本周给大家分享去国外参加展会，展前需要做哪些准备。虽然现在由于疫情原因无法出国参展，但是这种局面迟早要过去的。闲话不多说，下文直接上干货，以防口渴，请各位自备茶水阅读。
1. 与展会举办方联系 - 获取邀请函，展位物品租赁一般我们是和国内的展览公司合作，具体各项适宜的时间截点，合作的展览公司会发给我们。但是也有一些是需要我们自己在往上和大会主办方联系获得的。
A. 邀请函公司内部先确定好，哪些人去参加此次展会。一般大会都有官方平台，需要企业自己注册，在上面填写此次参展人员的信息。这样大会举办方会根据你填写的人员信息发送真会邀请函给你们。
有了邀请函，才能去办理商务签证。
B. 展位物品租赁有的展会直接跟国内合作的参展公司联系租桌子，椅子，电视就可以，但是有的展会需要你们自己登录大会的官网进行填写申请。比如我去荷兰的展会，那次是个空的展位，椅子，桌子，电视，柜子，都是我们在大会官网上订的。提交之后，用银行卡付款，然后大会就会帮你安排了，等你们到展馆布展的时候就可以拿着打印的单子去核对是否全配齐了。如果没配齐，就拿你们打印的单子去大会的服务台问。
2.办理签证拿了邀请函之后，根据不同国家的签证要求，开始准备签证材料。一般我都会预留1-2个月的时间去办理签证，有足够的时间才能防止意外的发生。之前有2个同事，签证照片照了2次都不合格，这种情况虽然不常见，但是还是有的。如果拒签了，也还有时间再次申请。
3.展出产品准备样册要不要改版，带多少份，要不要重新印刷，这些都要提前预留出时间；
展位的海报，易拉宝，展示的内容要公司内部讨论定下来，给美工留出足够的时间设计海报，同时要给打印社留出时间打印。之前有打印社把内容打偏，没法用的情况，又安排重新打的，所以预留足够的时间很重要；
要不要展出设备，设备调试都要提前准备好。是随人员一起带过去，还是提前走海运，空运寄过去，都要提前计划好，做好安排；
要不要带优盘，把产品资料拷到优盘里给客户，要带多少个，都提前做好申请，完成拷贝，印上公司的logo。
4. 联系客户提前1个月联系客户，哪些客户会去展会观展，需不需要邀请函，什么时间到，确定好哪一天什么时间去你们展位。有没有什么要在展会上洽谈，商定的，提前把资料都准备好。
另外，长期合作的客户，可以提前准备好小礼物，在展会见面的时候送给客户。
5. 机票，酒店预定机票，酒店一般提前1-2个月就订好了，临近展会几天订，不好订，还贵。
这项工作一般有公司行政部同事来做，不过你可以把你们的行程，想预定的时间，和想预定的酒店发给相关同事。我们以前都是自己选好，然后直接告诉行政部的同事按照我们的要求去订机票和酒店。
6. 其他琐碎的物品A. 飞行箱装公司参展物品的大行李箱，需要公司采购一个。要不样册，资料，都塞你们个人的行李箱里，你们还怎么装东西？
B. 插排 + 转换头展位不给你准备插排，如果你们在现场要用电脑，电视展示，需要预备一两个长线的插排。
同时，由于各国的电压不同，需要配备万能插头转换器。网上买一个就行，我买的80块钱的组合装。
C. 热水壶展馆一般都比较冷，没有热水喝。所以出国的时候，我们一般都带一个热水壶，在展位上烧水喝。有客户来，也可以给客户倒杯茶喝。
D. 客户登记表 + 名片夹 + 名片这就是自己做的EXCEL表打印出来带过去，如果业务忙不过来，或者业务不在展位上的时候，有人来要样册，要资料，可以登个记。留下名字，邮箱，公司，职位，电话，感兴趣的产品等信息，回去整理一下，让业务逐一联系。
或者客户有名片的，可以交换一个名片。我出去一般都会带名片盒，手机里也有扫描名片的app,防止丢失，双重保险。
E. 中性笔 + 笔记本不管是客户登记，还是业务洽谈，都需要你做记录，所以笔和本是必不可少的。3-5支笔，2个笔记本就够用。像我做软件的时候，很多客户会现场画出他们设想的系统拓扑图，这个时候笔和本子就派上用场了。
7. 周边游攻略这个分公司，有的公司比较抠，一点多余时间不给，展会结束就得马上回去。但是很多公司还是会给参展人员几天空闲时间，让大家到附件转转的。那么就需要提前定好去什么地方，攻略，行程都订好。
像我之前都是提出2-3个地方，让大家选去什么地。选定以后，我会做一个攻略，这个地方的游玩如何安排，整个行程及大概花销做一个文件。然后大家该订机票订机票，该订酒店订酒店。
以上就是海外展会参展前需要做的准备。让我们一起期盼疫情早日散去，早日恢复国际贸易常态。
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