商务英语写作金手指：笔胜于剑

原创： 王琼工作室 输出的力量







商务英语写作：开篇

大家好，我是王参谋。今天我想分享如何进行高效的商务英语写作。

先讲一个小例子，让大家体会一下听觉的误差：

以前我辅导《剑桥商务英语》，有一个电话交流场景：

Please send 40 tons of rice to Paris.

结果有人居然听成这样的句子：

Please send 14 tons of mice to my parents.（给我父母寄14吨耗子）

听到的和实际的区别竟然如此之大！如果要保证信息传递的准确性，写作是一个必要的工具。

斯坦福大学教授、丹华资本创始人张首晟老师总结了人类最伟大的思维模型，从第一性原理讲，其中一个就是：笔胜于剑——文字和思想的力量能够胜过武力。

（详见：《张首晟在混沌大学分享人类最伟大的9个思维模型》https://t.qianzhan.com/daka/detail/170724-b9b929fa.html）







落笔无悔

关于商务英语写作，我有一个认知：

Your writing is your fingerprint.

写作就是你的指纹，或者“落笔无悔”。写下来的就是白纸黑字，好像指纹一样，可以作为“呈堂证供”。

我在联合国教科文组织工作时，一旦一个文件起草出来，就要翻译成其他五种官方文字，最后以六种语言的形式存在，长期存档，不能删除。在企业中，哪怕一封邮件，在公司服务器里几年内也不能删除。如果需要找证据，追本溯源一定可以找出来：谁在什么时候写了什么东西。所以说，写作是我们的指纹，要落笔无悔，不要留下把柄。







调查表明，跨国公司中人们有超过43%的时间花在沟通和交流上。如果我们写得不清楚、表达不得当，会引发各种降低工作效率的结果。

测评诊断

下面，我们举几个例子来看看大家是否能够诊断出写作中的问题。

1. Hi Boss, I would like to help you to…

一位学员因为写了这么一句话，结果老板就让她上商务英语写作课。为什么？

✎首先，“Boss”的称谓不够明确，且略有谄媚之嫌。口头说：“某某总”可以，但是写在邮件里，收信人的称谓务必要清晰、明确：谁需要写回信？谁是被知会的人？

✎第二，“help you”用的不好，好像给领导帮忙是我们屈尊俯就或者施舍而干的。所以，英语措辞也有微妙的等级观。下级给上级提供支持和帮助可以用“assist”.

2. I’m very like your suggestion.

这是一位局长学员写的。当时我担任省部级领导干部英语强化班的教学组组长，学员都是四、五十岁的领导。

你看出来了吗——这里的”like“是介词，意义是“像……一样”，因为“am"是动词做谓语。

“Like”即可作为动词，亦可作为介词，二者区分不明确是中国人常见的语法错误。

3.We need to write report, email, letter.

北大语言、语法学家王力先生总结得很精辟：英语是一个“法治”的语言，而中文像“人治”的语言，只要意思明白，语法规则不是特别严格。

✎所以受汉语影响，例句中的英文没有注意单复数。

✎此外，英语并列项的最后一项前应根据顺接关系增加关联词“and”，而不能一个逗号“逗”到底。

运用英语复数以及句子衔接的语法规则是国人的难点。







4.They didn’t know you will come.

英语有16个时态，而汉语则依托时间状语来表达，没有动词的形态变化。

这句违反了英语时态的规则，导致英语从句时态和主句不一致，应该是：

They didn’t know that you would come.

5.You need to drink more water and rest more to get well from your cold…

这个例子的问题比较隐蔽，主要是语气语调表达不够得体。

一个美国同事生病了，中国同事给他发邮件“好心”提建议，这在中国非常普遍。没想到，中国同事收到的回复是：

What do you mean? Are you my Mum? My doctor?

原来，这么说会让对方有被人说教的感觉，好像扮演了其父母或者医生的角色。

此外，在西方文化中，看病最好是由专业人士给出建议。遇到这种情况，像如下这样回信就可以：

“Sorry to hear that. Take good care of yourself.”







6. You shouldn’t take that action.

使用了强势的情态动词shouldn't，语气强势，有指责的意思，可能会让对方生气，进而引起对抗或者争辩。

7. Our price quote is in lie 12.

有的时候不能仅相信翻译软件或者拼写检查。

这个例子就把“line”写成了“lie”，翻译出来就成了：我们的报价在骗你(lie)的第12行(line)。

再看看这句话：

The management is the driving farce.

这个例子本来想夸赞管理层是“force”(驱动力)，结果却写成了“farce”(闹剧)，这样的用词一旦发布，会造成什么样的影响，可想而知。

还有过一个笑话，某省警察局写了一块牌子“有困难，找警察”。为了走国际范儿，必须标注对应的英文。结果用了某搜索引擎的翻译平台，最后的英文标牌却让人哭笑不得：

“It is difficult to find the policemen.”

(找警察，不容易。)

所以最好培养一种英语思维，最起码写完了重要文件先放一放，不盲目相信翻译软件或拼写检查，而是自己通读校对一遍，或者请别人再看看，做到落笔无悔。







8. Honey, I know you are seeing our boss’ GF (girlfriend) and I …

商务英语写作应该表达的是专业、职业、敬业的态度。像淘宝体“亲”，还有上下级同事的私人生活八卦这样的信息，非常不适合在邮件中出现。

9. Sorry I can’t help and I’m so tired.

这样写，内容显得很情绪化，像是撂了挑子，不够礼貌。而且“I’m so tired”体现的是工作态度，对交流双方并没有建设性意义，没必要写出。

测试一下看看你中招了吗？如果中招了那该怎么办？

接下来的微课，我想从中国人学习和应用英文的角度，以我在高校教授英语翻译、在外企培训商务英语的23年经验，萃取出简单实用的方法，助力个体学习者能够快速地

✎认知升级

✎能力变现

✎以插拔式的工具和学习流程

✎提高写作技巧

笔胜于剑，落笔无悔，祝你点开商务英语写作的金手指，期待下次再见。







王参谋

测试一下看看你中招了吗？欢迎与我们分享。