21世纪高职高专能力本位型系列规划教材•经济贸易系列:外贸英语函电文摘

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卖方（出口商）用报价单回应买方（进口商）的询盘。报价单包括询盘中所要求回答的所有必要信息。报价是一种按约定条件供货的承诺，称之为虚盘。请求报价后，未来的买方不是非买不可；如果卖方后来决定不卖了，他也可以不卖以前报过价的商品。报价单不具法律约束力，虽然也像实盘那样使用了某些严谨的词语。
一份好的报价单包括以下几个部分的内容：
（1）如以前调查过，应对先前的询价表示感谢。
（2）报价商品的名称、质量、数量和规格。
（3）详细的价格、折扣及付款条款。
（4）明确说明什么价格支付，如包装、运输、保险代理人的佣金。
（5）预计包装和交货的日期。
（6）表示希望接收所给的报价。
简言之，发盘是卖方对买方询盘的回复。对于老客户或可能对自己的商品感兴趣的新客户，为了销售自己的商品，卖方可以不等对方询盘而主动发盘。这是通常的做法。当卖方承诺按规定的条件在规定的时间内出售商品时，所发出的就是实盘。如果报价承诺销售，包含价格、数量等条件，并说明这些条件必须得在双方的协议中加以明确，那么这个报价就可视为可操作发盘。从法律上讲，报价并非承诺。但是，如果附有某些可接受的条件，如u201c必须在10天内接受u201d，或u201c此报价有效期为30天u201d，或类似的有效文字，报价就在某种程度上成为一种实盘。实盘是一种契约义务。一旦在有效期内无条件接受，就不能撤销了。
实盘必须具备两个条件：第一，实盘各项条款必须完整、肯定、明确，合同中除了要包括商品的名称、质量、规格、价格、数量、包装和保险外，还应该包括交货时间、装运交货和付款条件。对于老客户，由于长期合作，彼此对已经形成的习惯做法都很熟悉，则不需谈判合同细则，只需在合同中加进类似u201c其他条件不变u201d的条款即可。第二，有效期是实盘的必备条款。报盘时必须有明确的起始时间、地点等。否则，超过有效期，报盘就失去约束力。
语气要友好，语言要礼貌，做到措辞言简意赅，是报价和发盘必不可少的。巧妙的商业表达技巧，有助于客户对其他产品产生兴趣。另外，必须做到确保询函中所有提到的问题都得到了答复。一份好的报价或报盘由以下几部分组成。
（1）确认收到询函，并对客户对自己的产品有兴趣表示真诚的感谢。务必指明发函的日期。