很认真地聊一下货代英语邮件

盛夏的中午，骄阳似火。

窗外不断有汽车驶过的声音传来，惊扰了美梦，迷糊的睁开双眼，习惯性地打开Foxmail，却感觉哪里不对劲，Ah... ...

好吧，我忘了自己已转型，没什么邮件要回复的了。

查看Foxmail，机械性地记忆行为使然。因为过往的十年货代业务生涯，每一天我都要收发邮件。

我很喜欢收到新邮件询盘时的那种感觉，那种不期而至的机会让人甚是惬意。我也无比期待客户的订单确认邮件，每一句客户的肯定或者赞许都让人欢欣鼓舞。

每个货代人都会接触邮件，也会写邮件，但要写好，将其玩出花来，可并不容易。

我是个内向的人，不擅长直面与客户谈判，邮件天然适合我这种性格。十年里，我写过数十万封邮件。每一个主题，每一个句子，都见证并丈量了我的货代十年。

如此，今天很认真地和大家聊一聊（货代英语）邮件那些事儿。

文章万余字，是我最用心的文章之一。作为我过去10年业务的总结，我力图系统、全面、深刻、实用。赶时间的朋友，拿走思维导图看大纲即可。喜欢深度阅读的朋友，耽误些时间，不过我相信你一定会发现有你需要的东西。

1. WHY

国际货代是国际贸易的一环。

Email不可或缺，对我们这种做FOB海外直客的货代来说，更是如此。

从我一进这个行业，我便被告知英文的工作环境，Email是最基础的沟通工具。事实上，也的确如此，我每天的销售工作都基于邮件。从业务开发（报价、谈判、跟进）到售后维护（贺卡祝福、处理异议等），无一不是Email的形式。

国际贸易中，我们与绝大多数海外客户都见不着面，需要一种低成本的方式解决沟通的问题。伴随着互联网和通讯技术的发展，各种线上沟通工具呈现在我们面前。

但较之于Skype, WhatsApp, Wechat, Trade Manager等即时聊天工具，Email具有不可替代的优势和作用，这由邮件的特殊性质决定。

1. 邮件是一种正式的商务语言。和口头交流的社交化个性化相比，邮件是书面化的，主体是文字内容，图片、表格、附件只是一种辅助，文字为主的信息交互方式让人更关注事实而不是感受，多了一点理性后的思考和商业环境里大家追求的共性。

2.邮件便于保存数据和追溯信息。邮件可以使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则。同时，邮件具有历史档案的功能，可以方便的整合分散的信息，充当意见不合与纠纷争端的证明。因此，邮件具有很强的商业和法律效力。

基于此，在国际货运代理这个仍旧很传统的行业里，我们离不开邮件，它目前并将在很长时间里作为我们与客户沟通的主要方式。它占据了我们日常工作的绝大部分时间，是我们生活的基本组成。

只是一些货代新人，甚至一些职场老鸟，不在乎邮件这一最重要的基础沟通方式，却痴迷于所谓的销售技巧，忽视了沟通本身，导致业绩不佳、工作延误、甚至造成不必要的误解。

可以说，看一个职场人的成熟度与职业化，看他邮件就够了。

邮件是基本功。

做好货代，做好业务，先从邮件开始。

2. WHERE

说起邮件，我们从收发邮件的邮箱谈起。

邮箱有两种类别，服务于两种邮件应用场景。主流的邮箱用作正常的业务邮件往来，另一种邮箱则专门以推广为目的进行邮件群发。

主流邮箱

以正常业务往来的目的的邮箱，我们亦可以进行分类：

之所以要分类，理清邮箱的性质，是因为在国际货代这种对外贸易的商业行为中，选择合适的邮箱之于邮件至关重要。

一个好的邮箱，可以让邮件信息不会被泄露，保障买卖双方交易安全。另外，让邮件能安全送达，避免被当作垃圾邮件“误杀”。

基于安全性与送达率的考虑，企业邮箱应当是我们的首选。

至于选择哪个企业邮箱服务商，则是个人对品牌的喜好和成本考虑的问题。无论选择哪个，基本效果都是一样的，因为邮箱设置，通讯协议和操作界面习惯基本一致。

无论如何，不要用私人邮箱作为工作用途长期使用就对了。

私人邮箱在安全性上没有保证，万一哪天被骗子盯上，又或者利用钓鱼邮件诈骗，那很有可能就会造成巨额经济损失。且私人邮箱会经常收到一大堆垃圾邮件，自己发出的正常邮件也容易被客户屏蔽，造成误解或者耽搁等不必要的麻烦。

