外贸之实务篇：外贸单证的种类与使用

　单证是整个外贸工作的核心.新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来.

　一,外贸单证的种类与使用
　　
　　外贸实务中,单证的制作与出具人通常有出口商,出口国的商检等机构,货运公司以及进口商,一般规定是英文或中英文对照.外贸常见的单证有:

　1.合同(CONTRACT)

　CONTRACT是统称,买卖双方均可出具.如系卖方制作,可称为销售确认书(SALES CONFIRMATION),买方出具则可称为采购确认(PURCHASED CONFIRMATION).除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址,签订时间,地点,交易货物品名,付款方式,违约责任以外,还可以根据不同产品的特点附加条款.此外,正式的外贸合同,往往还有更详细的约定,比如信用证条件下的信用证开证要求,对各种不可抗力的规定等细则.

　对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产,粮农副产品等,合同中往往还会附加"溢短装"条款,即允许在合同总数量和金额的基础上,有若干幅度的差异,最后按照实际交货量来结算.比如"5% MORE OR LESS ALLOWED",即允许多交或少交5%.

　理论上,合同应该"一式两份,双方各执一份经签章的正本为凭",可在外贸实务中不大苛求照搬执行,一般的传真件也就行了,作为备忘录.更多的还是依靠商业信用,以及预付款,信用证等实质的把控手段.合同本身反倒显得不重要了.也正因为如此,一些国家的客户甚至制作固定合同,并留下"信用证开出后生效"等条款,进一步淡化合同的约束力,到处散发作为询价工具.碰到这样的合同,不必当真,预留时间,等到信用证收到再有所行动不迟.

　2.发票(INVOICE)

　或称商业发票(Commercial Invoice).外贸的"发票"概念和国内的财务发票完全不同.外贸发票是出口商自己制作,出具的文件,用于说明此票货物的品名,数量,单价,总值等,以及其他一些说明货物情况的内容.发票格式不拘,但必须包括上述要素,并全名落款.

　发票必须注明一个发票号码(自己拟定),出票时间.可以按照需要一式几份,由若干正本和副本组成的,应注明"ORIGINAL","COPY"字样.

　发票的末端通常有E.&O.E.字样,意为"有错当查",即此份发票如有错漏允许更改.

　发票的样本见式样2.

　3.形式发票(PROFORMA INVOICE)

　样式近似商业发票,几乎可以直接把商业发票过来,标题改为"PROFORMA INVOICE"即可.形式发票的用处,一是类似于单方面合同,作为报价和确定交易的工具.一些国家的客户喜欢"确认形式发票"的形式作为合同.因此,除了和商业发票相同的内容外,还可以根据需要在空白处以"REMARK"加注的形式增加条款,比如交货期等等,以进一步落实交易.此外,对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易,客户也需要形式发票来做前期申请.

　在采用国际快递寄送货物的时候,也需要附上形式发票,作为快递公司统一报关计用.

　4.装箱单(PACKING LIST)

　与外贸发票对应,性质一样,主要用于说明货物的包装情况,如品名,数量,包装方式,毛重,体积.视产品类别的需要还可以加上其他详细说明,如净重等.

　样式与发票相仿,只是不需要注明货物价值.通常也需要若干正本和副本.

　样本见式样3.



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