海运操作规程 国际货代

海运操作规程

1.1海运委托的确认

1.1.1客服代表接到客户的具体服务需求意向后,将信息反馈给海运操作,由海运操作向相关供方询价,再综合各供方的价格及所提供服务标准后整理一个对外报价并交由客服

代表给客户井填写<询、报价记录单》>。

1.1.2客户口头确定委托后,客服代表将我司空白《海运委托书》>传真给客户,告知客户填写相关栏目核对无误后签名或加盖公司章传真给我司。

1.2处理海运委托

1.2.1海运操作员收到客户回传的《<海运委托书>后,填写《订舱单>>并传真给相关供方,对于事先已确定船名/航次的要在<订舱单>>上注明相应的航次和日期。如果供方没有指定格式的《订舱单>,就直接出具我司<海运委托书》

1.2.2安排提货

a)对于内贸集装箱的提货服务,海运操作填写《<派车单》>传真给国内拖车行,并将拖车行反馈的提货司机资料告知发货人

b)对于中港车和海关监管车提货服务,要提前填写《派车单》>给相应的运输公司,请其回传司机资料含海关ID编码、车牌号、司机姓名、司机手册编号等给我司,我司收到资料后即反馈给发货人或报关行安排货物报关,报关、提货同时进行。

1.2.3安排重柜回场

回场时,如果有随货文件交接,海运操作员在(<派车单》》上要详细注明交接注意事项和文件名称等。对于客户自送货,将承运人的订舱确认书传真给发货人,由发货人自己安排送货进码头及自行安排报送

1.2.4出口货物报关。客户委托我司报关的,海运操作将客户提供的报关资料转交给报关行进行报关,并跟进报送的进度,确保在截送前放行。

1.2.5客服代表将此票委托相关信息录入TPL系统,建立工作号。

1.3文件的整理

1.3.1向发货人取得必要的货物相关文件,如发票和装箱单等

1.3.2根据客户提供的货物资料按照提单格式制作提单

1.3.3核对文件相关内容准确无误后将提单内容传真给发货人确认。

1.3.4发货人确认提单内容后,将提单内容提供给船公司或货代,并与其核对提单内容,确保所提供的装船信息与发货人确认的提单内容一致

1.3.5船离开起运港后将装船信息发送给目的地代理,通知代理准备接货

1.4货物跟踪

海运操作员在预计货到港前一日登陆船公司查询系统,跟踪查询货物具体在途情如有航班延误等异常情况出现应及时与相应供方沟通采取相关措施进行补救并如实反馈给客户。门到门货物还要与目的地代理、办事处沟通相关信息并在目的地完成派送服务后取得收货人的签收单。将货物相关信息录入TPL相应状态栏,

以便部分客户直接从网上查询

1.5客户的特殊要求

1.5.1修改海运提单:海运操作员在接到客户书面确认更改海运提单的要求、更改具体内容和同意承担相关费用后方可通知船公司改单并取得船公司的最终确认件提交给客户。

1.5.2代买货物保险:海运操作收到客户<海运委托单》上注明要买保险的,要及时与客户联系取得货物商业发票或合同。并将此货物详细资料提供给保险公司,确定保险标的物为投保范围内物品后再进一步与供方联系获取货物运输资料如提单号,船名,航次等。登陆保险公司网站进行投保,经保险公司核保后出具正本保单

1.6结算

1.6.1与供方确认委托发生费用,请供方出具其帐单,送在货到港前交由结算人员安排支付在供方确认款到帐后,要求供方通知其目的地放货给我司指定的收货人

1.6.2由结算员出具< ebit Note>)给客户并请客户确认( ebit Note>>上所列费用后回传给我司。协议客户不用再确认回传相关费用

1.6.3由结算员将相关费用明细根据工作编号录入到TPL结算系统。

1.6.4结算员在客户确认费用后,开出发票,寄给发货人,要求对方付款

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