PS : 企业邮箱的技术设置

一个正式的企业邮箱能塑造企业品牌形象。

通俗点说，也就是邮箱后缀是公司名称或者品牌词，而不是第三方的公共邮箱服务商的名称。

以我在货代说网站（域名http://lawnwing.com）的邮箱paul@lawnwing.com为例：

1. 邮箱从域名而来

给域名添加一条MX邮箱域名解析

2.购买邮箱服务

我自己一直用的是阿里云企业邮箱，注册域名时免费送的10个账户，现在单买500/年。

3.解析生效后，访问邮箱

以管理员身份postmaster登录，有些是webmaster, admin之类。进入邮箱管理后台后后，创建子邮箱账户paul@lawnwing.com，赋以子账户权限密码等。

大家用的工作邮箱 sophia@xxx.com，sales01@xxx.com, 以及在Email Direct Marketing （EDM）邮件营销中常见的 team@xxx.com, rates@xxx.com , noreply@xxx.com等都是这么一个技术创建过程。

核心提示是选择一个好的域名，因为它关乎客户对品牌的认知和邮件的成功率。

尽量用简短好记的域名，慎用中横线“-”和非主流后缀“.cc, .online, .net 之类”。延伸阅读：《一站成名（域名）：你家公司网址值多少钱？》

群发邮箱

群发邮件开发Group Mail 和 EDM邮件营销是当前国际贸易领域除了B2B网站外盛行的业务开发方式。

市面上有无数的邮件群发软件，每个都声称单日百万级别的邮件发送能力和90%以上的邮件送达能力，让人砰然心动，跃跃欲试。

但我除了在新人阶段做过几次尝试外，后面再也没有以邮件群发的方式来开发客户。这是我了解邮箱的工作原理的缘故。

Email是在上世纪80年代发明的产物，它的技术核心在于电子邮件简单传输协议(Simple Mail Transfer Protocol,简称SMTP)。SMTP是一个相对简单的基于文本的协议，在其之上指定了一条消息的一个或多个接收者，然后消息文本便会被传输。邮箱，即邮件传输代理便产生了，它将SMTP实现为一个客户端（消息的发送者）或一个服务器（消息的接收者）。

懂点技术的程序员都可以做一个SMTP群发邮件软件，所以邮件群发软件多如牛毛。

但发什么内容、发多少信在于我们，而是否拦截邮件、把邮件放到收件箱或者垃圾箱，决定权在对方。就算邮件能成功抵达，还得看对方是否打开它。

所以，邮件群发很容易，想有效果很难。

基于此，我自己便有了先进行客户调研，再进行一对一的邮件开发的习惯（延伸阅读：我的成交秘籍，都藏在这个习惯里）。

我也建议大家打消寻找靠谱的邮件群发软件的念头，全自动、工具采集的邮件群发，没有多大意义。当然，这也不是绝对的，也会有收到客户回信的时候，可是又有几个能产生实质性的下文呢？

3. WHAT

既然谈到群发邮件的不靠谱，那就有必要了解正常的业务来往邮件该是什么样子。

邮件是以文字传播为主的沟通方式，是一种正式的商务语言。

文字是内容的基础形态，正式是语气的一种形式，邮件属于视觉传播营销的一部分。这样，我们看到的每一封邮件都可以从内容、语气与视觉印象上进行解构剖析。

由此，我们可以得出（英文）商务邮件的特点或者说什么才算是好的邮件：

有价值的内容

商务邮件往来，谈的都是生意，交易与钱。

虽然会有一些赞许感谢的客套话与人情往来的祝福问候等，但那些都是次要的。

《底层认知：高利润是如何炼成的》一文里，谈到过价值大于价格时，交易才会产生。

具体就货代业务而言，邮件的核心一定是围绕着客户的核心问题与需求，在不断地解决问题与满足需求中，为客户带去价值。

在点点滴滴的文字信息沟通中，邮件承载着通过内容传递价值的重任。所以，一封优质的邮件一定具备价值性的内容信息：

* 建设性的指导意见

* 针对性的解决方法

* 及时、详细的反馈

* 多维度的报价方案

... ...

