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单证员工作内容

1、负责进出口相关单证(如合同,发票,装箱单,原产地证等)的制作、管理及信用证审核;

2、收集和整理各种单证,完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理,并进行基础数据录入和归档;

3、跟踪每票货物的送货情况,统计核对相关数据;

4、及时准确与货代公司联系装箱,送仓工作;

5、在整个过程中,完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调沟通工作;

6、协助参与收付汇,外汇核销以及退税的跟踪。

  1. 从业务员那里拿来PI ,S/C和工厂的信息后,开始联系工厂。
询问:

① 有没有现货? 要不要商检?

② 如果走空运有没有空运鉴定?

③ 如何包装? 毛重?体积?

④ HS 编码,CAS NO.

⑤ 付款的银行资料有没有给过?

  1. 跟货代联系订仓
① 制作托书 托书上注意运费 ,出运港,目的港, 件毛体

② 索要进仓地址(入货通知)

③ 走空运的情况下,要给货代空运鉴定,非危保函(盖公章)

④  海运 情况下,给货代非危保函,有的还需要MSDS

  1. 做美金情况下,需要制作划汇资料:合同,发票。英文划汇资料本来应该工厂制单,用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物 的情 况。用作我外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。盖上工厂的章,交给财务。
  2. 跟工厂确认唛头。注意:唛头上要显示CAS 号码批号要正确(要与分析单上一致) 生产日期到期日期。
伍、关于商检

① 做美金的情况下,工厂自己做商检,给工厂提供目的港,出运港信息。

② 做人民币情况下,可以委托工厂做商检。看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。

③ 制作商检资料:采购合同,商检发票,商检箱单,商检委托书(盖章)。

④ 商检做好后,让工厂传真商检凭条,确认无误后传给货代,让货代去换通关单。

  1. 关于报关
① 做美金时,工厂自己报关。提供出运港,目的港

② 做人民币时,让货代公司帮忙报关。

③ 给货代公司寄报关资料:报关发票,报关箱单, 报关单 ,核销单(备案到出运港),

④ 报关委托书,准备4张盖了 单证 章的空白纸让货代备用。

⑤ 注意都要盖好章, 报关单 上显示的品名要注意,是工厂可以开发票的品名。

⑥ 零退税产品报关,要跟财务说,问财务报关金额怎么写,因为要交税,金额要少报注意,商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下,都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。

  1. 唛头确认好,付款底单给工厂传真过去,敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。
  2. 和货代联系,确认是否按时进仓。
  3. 确认提单。注意:
① 出运港

② 目的港

③ 客人名称地址,通知人,发货人,逐字核对

④ 件数,毛重(不要显示成了净重),体积, 逐字核对!

⑤ 显示运费

⑥ 出运日期

⑦ 显示装船指示上要求的内容

  1. 如果可以押汇,要投 信用证 保险。
① 打印一张议付的发票,发票右上角写上HS编码和出运日期。

② 一定要确认提单签发的日期,与申请信保时发票上写的日期一致。

  1. 工厂分析单
① 做美金时,用工厂寄来的分析单给客人,一定要让工厂显示上CAS 号码

② 做人民币时,让工厂传真分析单,我公司重新制作,盖上自己公司的章。

③ 同样要注意CAS号码,批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期,品名。

  1. 货物报关放行,装船开航后。让货代寄提单。需要付款买单的,先让他们开发票,传真过来,付款,寄单。
  2. 给货代付运费时要在友邦登记,财务管理-运费登记-新建-发票号 金额币种
  3. 申请付款通知书要交给负责人签字
  4. 给财务付款(申请付款通知书 银行资料)
  5. 给工厂传真开票资料,让工厂开增值税发票,有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量,金额也要对应一致。
  6. 工厂寄单。
① 做美金时,让工厂寄商业发票,箱单,分析单(2份显示有CAS号码)

② 做人民币时,让工厂寄增值税发票,合同正本,正本分析单

  1. 制作CO.注意打印出来CO的发票后,记得要盖章,和付款申请单一起交给财务。
  2. 投保。保单上被保险人写出口商,保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。
  3. 收到工厂寄来的资料后,将增值税发票复印留底。正本合同、增值税发票、 报关预录单、 提单复印件、 给负责人。
  4. 收到货代提单,复印留底。
  5. 制作汇票。询问财务交单交单哪个银行。汇票上注意发票号码,金额。 日期为提单日
  6. 备齐所有资料后准备交单。商业发票,箱单,分析单,产地证。仔细核对:
盖章是否正确

内容是否一致

  1. 货代退回核销单,先不要寄给工厂
① 做美金时,财务到银行核销,核销好银行盖章后,寄回工厂

② 如果用离岸公司的帐户划美金给工厂,就可以直接寄回工厂,不用去核销

③ 做人民币时,外贸公司自己去核销外汇,办理退税。

④ 用离岸公司与工厂做美金时,工厂的核销单退下来后可以直接寄还给工厂,不需要财务核销。

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