商务书信速查速写书摘

　　电子邮件，或者Eu2014mail，是企业界中一种比较新的n书面沟通形式。电n　　子邮件可以满足快节奏的商业和社会的要求。它有优点，也有缺点。优点在

n　　于快捷方便，缺点在于私密性和安全性不足。此外很多商界人士认为电子邮

n　　件不够正式。那些发错了的邮件以及u201c垃圾邮件u201d浪费了员工的大量时间，

n　　这似乎更证明了电子邮件确实问题多多。所以说电子邮件的使用要特别小心

n　　注意，而且要注意礼节。本章提供了一些关于电子邮件的使用技巧。具体如

n　　下：会议通告、消息确认、客户状态的变更声明、何时使用电子邮件、请求

n　　帮助、索要已预订的资料、要慎重、项目提议、项目附信、因员工的工作而

n　　褒奖员工、特别注意、电子邮件的优缺点。

n　　你将看到每封信的右侧都有一些注释，对相应部分的内容做出了说明。

n　　第一封信中对所有部分都做出了说明，后面的信中只对变化之处做了说明。

n　　写作步骤

n　　电子邮件通常用于企业的内部沟通，它可以方便、迅速地向大量收信人

n　　同时发送信息。它可以用来向整个部门的成员发送通知、向全体团队成员通

n　　报项目近况，或者向全体员工通知福利或培训信息。电子邮件的收件人可以

n　　把信件内容打印出来以便归档。电子邮件可以比较轻松随意，严格来讲只能

n　　算是一个用于快速沟通的工具。

n　　第1步：大多数电子邮件服务器的格式近似于备忘录形式。首先填写u201c

n　　收件人u201d和u201c主题u201d栏。服务器程序会记录下发信的时间和日期。

n　　第2步：写一个提纲，然后有话直说。很多人发电子邮件的时候完全是

n　　想到哪儿写到哪儿，事后还要追加第二封甚至第三封邮件来补充说明或者纠

n　　正前文中的错误。写提纲的时候不要慌，磨刀不误砍柴工。在点击u201c发送u201d

n　　按钮之前，最后再好好检查一遍。

n　　对于这种沟通形式，收件人会希望你开门见山。所以第一句话中就要提

n　　出你的要求或者说明你的目的。

n　　第3步：要简单明了。在传输的过程中，邮件格式经常会被打乱，让收

n　　件人看得一头雾水。所以格式和措辞都要简单，以减少被误解的机会。

n　　第4步：关于署名。电子邮件会显示出发件人，所以收信人可以知道信

n　　是谁发的。你可以根据收件人、信件的前因后果以及通常礼节来自己决定要

n　　不要加上最后的信尾敬语和自己的签名。可以采用若干种方式如u201cRegards

n　　u201d、u201cThanksu201d或者仅仅写上你的姓名缩写。

n　　注意：别拿电子邮件不当公文。

n　　公事一定要公办。文笔要清晰简练，使用标准英语，礼节要周到。

n　　在发送敏感或者保密信息的时候要特别注意。电子邮件就像明信片一样

n　　， u2026u2026