在货代商务英语邮件中，至始至终，我们都应该学会站在客户的立场上思考问题，为其提供有价值的内容，而不是我们自己想说的一堆废话。

恰当的语气口吻

有一种观点：两个人的沟通30%靠的是内容，70%靠的是情绪。

邮件主要靠文字内容来传递信息，因为彼此看不到，作为发信者，邮件并不能完全反映我们所想要表达的情绪。而对收件人客户而言，他只能通过字里行间揣测我们的语气，与感受我们的情绪。

这种信息传递的缺失，让我们很容易造成误解。有时候明明很温和的词句，却被对方误解为指责或者挑衅。

因此，我们首先需要心怀善意，以诚待人。

邮件是正式的商务语言。商务往来中，双方都是平等的。商务合作中，我们也希望是顺畅的。

只有以善意和真诚为出发点，我们才能从源头极大限度地避免邮件中不恰当地语气与情绪，引发对方不适。

需要注意的是，善意和真诚并不等于过分热情与讨好。尊重和信任是相互的，如果是客户选择了诋毁与背叛，我们则需要以强烈的语气来捍卫我们的立场与利益，断不能低三下四、忍气吞声。

良好的视觉印象

邮件是看得见的书面语言，作为视觉营销的一个重要场景，这种每天都会接触到视觉上的观感和体验会潜移默化地影响一个人的行为，尤其是在信息爆炸的时代。

看脸的年份，一封排版精美、简洁大方的报价邮件，明显会比错落粗糙、豆腐块式的长文邮件更具竞争力。

即使这次价格没有优势，也将给客户留下一个好的第一印象，进入下次的备份询价供应商之列。

对正规进出口商而言，他们也需要每天查阅邮件。邮件处理也是他们日常工作非常重要的一部分。

毫无疑问，如果一个公司或者销售个体在邮件上纳入视觉营销的考量，客户将第一时间识别他们的邮件，不会让客户产生千篇一律的视觉疲劳不说，光这种审美上的坚持无形中就赋予了客户一定的品牌认知与认同。

因为漂亮也是一种实力。

4. WHEN

明确了什么样的邮件才算是卓越的，有必要再了解及时回复邮件的重要性。因为倘若邮件都不能及时回复的话，邮件写的再好，也是徒劳的。

邮件的FAST REPLY快速回复不光是简单的礼貌问题，它更是一个职场人的职业素养问题，忽略它表明你不关心问题或者不关心对方，所以你看到操作同事们总是加班加点的处理各种邮件，我为她们代言，感恩。

快速回复客户也是衡量一个货代业务专业水平的非常重要的标准，因为机会便是在拖延和怠倦中流失的。（ 延申阅读：躺平？懒人业务的秘籍）所以货代老鸟们总是倾向于第一时间回复客户的邮件询价与订单咨询。

但快速回复，并不意味着所有邮件都能第一时间回复。

受制于时差，有时当来邮时，我们正熟睡或者在假期途中，这时我们可以提前通过邮箱自动回复的形式，给予发信者一个简单的原因与提示，告知回复时间。如果是网站在线询价，可以像《货盘实单笔记2：一个拼箱，一个举动，一次秒杀，一万利润》那样，通过邮箱自动回复几篇有价值的文章，在我们回复客户前就给客户留下一个好印象。

事实上，也不是所有的邮件都需要即刻回复。

像有些询盘邮件，我会刻意留意时差，比如欧洲客户的报价，我通常在下午回复，这样客户那边刚好是早上上班时间，他打开邮箱时，邮件就在最顶端，不会被其它垃圾邮件淹没或者相对于后看的同行报价先入为主。

