五分钟了解采购流程

采购这个词儿有多种英语的表达方式。在供应链运营参考模型SCOR中，使用的是Source这个单词。我们还会使用Purchase或是Procurement来表示采购的意思。
不管用哪个英语单词，它们的意思都是获取某种商品或是服务的过程。我们今天就来聊一聊采购流程的话题。
一采购无处不在
所有的公司都有采购活动，不管是世界500强，还是街边杂货店，都会涉及到采购业务。采购流程对大多数公司来说都是非常重要的，但是在不同的行业，受重视程度略有不同。
在生产制造行业，比如汽车或是高端电子消费品公司，采购在组织内的地位是非常高的，这是因为采购成本占商品成本的比率可以达到60-70%，一件商品成本是10元，其中6-7块钱用于采购原料、零部件或是其他用于制造商品的材料。
当一家企业的采购支出数以亿计，只要能节省下一丁点儿钱，那都是很庞大的数字。
省下来的钱是公司的纯利润，所以采购的一项重要工作就是寻找降低成本的机会。由于受重视的程度高，制造企业舍得投入，采购团队素质很高。
在咨询服务类企业里，采购过程的意义就没那么高了，因为他们提供的是无形的服务，不需要大量采购原料和零部件，也就不需要最顶尖的采购人才。虽然采购在这类公司运营成本中占比不高，但依然是需要的。
还有一类服务型的组织很依赖于采购，那就是医院，他们需要获取医药产品。
每年的医保谈判都是一场“灵魂砍价”，比如2021年11月11日，被誉为“最美采购人”的国家医保局谈判代表张劲妮，把原本报价每瓶5.3万多元的药，经过前后8轮谈判，硬是“砍”到了3.3万元。
考虑到中国巨大的人口基数，医药产品的采购金额是非常可观的，节省下的钱对国家和患者都意义重大。
二两个主要的采购流程
采购流程主要可以分为两个部分，首先是高层次的活动，包括开发、挑选供应商，这项工作由采购经理PurchasingManager负责。
其次是采购中的日常操作部分，从已经选定的供应商中，定期采购商品或是服务，一般是由采购员执行操作，他们也叫做Buyer或是Material Planner。

上图显示了采购的五个步骤。其中用深蓝色显示的是高水平的管理活动，包括选择和评估供应商。
找到了最合适的供应商后，采购经理的工作并没有结束。随着时间推移，供应商的交付表现可能会有起伏，或许是质量问题、或是订单来不及生产，在极端情况下，供应商甚至会因为破产而中止供货。
采购经理的另一项重要工作是监控供应商的表现，评估风险，保障供应的持续性。
浅色的三个方框是采购员的日常操作工作。
首先，采购员要下采购订单，他根据库存和未来需求，在系统的提示下做采购订单，然后把它发给供应商，通知对方确认订单、准备交付。
其次，采购员要跟踪订单，保证供应商在规定的时间，把正确的商品交付到指定的地点。最后，采购员还要检查到货的商品是否和订单上要求的一致，包括数量和质量等等。、
三采购到底在买什么？
采购就是买东西，但是和我们熟悉的“哦买噶，买它”不太一样。企业通常采购这四种类型的产品。
1.原材料
咖啡店的原材料是咖啡豆和牛奶，制造业工厂的原材料是各种金属、橡胶、树脂、木材或是其他的原料。
2.零部件
有些工厂不加工初级原料，而是根据订单组装产品，这时候购买的就是零部件了。
3.成品
购买成品在零售业里非常普遍，在咖啡店里售卖的杯子和周边商品，这些都是成品，咖啡店不会生产加工此类物品，都是通过外部采购获得。
在制造企业里也有此类情况，一些工厂把外购成品换个包装，贴个牌子就能出售给客户。
4.间接材料
以上三种都是直接用于制造的物料，构成了产品的一部分，所以被称作直接材料。还有一类材料不是产品的组成部分，但它们也促进了生产过程，因此被称为间接材料，比如办公桌椅、工具手套和清洁用品等等。
四采购流程
采购活动的主体是客户和供应商，流程主要是他们之间展开，其中最主要的活动有以下内容，请见下图。左边是客户，右边是供应商，他们需要通过数个步骤完成采购过程。



1.需求
企业里的采购都是有的放矢的。首先要有需求，工厂需要原料用于生产，所以去采购原料，需要组织团建，所以去采购相应服务。采购活动的起点就是业务部门的需求，包括具体的原料、零部件的型号和数量等等。
2.采购
然后进入采购流程，需要把订单发给供应商。客户如果与供应商没有固定价格的合同，那么必须先获得有关价格的信息，这一系列活动就是询价，英语中使用Requestfor Quotation（简称RFQ）来表示。
当客户接受了供应商的报价，就会给对方发送订单。供应商需要回复确认订单上的数量和交货期。
3.交付
为了确保供应商能够、并且是在要求的时间内交货，采购需要跟踪供应商的订单完成情况。供应商在安排出货后，要及时把详细的清单发给客户，并告知货物预计到达的时间，便于客户安排收货。
运输过程也需要被监控，一般来说，付运费的一方会承担这项工作，因为他们控制着运输商，当然这也不是绝对的，双方都可能会跟踪货物的运输状态。
当商品运至目的地后，客户就会开启收货流程，根据发货单核对物品，检查种类和数量是否都一致，并进行抽检，看看是否有任何的损坏，检查无误后确认收到货物，并通知供应商，后者可以开发票给客户。
4.评估
客户需要对长期供货的供应商进行评估，在及时交货、质量、响应速度、配合度等多个维度进行综合考评。如果供应商没能达到预期，就需要进行整改。
对供应商来说，这是聆听客户声音和学习先进管理经验的好机会，通过不断完善自我，提升企业的竞争力。
从需求的起点出发，经过了采购执行和交付核实，最后到持续改进，客户和供应商之间的采购过程形成了PDCA闭环。双方的业务都得以推进，并且向着发展长期合作关系的方向迈进。