1.业务拜访：了解：什么行业？企业出口量？合作船公司？航线、目的港？前期出口时遇到的问题？处理措施？做功课：该行业的出口形势、国家政策、出口国、出口量、国家配额、该地区占比；合作船公司海运价格、航线、船期以及该航线有竞争优势的船公司价格，出口环节或出口国会遇到的问题处理措施。
2.询价：1)海运费：船公司或当地船代询价（考虑海运费在月中、月底波动因素）① 掌握发货港至各大洲、各大航线常用的、及货主常需服务的港口价格；② 主要船公司的船期信息；③ 需要时应向询价货主问明一些基本信息，如品名、税号、件重尺等等。2)拖车费：需掌握出货港到各大主要城市公里数和拖箱价格，以及重、空箱往返价格。3)港口费运：各出货港的基本人民币费用标准等，如订舱港杂、港务、港建、堆存、THC、装箱费、报关费、商检费等4)不能及时提供价格的，需请顾客留下电话、姓氏等联系方式，以便在尽可能短的时间内回复货主5)服务：通关快速、安全，退单快，成本低，全程专业服务，客户放心、自己信心。
3.接单（客户发托书）：自己出口：确定：客户与外商签订出口合同，提供出口报关必须报关文件：【外汇核销单、出口合同、发票、装箱单、报关委托书，以及根据货物所受国家海关监管出口此类商品需要的出口监管证件，如出口许可证、商检、配额证、机电证】等；托书上的重点信息：1)要求的出货港、船公司和船期2)箱型、箱量3)货物的品名、税号和件（件数）重（毛重）尺（尺寸）4)贸易条款、付费条款、货主联系方式5)做箱情况，是送货到港、还是拖柜厂装等委托贸易公司代理出口：由贸易公司提供上述文件及办理后续结汇收款及退税的手续。甚至有些出口商可以不需要退税，直接买份出口核销单及报关资料报关出口，自己解决收款问题。
核销单：客户的核销单已用完，需到外汇局申领出口收汇核销单。具体操作如下：1、在到外汇局申领核销单前，先上网向外汇局申请所需领用核销单份数。2、外汇局确认公司已上网申领核销单后，凭公司核销员所持本人操作员 IC卡、核销员证向该核销员发放核销单。3、外汇局根据公司网上申领的核销单份数和外汇局本地核销系统确认的出口企业可领单数两者中的较小数，向公司发放核销单。
二、操作阶段：1.订舱：（EDI）提前10-15天。制作订舱托书：1)制作本公司的订舱委托书，制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改2)应在托书中标明所需要的船期和运价2.放号：（EDI）提单、船名、航次；发放提箱单或配仓单，取得提箱单或者配舱回单，制作送货通知发给客人，应标明最晚截单时间（给船公司提供准确的件重尺）、截港时间（货柜最晚的集港时间）、截关时间（货物最晚的通关时间），以免耽误船期。3.拖车提箱装货：提前7-8天，根据船公司的装箱要求。1）：操作将拖车提箱计划提前一天预报箱管，并将拖车信息录入系统，在装箱单上注明：装箱地址；联系人电话；装箱时间；截关时间。2）：箱管审核单证，将调度信息录入系统，箱管将所有单证交车队。3）；车队安排提箱，去厂家装货、进港，并将箱封号、集卡及时动态报告箱管，海运操作查询进港信息（EDI）。提箱的几种模式：1)送货到港：应在拿到送货通知第一时间（此时间不应晚于截港前3天或者船开前5天）发给客人，并提醒在截港前按时把货物送到指定场站；2)拖柜厂装：应在截港前4天将送货通知发给客人，或者发给协商好的车队，安排及时提箱，按照和客人约定好的时间到厂装箱，并在截港前及时返回指定堆场；3)拖柜厂装时，应提醒客人要按照实际装货数量填写随车单，并要和后续报关数据、提单信息一致。
4.集港：开船前2天。当货柜经拖车运到指定出口口岸(根据订舱时的船公司及船名决定了出口口岸)，货柜进入码头堆场后，开始受到口岸海关的正式监管，此时货柜无论出入码头堆场都必须经过海关同意才能继续运作。
有时货柜回堆场后发现货物短装、质量有问题等，需要重新将货柜提出码头，就必须向海关申请“监管出闸”手续，在海关查核实际情况与汇报相符的情况下监管货柜离开码头堆场。) 当货柜进入码头堆场后，码头电脑会纪录此货柜的进场时间、柜号、封条号、堆场位置等信息，并通过与海关电脑联网受到海关电脑的监控。此时才可以正式向海关申报出口。
5.报检：商检货报检。