针对一些客户的邮件抱怨和投诉问题，我也会留一定的时间（当然不会太长，不超过一天），让他先冷静一下。急冲冲的回复容易激化矛盾，让自己陷入被动，耗费时间，而怠慢更为重要的VIP客户。

有些时候，甚至是需要避免邮件沟通的。

1）当你处于激烈的负面情绪时。

发出去的邮件，泼出去的水，白纸黑字。如果是自己因为情绪问题，怒气冲冲地发邮件去质疑，抱怨或者指责客户，情绪很容易扩大化，倘若你还群体抄送的话，挽回客户断无可能。

2）话题复杂，需要多方，多人深入解释或讨论的内容。

这时，视频电话会议或者线上沟通软件的群组讨论明显比邮件更具效率。

3）需要保密的内容，较为敏感的话题。

如在谈论佣金（延伸阅读：业务开发的渣男逻辑），这种不能拿上台面正大光明讨论的事情时，面对面的沟通或者电话最为合适，线上沟通其次。在商务邮件中是不方便说此种话题的，容易作为证据被人抓住把柄。

4）需要对方立刻反馈的内容

如现在需要客户一个授权确认，或者急需客户提供一个文件与信息，否正会产生很严重的后果时，直接电话吧，邮件后补。

如此，根据应用场景，因时选择邮件事半功倍。

5. WHO

一封邮件涉及到三个沟通的对象：发件人，收件人，抄送者。

发件人

上文WHERE部分中，我们提到单个具体的子企业邮箱由域名而定，之后通过邮箱解析，再以管理员身份创建而来。

无论你的邮箱是以名称开头（paul@），还是以其它通用的身份sales01@,sales@, rates@, inquiry@,info@… ，都是可以设置邮箱的名字的。

还是那句话：邮件是正式的商务语言，所以一定要将邮箱显示名称，建议用自己英文名字+公司名，如Paul-Lawnwing作为我们的工作邮箱名称。如果是功能邮箱，则以公司名直接命名。如team@lawnwing.com 标注Lawnwing就可以了，因为这是公司行为。

一定不要让收件人猜你是谁。很简单的道理，当客户有很多邮件时，他也会分轻重缓急，优先查看已知身份的邮件。对于陌生邮件，都会有一定的警惕性。

然后，条件允许（公司同意，自己能胜任）的情况下，建议除主业务邮箱账号外，开通与运多个通用邮箱账号发邮件，比如manager@, support@, team@, 扮演多重虚拟身份，以应对不同的情况。（延伸阅读：我的多重影分身之术）

再有，如果是邮件群发，以我们销售个体的邮箱作为发送人是不合适的。在那些品牌公司的许可式订阅邮件中，你会发现都是以公司的名义，以rates@, noreply@, marketing@之类的前缀公司邮箱作为发件人，这样可以凸现公司的品牌价值。用一个销售个体的邮箱作为群发推广，显得公司太小了，不是那么正式专业。

收件人

人与人的沟通，第一句话总是要称呼与问候对方的。

不管是"Hi Mike"还是“Dear Mike”都能提现一个人的修养和职业素养。

如果连收件人名字都不提，直接说“喂，你过来呀” 未免也太不礼貌了，谈何信任？

当然，在一些情况下（如开发信），会有不知道收件人名字的时候，这样可以以公司名代替，如Dear Lawnwing Colleagues, 这样提及了身份认同，会提醒邮件是面向他们的，最起码不是那种满大街的群发，也会比Dear, Dear sir or madam，Dear who may concern 更亲切些，更让人接受。

