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对商业信函的“完整”要求

要求书信的“完整”, 理由有三:

1. 一封完整的书信比一封不完整的书信,有更大的可能性带来预期的效果;

2. 一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系;

3. 一封完整的书信,可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);

4. 有时,某些不显眼的书信或文件,由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整,建议用五个“W”来检验,既:

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定货的信中,必须明确说明

“需要什么商品”(What you want)

“何时需要” (When you need the goods)

“货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘,不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)


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