6.报关：1)确定出口货物报关所需资料：①是否需要商检？②是否需配额？③是否需要出口许可证？④是否需要产地证？⑤是否需提供商标授权、商标品名？⑥是否需提供商会核价章；2)填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重、件数、包装类型、金额、体积，审核报关单的正确性(和箱单发票一致)；3)填写准确的“中文品名”，并对照海关编码大全，查询商品编码，审核两者是否相符，填写编码规定的计量单位，并根据海关所列之监管条件提供所需要的文件和申报要素等；4)备妥报关委托书、报关单、核销单、合同、发票、装箱单、手册等，及其他货物所需资料，于截关前1天通关准备单证：【报关委托书、 出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票 、装箱单、外销合同、出口许可证、商检换证凭单、出境货物通关单、送货通知】报关行通过联网电脑向船代根据客户提供资料输入（EDI）要报关的船名、航次、柜号、订舱号、出口单位名称、收货人名称、货物名称、件数、毛重等资料。船代收到资料并审核通过后会自动向海关电脑传输资料，一般船代在这里是不会每份具体审核的。海关电脑收到资料后也会自动通过，因此所有上述资料是由报关公司根据客户提供的内容并且负责审核的。当海关电脑通过后，打印在空白装船单上，(此时叫做装船单(D/O)，当海关电脑予以放行并且加盖海关印章后，就叫做“放行条”。) 报关公司将装船单上的内容(主要是16位数的运输工具号码及10位数的提运单号码)，通过海关允许的录入公司，正式向海关的报关电脑系统申报出口(请注意，海关只承认当海关的电脑报关系统接收到申报时的时间为报关时间，之前这么多环节只算是准备环节，因此海关要求的“提前24小时申报”指的是在某条船截关前的24小时要向海关报关电脑系统申报，当然这个要求不太实际，因为有时路途运输问题、货物生产时间问题、报关资料交接问题等都有可能导致赶船的情况出现，最常见的信用证马上到期，货物刚刚好才生产出来，运到码头时当天就要截关。当海关报关系统接收到后会交由审单中心负责处理深圳各个口岸传输的报关数据，目前出口商品绝大多数是由电脑自动审单，只要发送到审单中心，就会自动通过，报关公司在发送前必须严格审核所申报的资料与客户提供的内容完全一致。
审核通过后，打印出口报关单后，连同报关资料(核销单、合同、发票等)，报关员签字、报关公司盖章，向现场海关递单。首先递单给综合科，综合科在电脑里确认接单，需要征税的货物转给税费组，一般货物转交给风险管理科，风险管理科认为需要查验的货物进行电脑布控，不要查验的货物直接放行，转交给放行组加盖海关印章后出单给报关行。报关行将放行条交给码头进行电脑确认海关是否放行，确认后加盖码头确认章，再由报关行将放行条交给船代公司。
7.放行
8.装船：船代公司根据放行条装船出口。1)及时查询，确保已经及时通关并配载上船2)及时向报关行要报关预录单，并及时提供给客户；
9.签发提单、外汇核销联、退税联：当船离开港口后，船代公司会在电脑发送一份此船实际装船的舱单资料给海关的报关电脑系统，报关电脑系统与舱单资料对碰一致后才可以向海关申请打印出口外汇核销联及退税联。1)送给客人的或者客人自来取件的，需签收；2)通过快递送达的，应在快递单上标明诸如“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“合同号”等要素以备日后查证。依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确定提单正确内容，查看每张正本提单是否都签全了证章，是否需要手签“提单”的发放形式：① 放： 需顾客提供正本“电放保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司电放；② 预借(如可行)：需顾客提供正本“预借保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司预借；③ 倒签(如可行)：需顾客提供正本“倒签保函”(留底)，后出具公司“保函”到船公司倒签，此种情况下，多半是签发HOUSE B/L；④ 异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确定提单正确内容，查看每张正本提单是否都签全了证章，是否需要手签。
10.收款、退核销单：1)应在和客人协定的时间内，敦促客人及时付清对应航次的费用；2)应在开船后30天内敦促报关行及时退回核销单，并及时返还给客人。三、结算费用：确定要费用后及时做费用确认单发给客人确认，应包含：船名航次、提单号、开船日、起运港、目的港、预计到港日、箱型箱量、核销单号、客人开票内容、费用明细等；并督促客人及时确认回传，以便及时开票收款。1.付款项目：海运费、拖车费、港杂2.付款方式：买单：见提单付款；核销单付款；3.付款担保方式：信用、货值、核销单、货押货等。4.收汇核销：【出口收汇核销单、报关单、收汇水单、商业发票、核销单送审登记表】核销完成后，核销员将上述单据转交财务办税人员办理退税事宜。5.出口退税：【认证结果通知书、认证清单、核销单 、报关单(退税联) 、商业发票、增值税发票(抵扣联) 、出口专用缴款书外贸企业出口货物退税汇总申报审批表】四、 收费项目1.海运费：根据起运港目的港、航期、航线、船公司的不同有差异，一般直接和船公司询价。
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