此外，邮件的收件人是直接负责人，理应对邮件响应与回复的人。所以，最好只有一个收件人，其它相关人员放入抄送对象。

如果要提醒抄送中的对象B回复，则可以辅之以：

Dear A

@B 或者cc B

…

的表述。

还有，不要当着所有人的面，对收件人不停的Re（回复）。

这样，恰当地称呼收件人、拿捏好分寸是为有效沟通。

抄送者

一个订单的背后，是团队合作的结果。

我们很难依靠客户和我们自己两个人完成一个全程的订单交付。

由此，我们需要抄送邮件给团队中的相关人员。他们可能是我们和客户的上级主管，也可能是平级同事，或者下级辅助。

一个公司内，都有一定的上下层级关系，国外也不例外。

所以，在商务英语邮件中，也需注重抄送。

不可漏掉关键抄送对象，尤其是客户提醒要抄送的对象，这样需补发邮件，降低工作效率，也是不专业的表现，无疑客户对我们的信任会减值。

不可轻易将第三方纳入抄送群体。如我们和客户直接的货运安排邮件，没必要把供应商放进来一起讨论，这样可以防止转发时供应商知道我们的报价等敏感与机密信息，造成被供应商抢客户的尴尬。

更不可跳过收件人，而直接越级联系抄送人（通常是他的主管上司），这种行为对收件人是一种非常大的冒犯和不尊重，很容易引起客户的强烈不满甚至合作的终止。

再有，如果抄送的群体比较多，应按收件人的所属部门和职位等级高低进行排列，这是基本的邮件礼仪。

6.HOW

邮件是书面语言。

基于此，一封邮件中最重要的是可撰写（编辑）部分，即主题和正文，也就是怎样写高质量的邮件。

这是大家最为关心的话题，也是最值得深思与讨论的地方。

我们从第一性原理出发， 为什么写邮件？

Email是书面化的沟通方式，商务邮件是正式的语言，它可以作为信息保存和追溯使用，具备商业和法律效力。

由此，区别于私人书信，商业Email是有着诸多的规范、要求和原则的，我们谓之为邮件礼仪。只是全球各国风俗不同，行为模式也不尽一致，一根网线连接彼此，邮件礼仪很难有一个量化的标准。

不过在商业的世界里，商业邮件需要秉承一些大家都认同的共性：

高效

商业讲求效率，商务往来中要尊重一个人，首先就要懂得为他节省时间。表现在电子邮件方面就是：把有价值的信息最快、最直接地提供给对方。这符合前文中高质量邮件有价值的内容的特点。

但有不少同行朋友写邮件的时候， 忽视了这一点，总喜欢深思熟虑或者拖沓磨叽，结果就是邮件越写越长，等到客户电话来催了才将邮件发出去，到最后价值没有传递出去，成了垃圾。

解决办法有两个：

1）明确邮件主题

要让收件人看标题就明白你要将说什么内容，当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。

所以主题不可空白，也不可空洞。

例如：当客户在最初的询价邮件中只写了shipping作为主题，那当我们回复客户给他报价时就要修改主题了，比如 Re Alex : 1 x 40 HC Shenzhen-Los Angeles | FREIGHTPAUL (公司名）。这样客户一眼就知道这是一封来自哪个公司的报价邮件，这便是信息传递的准确与快速性。

再如：订舱后的订单跟进，就别用原始报价主题了，可以加入订单号与客户PO号，方便双方今后检索相应订单。如 LP2D03304K SHENZHEN-LOS ANGELS FP202204508

对应的，主题也不能泛长。

不要直接把正文写在主题栏里。

回复邮件太多次时最好修改下主题，防止“RE：RE：RE：RE”这样叠加盖楼。

一封邮件一个主题，不要大杂烩的在一个主题订单下讨论多个订单问题。

还有，主题里面千万不要出现错别字，如果有群体抄送的话，主题创建者的不细心将暴露给所有人，对个人与公司的好感与否都是最直接的影响。

2 ）控制邮件正文字数

除邮件和异议处理（因为涉及到论据）邮件外，对于一般性的一两个问题的回复，我自己的邮件基本会控制在一两句话，50个单词内，极少超过100个单词。

如客户问提单和货运动态时，

我这样回复：Please see the B/L as attached. Vessel have departed on April 21th. ETA June 2rd. Here is the cargo tracking status online.

