件里写word excel..

在中文习惯里，我们常常把word文件叫word，excel文件叫excel，ppt文件叫ppt。但英语里，你可千万别这样说。

• 第一，因为word只是一个做word文档的软件，excel只是做excel工作表的软件，PPT也只是做PPT演示文稿的软件。你不能用这个软件名来代替这个软件生成的文件。
• 其二，如果你直接说WORD, EXCEL, PPT，你叫苹果用户情何以堪，因为苹果也有自己的办公套件叫iWorks，分别叫Pages（文字处理）, Numbers（表格）, Keynotes（幻灯片）。

那么在英文邮件中这几个怎么表述？

• WORD文档叫 document。

如果是微软的就叫word document，苹果的 pages document。这里要说明一下，此处的document是狭义的document，特指文字处理软件生成的document，实际上还有广义的document，后面再详细说。

• EXCEL工作表叫spreadsheet。

大家可能熟悉sheet是表，但看到spreadsheet就突然不知道是什么了，因为不明白spread是何意，也不知道为什么要有这个词。

这里的spread是“展开”的意思，区别于“折叠”，这来源于电子表格还没有发明的年代，那时会计记账本会把左右两页拼起来作为一整页来记账，这就是spread，不是fold，这样的表就叫spreadsheet。

进入电子表格时代，所有的数据都在一张表上铺开了，就更不用记录在多张表里一页一页去翻了，所以就继续叫spreadsheet。

PPT演示文稿叫presentation。

就是用来“演示”的。如果是微软的就叫powerpoint presentation，苹果的叫keynote presentation。这两个名字都取得挺好。

• powerpoint -> make your point powerful
• keynote -> the central idea of a book, a speech, etc.

还可以叫deck，还有叫slides的，就是“幻灯片”。

最后来说一下document这个词的狭义和广义的意思。

狭义上，document是指由文字处理软件如Word, Pages生成的文档，是以文字为主的文件。

广义上，所有用来记录信息（供人参考）的文件都叫document，所以docx、xlsx、 pptx、pdf文件都可以叫document，甚至连jpg、png等图片都可以叫document。

那document 和 file有什么区别呢？

file是用来存档的，从它的动词file（把......归档）就可以看出来。电脑硬盘里的任何文件，都叫file，因为它们是“存”在硬盘里。

但电脑上不是所有的file都叫document，只有记录信息供人读取的file才叫document，而你的软件（以exe结尾）就不是document，只能是executable file（可执行文件）。

• file是用来存档的。
• document是用来记录信息的。

你和客户说，附件是......可以有以下两种说法，都没错。

• The atttached file is ...
• The attached document is ...

更推荐第二种说法，因为file只能说明它是电脑上的一个文件，没有任何针对性，而document表示这里面有“信息”。