接听电话的特殊情况应急妙计

    秘书朋友在工作中是不是会有可能接到一些出乎意料的电话，如一位怒气冲冲的同事或者不知所云的人打来的电话，为了公司的形象，也为了体现自己良好的素养，这些情况要求我们采取最佳的处理方案，合理合情解决问题。下面所提及的便是应付这类电话的技巧。

    1、当你难以及时回答对方时

    无论你接电话前精力如何集中，总有些时候，当你拿起电话时，即发现总有这样或那样的原因让你需要更长一点的时间向对方作出有效的答复。在这种情况下，你可以使用下列权宜之词，以帮助自己赢得时间，你可以说：

    “对不起，另一部电话响了，请您稍等，我马上就回来。”

    “对不起，有人正等着和我通话，等一会儿我再给你打过去好吗？”

    “对不起，碰巧这时有人来找我，我一会给您打过去好吗？”

    “您能给我点儿时间去查查资料吗？”

    “我认为这件事很重要，让我仔细考虑一下再答复你。”

    “对于这件事我有许多想法，我能过一会儿再打电话跟您讨论吗？”

    “很抱歉现在我很忙，我知道这件事对您非常重要。明天下午四点您有空吗？那时我再跟您详谈好吗？”

    “这个消息我并不知道，我能落实一下，明天再给您打电话吗？”

    “很荣幸能为您服务，我能在星期五约个时间，再打电话给您谈这件事吗？”……

    但必须注意：你不能总是重复使用这些说法，因为大多数人明白这些托辞的用意。当然，当你让他人等到最后时，你应首先表示感谢。但有些时候，你不一定非要如此，而可以换一种方式。如，你可以说：“真不巧，我不得不办完这些事。”你甚至还可以更加坦率——“我知道这是一件非常重要的事，但我的确不能立即做出答复。”在有些情况下，如果你的答复过于迅速，不会让对方误认为你并没有经过慎重考虑。你宁可多花十五分钟、一天或者更长的时间去严肃、仔细的思考，然后在打电话向对方作出答复。

    2、当你接到一些令人困惑的电话时

    有时，我们可能遇到这样的情况：你接到一个电话却不明白对方在说些什么？或者使用一些你并不理解的词语和表达方式，或者要求你回答问题，承担自己并不知道的责任。尽管对于对方所说的你一无所知，但你却并不甘于承认自己的无知，不甘于因此而占下风。

    面对这些情况，你也有很多办法。其一就是言辞模棱两可。比如，你可以说：

    “您能再解释得更清楚一点吗？我不太明白您用这个词表达的意思。”

    “您所指出的那个细节我并不完全清楚，我可以再查一查后回复您。”