甚至更简单：Enclosed please find the B/L. ATD April 21, ETA Jun 2. 然后插入截屏信息。

《一个SEO眼中的开发信》一文中, 我历数了垃圾邮件的7大通病，其中一条就是邮件冗长，重复堆砌。

大部分客户，尤其是大客户与战略客户，是没有时间细看这些冗长的豆腐块邮件的。

所以，

少一些无关紧要的客套话( 如一个劲的说谢谢你的支持，或者期待合作之类），

锻炼自己短句结构化的表达能力：

什么原因，

给予对方明确的指引，

明确什么时间，

完成什么工作，

如何做，

什么效果等

用简单词汇和句子，把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，不出现晦涩难懂的语句，这样言简意赅地传递信息。

如此，牢记要写高效传递价值信息的商务邮件。

正式

但倘若太过直接，惜字如金，难免会造成收件人不适，这时我们就需要注意语气，也就是高质量邮件的第二个特点: 恰当的语气口吻。

邮件是正式的书面和商业语言。邮件的遣词造句是有一定考量的，字里行间都会影响到语气。具体来说，有这么些值得注意的地方。

1）多用谦恭的语气

以“Please请”、“Thank you谢谢”、“Could you help with ...您可以帮忙..."之类的词表达友善：

对比一下 Please see the B/L as attached. 和 Attached the B/L. 前者是不是更易让人接受？

2）尽量多用书面规范语，口语只作为点缀。

如 Inform，Advice 代替Tell;Therefore代替 So ; With regarding to，As for 代替 About;

对比下：Thank you reaching out to us regarding... 和 Thank you for your email. We note your request of ...

Can you please help us with .... We will be very happy. Thank you in advance.

和 ....will be much appreciated 或者We would be grateful if you could…

如How do you think our quotes ?

VS: Feel free to advise your comments or questions...

3) 少用否定，负面的词汇，而代之以肯定和积极的表述

我们需要刻意避开No, not, Can't, But等词，而多用Yes, Can，just ，Believe以强化客户的信任和好感。

如：

Supplier said cargo haven't been ready until next week, so we haven't book the vessel yet. 这里出现了两个not， 大有逃避责任甩锅之感，给客户带去的是负面情绪。

I believe we will book the vessel next week since cargo can be ready then. 而这样的表述就很明确，believe 和 can 都是很好的正面语气强化词。

4）慎用网络用语符号

有极少数新人朋友喜欢将邮件写的轻松，妄图传递快乐的情绪，比如在邮件中出现lol，笑脸，搞笑GIF图片等，不能说主观错误，只能说不适合邮件应用的场景，背离了商务邮件的正式书面语言的特点，毕竟邮件不是社交软件。商业是需要严谨的，网络用语显得轻佻。

简洁

高效的邮件回复要求邮件需要尽可能简短，但总有一两句话说不清楚的时候，中长邮件在特定的场景中也是必须的。邮件很长虽然不影响内容的陈述，但会影响对方的阅读体验，直接决定对方是否有勇气读下去。这时一种细节。

这就要求邮件是简洁的，和高质量邮件的第三个特质：良好的视觉印象相契合。

视觉印象，也便是视觉营销 （延伸阅读：你和Top Sales的距离，只差一张漂亮脸蛋而已）的考量，注重客户在阅读邮件场景下的视觉感受和体验：

通过客户发过来邮件，看邮件签名，如果只是一个单纯的名称或者有Send from my iPhone之类的文字提示, 又或者上一封邮件排版错位，没有了图片，则对方用的是手机查阅邮件。

这时候，我们在回复邮件时，尽量不要插入图片和大的附件。也不要用表格，容易加载不全或者错位排版，有些等级权限高的邮箱不显示HTML，直接乱码显示。

尽可能的用纯文本格式，注意稍长的句子和段落进行分段，要不然在手机上看就是豆腐块文字了，很影响阅读观感。

当然，大多数时候，我们还是以电脑发送邮件为主，客户也一样。所以，PC端有更多需要注意的地方与细节：

1）文字

字体

一般邮箱默认的是中文宋体与英文Ariel。欧美英文邮件流行Vernada和Calibri这两个字体。基于商务邮件的正式特质，慎用不常用的、很张扬的字体写邮件凸显个性。

