货代航运单证文件流程外包BPO和AI自动化

货运代理和其他物流企业每天处理的大量发票和单据，他们是否应该将这些流程外包（BPO）？还是可以在内部自动执行这些任务？是大量利用人工智能和自动化技术，还是手工完成这些任务？

当前的趋势是自动化方面的支出正在增加。安永发布了一份对商业领袖的调查，其中41％的受访者表示他们正在投资于加速自动化。

什么是业务流程外包和自动化文档处理？

业务流程外包（BPO）是将业务承包给第三方供应商，从而节省了客户在雇用和培训自己的员工进行低价值工作，让客户可以专注于核心业务。

自动化文档处理是通过自动化工具从文档中提取，验证和录入数据的过程，该工具可以比人类更快地处理信息。一个示例是从货运发票中自动读取数据并将该数据传输到FMS（例如CargoWise）。

将业务外包给第三方的实际成本

货运代理和其他物流企业将任务外包给第三方很有意义，因为这样做可以节省他们的时间和金钱。但是，这样做可能会带来挑战：

Ø 缺乏对输出的控制：客户向BPO供应商陈述其要求，但不太可能对这种关系有足够的控制权，因为BPO供应商可能不会只拥有一家客户，所以客户对BPO对于该项目上的投入资源控制力有限，从而难以完全控制“产品质量，交货时间甚至产品安全”。

Ø 沟通问题和延迟：与任何第三方关系一样，沟通也容易发生延迟，BPO可能并不完全熟悉客户使用的沟通方法和术语，这会带来误解，处理客户数据时可能出现风险。

Ø 缺乏专业知识：数据获取时可能存在问题，这意味着BPO的员工需要接受培训。这类培训会增加客户时间和财务成本。

将任务外包给BPO不能免受手动数据输入时的错误。业务流程外包使用非本行业人员来完成客户工作，不可避免地导致读取，记录和处理数据中的错误。

典型的BPO流程说明

一般来说， BPO实施需要以下流程：

Ø 确定BPO：客户要花时间评估候选BPO供应商的适用性。

Ø 培训BPO：供应商的员工需要了解他们要处理的文件，学习如何处理客户的规则。

Ø 设置电子邮件：供应商不是客户的一部分，因此必须设置将电子邮件作为第三方系统的通道。

Ø 阅读，理解和处理数据：供应商的员工需要花费时间来执行客户的员工本应执行的手动操作。

Ø 错误检查和校核：供应商和客户都应该对数据输入任务已经达到商定的准确性水平感到满意。任何错误都有可能危及客户和他的客户的商业关系。

不过， 现在一种候选的方案是客户投资以AI为动力的文档自动化软件，这样他们可以比依靠员工（他们自己雇用的员工或通过BPO间接采购的员工）更快更经济地处理自己的文档。

但是，如果将工作委托给拥有AI自动化技术的第三方，那又会怎样呢？

与传统BPO相比，拥有AI自动化的第三方的BPO，可以节省了成本，并为客户提供更高效的服务。

与传统BPO相比，AI自动化的BPO有什么好处

Ø 节省成本：文档自动化软件可以让每个操作员处理更多文档，文档自动化解决方案的投资都会获得很高的ROI。

Ø 更好的控制：自动化解决方案，特别是由AI和机器学习支持的解决方案，以符合业务需求的格式提供输出。基于AI的解决方案已针对数百万个文档进行了培训，处理越多，机器越熟练，人工工作越少，效率越高，成本越低。

Ø 实施速度：文档自动化软件确实需要良好的数据和固定的培训时间，通常需要2至3周，具体取决于所提供的文档，但是与设置文档电子邮件通道和第三方代理商的培训团队相比，实施起来要快得多。

Ø 快速扩展：加大人力操作的产能很慢（如果面临职位紧缩甚至会更慢），但根据需求扩展自动化解决方案要容易得多。

Ø 更高的准确性：自动化解决方案不会疲倦，也不会像人类一样疲劳以后容易犯错。

Ø 容易管理：机器人只需固定维护，不会抱怨，不会辞职，不会怨声载道，而照料员工要复杂太多。

Ø 更加合规：机器人永远不会“越雷池一步”。

以下是DocuAI为代表的AI赋能的软件机器人和传统BPO的表现综合比较：

	传统BPO	自动化
实施时间	数周至数月	数小时到数周
实施成本	10-30万人民币	5-10万人民币
运行成本	数万每月	数千每月
周转时间	数小时到数周	通常10分钟
平均准确率	60-90%	95%以上
每文件成本	1.5-25人民币	0.5-5人民币
技术使用	人力，传统软件	AI，NLP, 机器学习，软件机器人
异常解决时间	2小时到数天	30分钟

传统BPO应该利用AI自动化获得更好的文档处理效果吗？

答案是肯定的。BPO始终需要将复杂而细微的任务交给人力，以便能够充分满足客户的需求。

当客户面对很多简单重复的工作，聪明的BPO就不必用人工来执行任务。

AI自动化意味着BPO可以向客户提供更快，更准确的结果，而客户无需更改任何流程。而且，BPO减少了每个客户的工作量，使他们能够为更多的客户提供服务。

简而言之，BPO应该投资包括自动化，人工智能和机器学习的文件处理方案，以保持市场中的竞争力。

（完）

编辑：朱亚泼

作者：曾志宏（微信--1638881963），北科大毕业，新加坡国立大学　MBA，服务于GE，Rolls--Royce，JCI，Whirlpool等供应链部门，致力推广供应链智能解决方案，包括货代，仓储，运输，报关领域DocuAI, 小道智能，单证机器人以及智能文件处理方案，帮助贸易，物流和货代企业流程自动化，数字化转型，智慧供应链提升。