注意国内之前用微软雅黑居多，但现在微软雅黑不可再商用，有侵权风险。

大小

合理的字体大小很重要。太小，客户看不清，太大，影响观感。我自己觉得邮件正文字体的设置在11-12比较合适。

颜色

以默认黑色为主，欧美客户有些也喜欢蓝色。

但一封邮件中的字体颜色，不会超过3种，慎用红色批改客户的话。

大小写

千万别发全大写的英文邮件给欧美客户，那只是部分非洲和中东客户才有这个倾向。

文本装饰

合理的批注可以起到很好的效果，如用一些中划线，以示打折或降价 如USD 3200 USD2700。引用话语时，辅之以斜体表视；适当的给一些语句加粗等。切勿没有重点的提示，全文本加粗与斜体，这会让人感觉你在邮件中对Ta咆哮。

2）版式

段落对齐

在Email中，段落开始时避免加空格，这属于“web时代新文字排版问题”。

适当间距

行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距，取决于篇幅多长，更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视觉疲劳。

分段列表

对于长文邮件来说，最重要的就是将其分段，列表展示，这样才能条理清晰，呈现简洁的特点，方便客户快速接收信息。

简约背景

不要使用有花哨和深颜色的背景，那样很影响对方的阅读体验，商务邮件页面还是干净一点好，纯白或者印有淡素公司LOGO的背景图片居佳。

3）签名

邮件签名-名片是VI设计中的一个重要元素。

它是最能直观展示一家公司的表面形象的地方，是让客户了解、联系与转发的窗口，也是最容易让客户记住的地方。

所以，邮件签名一定要有，具体的信息包括：姓名、职务、公司名、电话、邮箱、地址、网址LOGO、社交账户、网站、介绍声明信息等。

至于怎样的样式更受欢迎，没有特定的答案。( 大家可以通过客户的邮件签名进行仿制。货代说导航推荐过一个工具Email signature Generator : https://www.mail-signatures.com/ )

最好公司定制化，而且要统一制式应用，这样才能实现品牌的输出和影响。

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补充BONUS




邮件安全

1） 谨慎点击邮件中的网址连接，以及不明来路的附件（不管是PDF,WORD还是EXL, EXE等格式），钓鱼无从不在。

2） 定期查看邮箱是否有异常登录，定期修改更新密码

灵活设置

1）定时发送：如上午就写好了邮件，设置定时发送，下午客户上班自动推给客户。

2）优先级：真实反应邮件主题的重要性，不随便使用紧急标识。

3）阅读收条：对一些重要的邮件，可以采取此种方式以确认对方查看了邮件。

附件

1）如果邮件中带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，如Enclose， Attach等词汇

2）附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4）如果附件过大(不宜超过2MB)，则应压缩或者分割文件

发送前检查

1）不要未经检查就匆匆发送邮件。拼写错误，逻辑不通的语句，糟糕的排版，不完整的网址，都会给客户造成做事毛躁的印象。

2）另一个需要检查的地方是收件人和抄送人，不要错把邮件发给了不能看的对象，尤其是一些机密内容，造成不可挽回的损失。




最后的话

做货代，从写好邮件开始。

基本功，也是销售利器，看你能不能玩出花。

群发没有多大意义。

你需要高效的传递有价值的内容，真诚友善的语气以及结构化的思考。

此外，漂亮也是一种实力。

细节很重要。

文如其人，邮件亦如其人。




这几天一直在结构化的思考与码字，这个润色过程很辛苦。写到最后，我自己不甚满意。不知道大家觉得如何，是不是你期待的样子，如果喜欢的话，赐赏

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下期预告：

从技术角度看海权的顶峰与铁运的崛起

文章试图以详实的数据和背景资料调研，从技术发展的自然规律的角度解构海权与陆权的浮沉，同时推论海运已到顶峰，而铁运将迎来新的辉煌。

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创作说明

本文从宏观入手，又一次以6W的结构行为，意图逻辑自洽。这种思考方式，可以让我不缺东西可写，很方便的填充素材与内容，缺点是不能太深入，只能浅尝辄止的思考，因为一个板块可能就可以出多篇文章。受篇幅限制，我尽可能的压缩，让文章紧凑，严谨。更多细节的探讨，欢迎留言评论探讨。

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原创不易

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